Secretaris Externe Klachtencommissie Haarlem (4 uur)

Vacature: Secretaris Externe Klachtencommissie Haarlem 4 uur

RIBW K/AM vertrouwt op de veerkracht van mensen. Dit is de basis van ons werk en het uitgangspunt bij onze professionele ondersteuning aan mensen met een psychische kwetsbaarheid. Dit doen we in samenwerking met (naast) betrokkenen, medewerkers ervaringsdeskundigen en netwerkpartners.

Met onze methodiek vitaal versterkend werken, werken we aan een betekenisvol leven voor onze cliënten, zodat zij weer mee kunnen doen in de samenleving. Onze begeleiders zijn specialisten in het doorbreken van patronen en het versterken van de eigen regie van cliënten.

Een klacht is zelden alleen een formele melding. Er spelen belangen, emoties en wettelijke termijnen. Als secretaris van de externe klachtencommissie zorg jij dat het proces zorgvuldig en overzichtelijk verloopt: van voorbereiding en dossieropbouw tot hoorzitting, verslaglegging en concept-uitspraak. Deze functie is klein in uren, maar groot in betekenis. Jij maakt het mogelijk dat klachten onafhankelijk, zorgvuldig en binnen de geldende procedures worden behandeld.

Wat ga je doen?

Als secretaris ondersteun je de externe klachtencommissie inhoudelijk, organisatorisch en secretarieel. Je bent de vaste spil in het klachtproces en zorgt dat de commissie haar werkzaamheden zorgvuldig en efficiënt kan uitvoeren. Je ontvangt hiërarchisch leiding van de Manager Strategie en Kwaliteit en werkt functioneel in opdracht van de voorzitter van de externe klachtencommissie.

Inhoudelijk

Je vormt de inhoudelijke basis van het klachtproces. Je zorgt dat dossiers kloppen voordat ze op tafel komen en dat de klachtencommissie beschikt over volledige en relevante informatie. Je verricht vooronderzoek, vraagt aanvullende gegevens op en beoordeelt wat nodig is voor een zorgvuldige behandeling van klachten. Je houdt daarbij de wettelijke kaders scherp in het vizier. Je volgt ontwikkelingen in wet- en regelgeving rondom klachtenprocedures, waaronder de Wkkgz, bewaakt termijnen en signaleert knelpunten wanneer het proces dreigt te vertragen.

Organisatorisch

Je bent de verbindende schakel tussen alle betrokkenen in het klachtproces. Je onderhoudt contact met klagers en/of hun vertegenwoordigers, verweerders en de leden van de externe klachtencommissie. Je plant, organiseert en bereidt hoorzittingen en bijeenkomsten voor en bent daarbij aanwezig. Na afloop zorg je voor zorgvuldige vastlegging. Je notuleert, stelt verslagen op en werkt concept-uitspraken uit binnen de gestelde termijnen. Daarnaast stel je een zittingsrooster op en zorg je voor een efficiënte planning van voorzitter en commissieleden. Je rondt het werk af met het opstellen van kwartaalrapportages en het jaarverslag van de externe klachtencommissie.

Secretarieel

Je zorgt voor rust, overzicht en continuïteit in de ondersteuning van de klachtencommissie. Je beheert de mailbox, verzorgt de in- en uitgaande correspondentie en stelt brieven en andere schriftelijke communicatie op. Je draagt zorg voor een correcte, overzichtelijke en vertrouwelijke dossiervorming en archivering. Ook ondersteun je bij agendabeheer, planning en overige administratieve werkzaamheden die nodig zijn om het proces soepel te laten verlopen.

Wat breng je mee?

• Minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Meerdere jaren ervaring met het ondersteunen van klachtenprocedures of vergelijkbare processen.
• Kennis van relevante wet- en regelgeving, zoals de Wkkgz, of de bereidheid je hierin verder te verdiepen.
• Je bent tactvol, communicatief vaardig en zorgvuldig, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je werkt zelfstandig, gestructureerd en nauwkeurig en gaat integer om met vertrouwelijke informatie.
• Je blijft professioneel werken wanneer belangen botsen of de werkdruk tijdelijk toeneemt.

Goed om te weten

Het gaat om 4 uur per week. De werklast is niet elke week hetzelfde: rond hoorzittingen en deadlines kan de belasting tijdelijk toenemen. Jij weet hier flexibel en georganiseerd mee om te gaan.

Wat bieden wij?

• Een inhoudelijk sterke rol met maatschappelijke betekenis, waarin zorgvuldigheid en professionaliteit centraal staan.
• Het salaris is conform de CAO GGZ, FWG 45 (maximaal € 4.149,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week).
  Je inschaling is afhankelijk van je kennis en ervaring.
• Jaarlijks 8,33% vakantiegeld en een structurele eindejaarsuitkering van 8,33%;

Je ontvangt jaarlijks een balansbudget van € 1.000,- (naar rato van je dienstverband), dat je flexibel kunt inzetten voor persoonlijke ontwikkeling, extra verlof of uitkering in geld.

Bijzonderheden

• Als nieuwe medewerker dien je een verklaring omtrent gedrag (VOG) te verstrekken.
• Een diplomacheck en referentie check is onderdeel van de indiensttredingsprocedure.
• Bij RIBW K/AM streven we naar een gezonde en rookvrije werk- en leefomgeving voor onze medewerkers, cliënten en bezoekers.