Management Assistent

Bij Futureproof Group zijn we op zoek naar een ervaren Management Assistent die vooruitdenkt, prioriteiten stelt en zich comfortabel voelt op directieniveau. Je ondersteunt de directie én zorgt voor een professioneel en goed georganiseerd kantoor.

In het kort

Wij zoeken een ervaren Management Assistent die vooruitdenkt, prioriteiten stelt en zich comfortabel voelt op directieniveau. Bij Futureproof Group ondersteun je de directie én zorg je voor een professioneel en goed georganiseerd kantoor.

Jouw impact

Door de groei van onze organisatie en de verhuizing naar ons nieuwe kantoor per 1 april, zijn wij op zoek naar een ervaren Management Assistent. In deze rol ondersteun je, samen met je directe collega, de groepsdirectie en draag je actief bij aan het soepel laten verlopen van onze centrale organisatie.

Wij zoeken een professional die gewend is te werken op directieniveau, zelfstandig opereert en proactief zaken oppakt. Iemand die overzicht houdt, vooruitdenkt en organisatiesensitief is. Daarnaast vind je het vanzelfsprekend om office managementtaken op te pakken en gasten op een representatieve manier te ontvangen.

Als Management Assistent ben je een essentiële schakel binnen onze organisatie. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Directie- en agendabeheer
  Je bent verantwoordelijk voor het efficiënt plannen, coördineren en bewaken van de agenda’s, afspraken en vergaderingen van de groepsdirectie van Futureproof Group. Je zorgt voor structuur en overzicht, anticipeert op wijzigingen en ondersteunt waar nodig ook andere collega’s binnen de organisatie. Daarnaast neem je het voortouw in het organiseren en coördineren van grotere bijeenkomsten en events voor de clusterdirecties.
• Administratieve ondersteuning
  Naast de directieondersteuning verzorg je een breed scala aan administratieve werkzaamheden. Je verwerkt en beheert correspondentie, veelal uit naam van de directie, en ziet toe op de kwaliteit en correctheid van uitgaande communicatie, waarbij een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal een must is. Ook ben je verantwoordelijk voor postverwerking, archivering en het opzetten en onderhouden van een overzichtelijk digitaal archief. Daarbij ga je zorgvuldig en discreet om met vertrouwelijke informatie.
• Office management en gastheerschap
  Tot slot vervul je samen met je collega een belangrijke rol in het office management en het gastheerschap. Je draagt zorg voor een goed georganiseerd en representatief kantoor, beheert vergaderruimtes en coördineert facilitaire ondersteuning. Daarnaast regel je de inkoop en het voorraadbeheer van kantoorbenodigdheden en ontvang je gasten op professionele wijze, waarbij je hen ophaalt bij de algemene receptie van ons nieuwe kantoor.

Wie ben jij?

Jij bent een ervaren Management Assistent die stevig in zijn of haar schoenen staat en gewend is om te werken in een dynamische, bestuurlijke omgeving.

Je brengt mee:

• Meerdere jaren ervaring in het ondersteunen van directie(s) of bestuur;
• Het vermogen om te communiceren op niveau met directie, Raad van Commissarissen en externe partijen zoals banken;
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en het vermogen om prioriteiten zelfstandig te stellen;
• Een proactieve, zelfstandige werkhouding en oog voor detail;
• Sterke communicatieve en schriftelijke vaardigheden in zowel Nederlands als Engels;
• Goede kennis van MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint en Teams);
• Organisatiesensitiviteit en een natuurlijk gevoel voor verhoudingen;
• Discretie en betrouwbaarheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie.

Bedrijfsprofiel

Futureproof Group (FPG) is sinds 2013 een snelgroeiende, overkoepelende organisatie die investeert in regionaal sterke ICT-dienstverleners. Met ruim 800 medewerkers, een omzet van meer dan €160 miljoen en 23 autonome ondernemingen vormen wij een krachtig netwerk waarin lokale kracht en centrale samenwerking samenkomen.

De centrale organisatie van FPG fungeert als verbindende hub, waar groepsbelang, kennisdeling, innovatie en synergie centraal staan.

Wat bieden wij jou?

• Een veelzijdige en verantwoordelijke functie met ruimte voor eigen initiatief;
• Werken in een professionele, dynamische organisatie met betrokken collega’s;
• Een passend salaris dat we graag af laten hangen van jouw kennis en ervaring;
• 25 vakantiedagen op basis van fulltime dienstverband;
• 8 procent vakantiegeld;
• Goede pensioenregeling;
• Laptop en mobiele telefoon;
• Ontwikkel- en trainingsmogelijkheden;
• Een moderne werkplek in Utrecht (Papendorp).

Praktische informatie:

• Je bent 24–32 uur per week beschikbaar;
• Woensdag en vrijdag gelden als vaste kantoordagen, met als doel een volledige en gezamenlijke bezetting met je collega te waarborgen;
• De overige dag(en) stem je af met je collega Management Assistent;
• Vanwege het karakter van de functie is jouw aanwezigheid essentieel en behoort thuiswerken niet tot de mogelijkheden.