Teamleider ambtelijk secretariaat/ambtelijk secretaris

Wil jij als ambtelijk secretaris bijdragen aan goed universitair onderwijs en ben jij sterk in plannen en het bewaren van overzicht? Heb je juridische kennis en wil je ook nog verantwoordelijkheid dragen voor een team?

Jouw functie

Als ambtelijk secretaris maak je deel uit van het ambtelijk secretariaat, dat – naast jou – uit 4 vaste medewerkers bestaat. Je vervult een centrale rol in de organisatorische en administratieve ondersteuning en procesbewaking van de centrale en deelexamencommissies, de toelatingscommissies en de BSA-commissies.

Je adviseert deze commissies over de toepassing van wet- en regelgeving en facultaire procedures en draagt bij aan zorgvuldige en consistente besluitvorming. Daarnaast lever je een bijdrage aan de verdere ontwikkeling en implementatie van procedures en bewaak je de voortgang hiervan. Je bereidt vergaderingen inhoudelijk voor, ondersteunt de uitvoering van vastgestelde werkwijzen en reglementen en behandelt studentverzoeken en bezwaar- en beroepszaken (w.o. fraude zaken).

Naast deze inhoudelijke rol fungeer je als teamleider van het ambtelijk secretariaat. Je bent het eerste aanspreekpunt voor je team en zorgt voor de dagelijkse aansturing. Je bent benaderbaar en betrokken en weet medewerkers te ondersteunen maar ook te motiveren. Je voert jaargesprekken en vervult diverse andere HR-taken.

Als meewerkend teamleider zorg je met je collega’s voor een optimale inhoudelijke advisering en ondersteuning van onze commissies. Het is een verantwoordelijke, uitdagende en zeer diverse functie, met ruimte voor ontwikkeling.

Jouw taken

Jouw voornaamste taken en verantwoordelijkheden zijn:

• adviseren van examen-, toelatings- en BSA-commissies over juridische en procedurele vraagstukken en toepassing van regelgeving
• meewerken aan en coördineren van de werkzaamheden van het ambtelijk secretariaat, zodat deze tijdig en juist worden uitgevoerd
• leidinggeven aan het team, inclusief HR-verantwoordelijkheid en aandacht voor ontwikkeling en begeleiding van medewerkers
• zorgdragen voor de implementatie van nieuwe applicaties en bijdragen aan het ontwikkelen en implementeren van procedures en werkwijzen binnen de faculteit
• fungeren als aanspreekpunt voor het hoofd onderwijsbureau, leden van commissies en directeur onderwijs bij voorkomende vraagstukken
• het deelnemen aan betreffende overleggen, facultair en/of VU breed
• bijdragen aan de verdere professionalisering van het ambtelijk secretariaat

Jouw profiel

Functie-eisen

• aantoonbaar WO werk- en denkniveau
• ervaring met leidinggeven, aansturen en/of begeleiden
• enkele jaren relevante werkervaring in een beleids-, juridische of secretarisrol, bij voorkeur in het hoger onderwijs
• uitstekende beheersing van het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk
• ervaring in en affiniteit met het werken met informatiesystemen (Microsoft Office) en bereidheid je nieuwe applicaties eigen te maken
• ervaring met SAP/slm en ServiceNow is een pré

Competenties

• goede planningsvaardigheden, in staat overzicht te bewaren
• dienstverlenend, initiatiefrijk en resultaatgericht
• flexibel, stressbestendig en nauwkeurig, met name bij piekbelasting
• communicatief sterk
• gericht op samenwerken en verbinden

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan.

• een salaris van minimaal € 3.546,00 (Schaal 10) en maximaal € 5.538,00 (Schaal 10) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Secretaris 1. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring
• een functie voor 0,8 fte. Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

• bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling inclusief extra vangnet bij arbeidsongeschiktheid en overlijden
• bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer
• keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden

Over ons

Over het Onderwijsbureau

Het Onderwijsbureau van de faculteit is verantwoordelijk voor de ondersteuning van het onderwijs en studenten op beleidsmatig, administratief en logistiek gebied. Daarnaast zijn in het Onderwijsbureau de studieadviseurs en de ambtelijke ondersteuning van de Opleidings-, Examen- en Toelatingscommissies ondergebracht.

Kom je werken bij Gedrags- en Bewegingswetenschappen? Dan voel je je thuis in een ambitieuze organisatie, die zich kenmerkt door een informele sfeer en korte communicatielijnen. Bij de faculteit krijg je alle ruimte voor je persoonlijke ontwikkeling. Samen met ongeveer 630 collega’s werk je voor ongeveer 4.300 studenten.