Management assistent - Rotterdam

Introductie

Werk waar je trots op kan zijn. Dit ga je doen.

Door de energietransitie komt er meer werk dan ooit op ons af. De uitdaging is groot. De afdeling Business Support Services (BSS) ontzorgt de organisatie, zodat zij zich kan focussen op kerntaken. BSS heeft alle administratieve werkzaamheden slim gebundeld. Op die manier werken we efficiënt, tegen lagere kosten en met een hoge kwaliteit van dienstverlening. Onderdeel van die dienstverlening is ook de ondersteuning en ontzorging van onze management- en directielaag.

Organisatie

Een goed team. Daar hoor je bij.

Als managementassistente ben je onderdeel van het MO-team. Binnen BSS een hecht team dat in samenwerking bekend staat als betrouwbaar, transparant en flexibel. Een team waarbij iedereen bereid is elkaar te helpen. Je werkt voor meerdere afnemers, met wie je regelmatig contact hebt over jouw dienstverlening aan hun. Daarnaast heb je regelmatig contact met je MO-collega’s en de MO-teamleider om je voortgang te bespreken maar ook om gewoon even bij te praten over wat je bezig houdt. Onze cultuur is no-nonsense en direct. Als je ook nog wat zelfspot hebt, ga je een toptijd tegemoet.

Functie

Over de rol

Hoe ziet jouw dag als management ondersteuning eruit? Je start je dag met een kop koffie of thee. Je dagen zijn heel divers. Vandaag start je de dag met een kort overleg met een aantal personen die jij ondersteunt, zodat je de prioriteiten die zij hebben goed begrijpt en daar jouw ondersteuning op kunt afstemmen. Als dat geregeld is, ga je aan de slag met het vastleggen van een aantal afspraken waar meerdere externe partijen bij betrokken zijn. Dat wordt wel een beetje een puzzel, maar daar draai jij je hand niet voor om. Na de lunch ga je alvast aan de slag met het boeken van een aantal vergaderzalen, boek je een interne en externe spreker voor een evenement en verstuur je de uitnodigingen voor datzelfde evenement. Tot slot boek je nog een dienstreis voor een collega die naar het buitenland moet, en daarna zit je dag erop. Morgenochtend werk je vanaf huis, zodat je wat administratie kan wegwerken. In de middag heb je een kwartaalbijeenkomst met alle BSS-collega’s. Kortom, je dagen zijn goed gevuld en op momenten ook een beetje chaotisch, maar neem van ons aan: je haalt er veel energie en plezier uit!

Verantwoordelijkheden

• Jouw belangrijkste opdracht: zorgen dat alle ondersteunende zaken proactief geregeld en gecoördineerd worden. Van agenda- en mailboxmanagement tot het boeken van locaties.
• Ondersteuning tijdens een event tot het van A tot Z ontzorgen bij de boeking van een dienstreis.
• Je toont daadkracht en bent altijd bezig om te bekijken op welke manier je werk efficiënter kan.
• Je pakt een leidende rol in de adoptie van nieuwe technieken die je in je werk kunnen ondersteunen.

Functie-eisen

• Je hebt HBO werk- en denkniveau.
• De programma’s van Microsoft Office kennen voor jou geen geheimen.
• Ten minste 3 jaar recente en aantoonbare werkervaring in een management- of officesupportfunctie.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden en beheersing van de Nederlandse taal.
• Je bent een kei in samenwerken en hebt lef en gevoel voor humor.
• Je werkt ongeveer de helft van de tijd op ons kantoor in Delft of Rotterdam. De andere helft van de tijd werk je thuis. Wel zo flexibel.

Aanbod

• Salaris naar niveau vanaf €3523,96 tot €4888,69
• 8.33% vakantiegeld per maand
• 25 vakantiedagen
• Uitstekende pensioenregeling
• Reiskostenvergoeding (0.23 cent p/km of een OV vergoeding)
• Laptop
• Telefoon
• Hybride werken 50/50