Senior Management Assistent

Senior Management Assistent bij het Openbaar Ministerie

Dit ga je doen

In de functie van managementassistent bied je hoogwaardige secretariële en administratieve ondersteuning aan het management van Informatievoorziening Openbaar Ministerie (IVOM). Je werkt in een hecht team van vier managementassistenten, waarbij je zowel je eigen portefeuille binnen de directie zelfstandig beheert als nauw samenwerkt met collega’s. Je functioneert in een ambtelijke en politiek gevoelige, complexe omgeving waarin je verbanden legt, belangen inschat en consequenties zorgvuldig afweegt.

Je beheert de agenda’s van één of meer bestuurders en zorgt voor een efficiënte planning en prioritering. Daarnaast organiseer je vergaderingen en overleggen, stel je agenda’s op, bewaak je de tijdige aanlevering van stukken en verzorg je de verslaglegging.

In jouw rol fungeer je als buffer tussen de interne organisatie en de externe omgeving. Je beoordeelt signalen op politiek en maatschappelijk afbreukrisico, maakt een realistische inschatting van urgentie en belang en speelt hierop adequaat in. Je bewaakt voortgang en afhandeling, signaleert knelpunten en attendeert hierop waar nodig. Daarbij werk je volgens samenhangende richtlijnen, procedures, processen en wet- en regelgeving.

Verder:

• Vraag je autorisaties aan via een registratiesysteem en bestel- en organiseer je op verzoek van de leidinggevenden diverse zaken rondom personele aangelegenheden;
• Beheer je (vertrouwelijke) informatie, documenten en dossiers;
• Ben je het visitekaartje van IVOM en de bestuurder die je ondersteunt.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Dit bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Die tijd zijn bovenwettelijke uren, naar rato omvang dienstverband en leeftijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van het budget te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in extra verlof en andersom. Je kunt het ook besteden aan fiscaalvriendelijke doelen of het afbetalen van je studieschuld. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

Je bent minimaal in het bezit van een mbo diploma op niveau 4 (secretariële richting) en je beschikt over hbo werk- en denkniveau. Daarnaast beheers je de Nederlandse taal goed, zowel in woord als geschrift en heb je ervaring met Office. Je bent iemand die graag werkt in een dynamische en veranderende omgeving, die verbinding zoekt, die kan meedenken en vooruitdenken en die goed kan prioriteren. Je schakelt snel tussen verschillende onderwerpen en kiest daarbij een aanpak en gedragsstijl die past bij de situatie. Ook weet je op een positieve manier de balans te vinden tussen een dienstverlenende en assertieve houding. Met jouw passie en energie geef je net dat beetje extra ondersteuning om optimaal de leidinggevenden en de organisatie te faciliteren.

Verder:

• Heb je werkervaring in een coördinerende functie, in coördineren van complexe informatiestromen en -processen en in het daarbij afwegen van consequenties, belangen, prioriteiten e.d.;
• Ben je dienstverlenend en klantgericht, kan je goed plannen en organiseren en ben je in staat om details niet uit het oog te verliezen;
• Heb je kennis van- en inzicht in het werken in een politiek, bestuurlijke krachtenveld en ervaring met onderwerpen in een ambtelijk en zeer gevoelige en complexe dynamische context;
• Kan je goed fungeren als buffer naar de interne en externe omgeving, ben je organisatiesensitief, flexibel en integer;
• Heb je vaardigheid in het secretarieel (administratief) beheer, in coördineren van complexe informatiestromen en -processen en in het daarbij afwegen van consequenties, belangen, prioriteiten e.d.

Hier kom je te werken

Meer over Informatie Voorziening Openbaar Ministerie (IVOM)

Je komt te werken bij de Informatievoorziening Openbaar Ministerie (IVOM). Als OM hebben we behoefte aan een toekomstbestendige en duurzame ICT en Informatievoorziening. Dit brengt veel uitdagingen met zich mee, daarom is in 2021 het nieuwe OM-onderdeel IVOM opgericht. De IV-uitdagingen voor het OM zijn omvangrijk en complex. Om de komende jaren concrete, zichtbare stappen te zetten met verbeteringen in de informatievoorziening zal er in de transitieaanpak scherpe keuzes gemaakt worden. Hiervoor zijn de volgende 5 meerjarige ambities bepaald: betrouwbare IV-dienstverlening, digitale weerbaarheid (cyber security), modern en flexibel IT-landschap, toegankelijke en betekenisvolle informatie en een volwassen IV-organisatie. Dit doen we met meer dan 300 professionals, die zorgen dat onze ruim 6.500 OM collega’s probleemloos kunnen werken, elke dag opnieuw. Sinds juni 2025 is er gestart met het verder professionaliseren van de IVOM organisatie, onderdeel van fase 1 van dit plan is de invoer van een nieuw besturingsmodel. Concreet betekent dit dat IVOM is ingedeeld in drie directies: Beheer, Vernieuwing en Strategie en Beleid. De afdeling Bedrijfsvoering is rechtstreeks onder de algemeen directeur gepositioneerd i.v.m. de directie overstijgende thema’s waaraan wordt gewerkt.

Bijzonderheden

• Het aanleveren van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is noodzakelijk;
• Hybride werken is mogelijk, waarbij minimaal 2 dagen kantoor het uitgangspunt is;
• De eerste gespreksronde vindt plaats op donderdag 5 maart aanstaande;
• De tweede gespreksronde vindt plaats op maandag 9 maart aanstaande.

Over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.