Programmaondersteuner/coördinator

Ben jij een ster in organiseren en houd je van afwisseling in je werk? Heb jij oog voor detail, een hands-on mentaliteit en de drive om logistieke en administratieve processen tot in de puntjes te regelen? Krijg jij er energie van om te zorgen dat de deelnemers aan onze opleidingen op het vlak van Veiligheid een uitstekende ervaring hebben? Dan is deze functie als Programma Coördinator precies wat jij zoekt!

Wat ga je doen?

In deze rol ben jij de spil in de organisatie van de leergangen en cursussen die wij voor professionals verzorgen. Van het contracteren van de experts, tot het klaarzetten van de programmaboekjes – jij hebt het overzicht en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Je werkt nauw samen met de programmaleiders, docenten en andere betrokkenen om de leergangen tot een succes te maken. Je zal met name programma’s ondersteunen binnen het thema Veiligheid. Andere onderwerpen waar het CPL zich op focust zijn Publiek Leiderschap, Politiek & Bestuur en Diversiteit & Inclusie, ook op deze programma’s kan je worden ingezet.

• Je bent het aanspreekpunt voor deelnemers, docenten en opdrachtgevers voor de administratieve en organisatorische aspecten van onze cursussen;
• Je plant intakegesprekken in tussen deelnemers en programmaleider en helpt programmaleiders met het inplannen van (nieuwe) leergangen;
• Je draagt zorg voor de administratieve aspecten (opstellen contracten, aanvragen van facturen, etc.) en zorgt er voor dat alle trainingsmaterialen volgens de huisstijl opgemaakt zijn;
• Je zorgt dat alles goed geregeld is voor de opleidingsdagen: catering, zalen, programmaboekjes, etc.;
• Tijdens de opleidingsdagen ben je vanaf 8.30 aanwezig om alles klaar te zetten en sta je stand-by om de programmaleider te helpen waar nodig;
• Je helpt de evaluatie opzetten, verwerkt de antwoorden en komt met verbetervoorstellen rondom de organisatorische aspecten;
• Je bewaakt dat de website up-to-date is en houdt de online leeromgeving bij.

Hier ga je werken

Het doel van de Faculteit Governance en Global Affairs (FGGA)? Bijdragen aan de samenleving. Dit doet de faculteit met hoogwaardig interdisciplinair onderwijs en (nieuwe) wetenschappelijke kennis. Of het nu gaat om terrorisme, veiligheid, artificial intelligence of een bestuurlijke oplossing voor de woningcrisis, bij FGGA komen hedendaagse vraagstukken uitgebreid aan bod.

In hartje Den Haag, waar belangrijke beslissingen worden genomen, komen studenten en professionals samen om kennis en vaardigheden op te doen. Er wordt veel samengewerkt met universitaire en maatschappelijke partners.

FGGA is één van de zeven faculteiten van de Universiteit Leiden. Deze jonge, ondernemende, vernieuwende en innovatieve faculteit heeft drie wetenschappelijke instituten, twee centers, ruim 3700 studenten en 425 medewerkers.

Het Centre for Professional Learning (CPL) is binnen FGGA het expertisecentrum voor hoogopgeleide professionals die zich willen blijven ontwikkelen. Het CPL biedt hiervoor academische, innovatieve en praktijkgerichte programma’s aan. De perfecte plek voor het oplossen van vraagstukken van vandaag en morgen op de gebieden Politiek & Bestuur, Veiligheid, Diversiteit & Inclusie en Publiek Leiderschap.

Dit breng je mee

In dit team zoeken we iemand die zelfstandig aan de slag kan. Elke functie is anders, dus er is in het begin aandacht voor inwerken. Mochten bepaalde werkzaamheden nieuw zijn voor je, dan kijken we samen wat je nodig hebt en stellen hiervoor een ontwikkelplan op. Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten:

• Je hebt aantoonbare ervaring met organiseren en plannen van evenementen;
• Je bent flexibel en oplossingsgericht ingesteld;
• Je bent resultaatgericht en stressbestendig;
• Je werkt secuur en hebt oog voor detail;
• Je functioneert goed in teamverband en schept er plezier in om servicegericht te werken;
• Je hebt aantoonbare ervaring met verschillende MS Office programma’s (Word, Excel, PowerPoint, Teams);
• Je staat ervoor open om nieuwe dingen te leren;
• Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, zowel in het Nederlands als in het Engels.

Dit bieden we je
We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.

Je kunt rekenen op een leuke maatschappelijk relevante baan binnen een enthousiast en gedreven team, met ruimte voor eigen initiatief en ideeën. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich in het bruisende stadscentrum in Den Haag. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Dit vinden wij belangrijk
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.