Time to fill vs. time to hire: wat is het verschil (en waarom het ertoe doet)

Leestijd: 6 minuten

Sabine Coenen

Customer Success Lead bij Magnet.me

Time to fill is een van de meest gebruikte recruitment metrics. Het laat zien hoe snel vacatures worden ingevuld, hoe voorspelbaar hiring is en hoe efficiënt recruitment is ingericht. Vooral voor groeiende organisaties speelt deze metric een belangrijke rol bij planning en opschaling.

Tegelijkertijd wordt binnen recruitment teams ook vaak gesproken over time to hire. Hoewel deze twee metrics regelmatig door elkaar worden gebruikt, meten ze verschillende onderdelen van het recruitmentproces en bieden ze andere inzichten.

In dit artikel leggen we het verschil uit tussen time to fill en time to hire, wat elke metric meet, wanneer je ze inzet en hoe ze elkaar aanvullen bij het beoordelen van recruitment performance.

Inhoudsopgave

Time to fill vs. time to hire: wat is het verschil? Deze metrics meten verschillende fases van recruitment en vullen elkaar aan.

Wat is time to fill? Meet de tijd van vacature-openstelling tot contract acceptatie en ondersteunt procesinzicht en planning.

Wat is time to hire? Meet de tijd van eerste kandidaat contact tot acceptatie en zegt veel over de candidate experience.

Waarom snelheid alleen geen volledige KPI is Snelheid zonder context kan leiden tot lagere kwaliteit en afhakers.

Welke metric past bij welk recruitment doel? De juiste keuze hangt af van groei, schaarste en het type recruitment.

Van losse sollicitaties naar talent relaties: zo verbeter je time to fill én time to hire Door structureel talentrelaties op te bouwen en te onderhouden, zodat je bij een vacature direct beschikt over een warme, gekwalificeerde talentpool en sneller kunt aannemen.

Wat is time to fill?

Time to fill meet de periode tussen het openen van een vacature en het moment waarop een kandidaat het aanbod accepteert.

Vacature open → contract acceptatie

Deze metric geeft inzicht in:

• de efficiëntie van het recruitmentproces

• interne doorlooptijden

• capaciteit en workforce planning

Time to fill is vooral nuttig tijdens groeifases, bij workforce planning of wanneer grotere aantallen vergelijkbare rollen worden ingevuld. Een lage time to fill laat zien dat recruitment goed georganiseerd en voorspelbaar is.

De valkuil ontstaat wanneer snelheid het enige succescriterium wordt. In dat geval kan de aandacht verschuiven van matching en kwaliteit.

Wat is time to hire?

Time to hire meet de tijd tussen het eerste contact met een kandidaat en het moment van acceptatie.

Eerste contact → contract acceptatie

Deze metric laat zien hoe soepel en aantrekkelijk het recruitmentproces wordt ervaren door kandidaten. Een lange time to hire vergroot de kans op candidate drop-off, vooral bij schaarse profielen.

Employer branding en matching spelen hierin een belangrijke rol. Wanneer het verhaal, de cultuur en de inhoud van een organisatie echt aansluiten:

• haken kandidaten sneller aan

• is er minder overtuiging nodig

• neemt de kans op wederzijdse fit toe

Time to hire is daarmee ook een belangrijke kwaliteitsindicator voor de candidate experience.

Time to fill vs. time to hire: de kernverschillen

Time to fill

• Startpunt: vacature open

• Focus: intern proces

• Doel: planning en voorspelbaarheid

Time to hire

• Startpunt: eerste contact met kandidaat

• Focus: kandidaat ervaring

• Doel: kwaliteit en employer brand

Beide hiring metrics zijn waardevol, zolang ze bewust en doelgericht worden ingezet.

Waarom snelheid alleen geen volledige recruitment-KPI is

Snelheid is belangrijk, maar vertelt niet het hele verhaal. Alleen sturen op snelheid kan leiden tot:

• lagere kwaliteit van hire

• meer mismatches en sneller verloop

• schade aan de candidate experience

Recruitment performance meten vraagt daarom om meerdere metrics die in samenhang worden bekeken.

Welke metric past bij welk recruitment doel?

• Opschalen: focus op time to fill, aangevuld met time to hire

• Schaarse profielen: focus op time to hire en candidate experience

• Campus recruitment: kwaliteit, fit en potentieel zijn belangrijker dan snelheid

Door metrics samen te bekijken, ontstaat een realistischer beeld van recruitment performance.

Van losse sollicitaties naar talent relaties: zo verbeter je time to fill én time to hire

Time to fill en time to hire verbeteren niet door “harder te pushen” op snelheid, maar door recruitment slimmer in te richten. In de praktijk zien we dat organisaties vooral tijd verliezen door een terugkerend probleem: recruitment is vaak transactioneel ingericht. Elke vacature start opnieuw, talent verdwijnt uit beeld, en data raakt versnipperd over systemen.

Wat er dan gebeurt:

• Recruiters moeten steeds opnieuw sourcen, opvolgen en overtuigen → langere doorlooptijden en meer drop-off.

• Uit traditionele databases gaan kandidatenprofielen snel verloren doordat je ze wegens de AVG moet verwijderen uit je ATS en informatie snel verouderd.

• Employer branding blijft vaak een losse campagne, in plaats van een continu kanaal

Wat Magnet.me aanpakt

Magnet.me verandert recruitment van eenmalige transacties naar langdurige talentrelaties. Met onze nieuwe oplossing helpen we je om je een eigen duurzame talent community te bouwen door relevante kandidaten uit verschillende kanalen centraal te verzamelen in één groeiende AI powered talent community.

Dat doen we o.a. zo:

• Profielen blijven automatisch up-to-date

• AVG-gerelateerde data verwijdering is verleden tijd

• Kandidaten worden geactiveerd zodra relevante vacatures live gaan

• Benader via je eigen AI sourcing agent of stuur updates via branded emails

Wat dat oplevert

Doordat je minder tijd kwijt bent aan opnieuw beginnen (sourcen, overtuigen, opvolgen), wordt je proces structureel efficiënter. Je time to fill daalt omdat je sneller uit een warme talentpool kunt putten en je time to hire verbetert omdat kandidaten al relevanter en gemotiveerder instromen.

Meetbare impact die we terugzien:

• 10× grotere talent pipeline

• 80% lagere kosten per hire

• 30% snellere time to fill

Conclusie

Time to fill laat zien hoe efficiënt je recruitmentproces werkt. Time to hire laat zien hoe kandidaten dat proces ervaren. Organisaties die recruitment willen verbeteren, gebruiken beide metrics in samenhang.

Niet door snelheid na te jagen om de snelheid zelf, maar door recruitment zo in te richten dat snelheid het resultaat wordt van kwaliteit en relevante matching.

Ontdek hoe je time to fill structureel kunt verlagen met Magnet.me.

Sabine Coenen

Als Customer Success Lead bij Magnet.me blinkt Sabine uit in het verbeteren van klantervaringen door middel van onboarding, advisering en het betrekken van cliënten. Met haar waardevolle expertise, opgebouwd in de afgelopen jaren bij Magnet.me, garandeert zij dat bedrijven succesvol de juiste kandidaten aantrekken en met hen connecten.