Managementassistent Directeur Bedrijfsvoering

Managementassistent Directeur Bedrijfsvoering

Heb jij een scherp oog voor detail en schakel je snel tussen diverse taken zonder het totaalplaatje uit het oog te verliezen? Als managementassistent voor onze directeur Bedrijfsvoering vervul je een sleutelrol in onze organisatie door haar optimaal te ondersteunen in diverse taken.

Wat ga je doen?

• Agenda- en mailboxbeheer: je bent verantwoordelijk voor het beheer van de complexe agenda en de mailbox van de directeur Bedrijfsvoering en zorgt voor een-op-een ondersteuning.
• Correspondentie en Archivering: je verzorgt en archiveert in- en externe correspondentie.
• Plannen en notuleren: je plant vergaderingen en bijeenkomsten met een flexibele en creatieve aanpak. Je stelt de agenda op en maakt notulen van het driewekelijkse overleg met instituutsmanagers en het wekelijkse overleg met de afdelingshoofden van het Faculteitsbureau. Ook bewaak je de actiepunten van diverse overleggen.

Je werkt samen in een fijn collegiaal team van drie managementassistenten waarbij je zelfstandig je eigen bestuurder ondersteunt. Je staat klaar voor je collega’s en vervangt elkaar waar nodig. Samen zijn jullie er voor verantwoordelijk dat de ondersteuning van het Faculteitsbestuur goed loopt.

Onze ideale kandidaat

• Heeft HBO niveau
• Is dienstverlenend, integer en organisatiesensitief.
• Is communicatief en sociaal vaardig, flexibel in omgangsvormen.
• Ten minste 2 jaar werkervaring als managementassistent op bestuurs- of directieniveau.
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.
• ICT-vaardig: handig met MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams).

Ons aanbod
Volgens de cao NU krijg je een tijdelijke aanstelling voor 1 jaar die bij goed functioneren wordt omgezet naar vast dienstverband. Afhankelijk van je opleiding en werkervaring verdien je minimaal € 3218,- en maximaal € 4298,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband. Ook heb je recht op een eindejaarsuitkering (8,3%), vakantietoeslag (8%), uitstekende opleidingsfaciliteiten, betaald ouderschapsverlof en de mogelijkheid arbeidsvoorwaarden te kiezen passend bij jouw behoefte, bijv. meer salaris en minder verlof, of omgekeerd. Het spreekt vanzelf dat je – in overleg - hybride kunt werken (zowel thuis als on campus) en je krijgt een laptop van de zaak.

De faculteit
De Faculteit der Geesteswetenschappen is rijk aan expertise op het terrein van de filosofie, geschiedenis, kunstgeschiedenis, kunsten, letterkunde, taalkunde, religiestudies en regiostudies van vrijwel de gehele wereld. Ons motto Bij ons leer je de wereld kennen brengen we dagelijks in praktijk met hoogwaardig onderwijs door gepassioneerde docenten en onderzoek van internationaal erkend hoog niveau. Onderzoekers en docenten worden ondersteund door een professionele staf. Met zeker 1000 medewerkers verzorgt de faculteit 27 master- en 26 bacheloropleidingen voor ruim 8.000 studenten vanuit vestigingen in Leiden, Den Haag en Marokko.

De afdeling Bestuursondersteuning
Samen met twee collega-managementassistenten vorm je het bestuurssecretariaat. Samen met de ambtelijk secretaris bestuur en medezeggenschap en de bestuurssecretaris vormen jullie de afdeling Bestuursondersteuning. Deze compacte afdeling is een onmisbare schakel in het stroomlijnen van bestuurlijke processen en de ondersteuning van faculteitsbestuursleden. De bestuurssecretaris is jouw leidinggevende met wie je je GROW-gesprek voert.

Diversiteit en inclusie
De Universiteit Leiden wil een gemeenschap zijn waarin iedereen zich gewaardeerd en gerespecteerd voelt en zich volop kan ontplooien. En dat is ook wat faculteit Geesteswetenschappen wil: een diverse en inclusieve gemeenschap zijn die voor iedereen toegankelijk is en waarin iedereen telt, ongeacht gender, etniciteit, seksualiteit, leeftijd of functiebeperking. Sollicitaties van mensen die nu ondervertegenwoordigd zijn in onze organisatie, zijn daarom van harte welkom.

Neem contact op met:
Jonique van Hooff, managementassistent van de decaan [J.c.m.van.hooff@hum.leidenuniv.nl / 071-5271628]