Bestuursassistent secretariaat commissaris van de Koning

Altijd twee stappen vooruit denken. Rust creëren in een volle agenda. Schakelen op topniveau. Als bestuursassistent op het secretariaat van de cdK werk je voor een toegankelijke en dynamische bestuurder, in een fijn professioneel team. Je bewaakt prioriteiten, filtert informatie, regelt tot in detail en houdt overzicht waar anderen druk ervaren. Van vertrouwelijke dossiers tot hoogwaardig bezoek, jij zorgt dat alles klopt. Discreet, scherp en verbindend.

Dit ga je doen

In deze functie speel je een belangrijke rol op het secretariaat van de commissaris van de Koning. Samen met een collega bestuursassistent zijn jullie dé ondersteuners van de commissaris van de Koning en de chef Kabinet. Zo zijn jullie flexibel inzetbaar en sta je er niet alleen voor. Je doel is om de commissaris en de chef Kabinet volledig te ontzorgen. Dat houdt in dat je ervoor zorgt dat alles iedere dag weer op rolletjes loopt, zodat zij zich volledig kunnen richten op hun werkzaamheden. Jij beheert de agenda en mailbox en bewaakt de prioriteiten. Daarbij fungeer je als ook als buffer, je zorgt ervoor dat de commissaris en chef Kabinet niet worden belast met overbodige informatie of verstoringen.

Jouw inzicht in en sensitiviteit voor gevoeligheden in dossiers is hierbij cruciaal. Je beoordeelt welke zaken directe actie vragen en welke kunnen wachten, met oog voor politiek-bestuurlijke verhoudingen. Ook zorg je voor een heldere structuur in afspraken, documenten en communicatie. Je plant overleggen en werkbezoeken, hebt contact met de collega’s die informatie aanleveren en houdt overzicht op de voortgang. Je regelt alles tot in de puntjes, van documenten tot faciliteiten. Ook ontvang je het bezoek op het provinciehuis en bent daarbij het visitekaartje van het Kabinet.

Daarnaast heb je een verbindende rol richting (secretariaten van) externe partijen zoals het kabinet van de Koning, ministers, andere commissarissen, burgemeesters, CEO’s van bedrijven, organisaties en inwoners. Je schakelt soepel tussen alle niveaus, werkt zorgvuldig en weet vertrouwelijke informatie goed te hanteren. Je bent verantwoordelijk voor het actueel houden van systemen. Denk hierbij aan het documentmanagementsysteem (IDMS) van de provincie, de vergaderstukkenapplicatie (iBabs), het VIP-ritten plansysteem (RPV) en Topdesk voor het aanmelden van bezoekers en aanvragen van faciliteiten. Ook stel je zelfstandig besluitenlijsten op, bewaakt de opvolging ervan en informeer je collega’s proactief.

Dit maakt de functie interessant

• Je bent nauw betrokken bij de dagelijkse werkzaamheden van de commissaris van de Koning en de chef Kabinet;
• Je schakelt dagelijks met uiteenlopende interne en externe contacten op hoog bestuurlijk niveau;
• Je bent onderdeel van de Staf van de commissaris van de Koning;
• Je wordt uitgedaagd creatief mee te denken in complex agendabeheer;
• Je komt te werken in een fijn team waar ook ruimte is voor gezelligheid.

Dit is jouw profiel

Mensen omschrijven jou als zorgvuldig en secuur. Je ziet namelijk niet snel iets over het hoofd en je hebt oog voor detail. Jij neemt verantwoordelijkheid over je werk en bent proactief. Dat betekent dat je gewend bent om zelfstandig aan de slag te gaan en om je eigen ´toko´ te runnen. Daarbij verlies je de samenwerking met collega’s niet uit het oog. Jouw organisatietalent en probleemoplossend vermogen is sterk aanwezig, zodat je goed kunt ondersteunen. Ook weet je wat er speelt op onze werkvloer en ga je uitdagingen niet uit de weg. Je verzamelt de nodige informatie om op eigen initiatief tot goede oplossingen en verbetervoorstellen te komen.

Je bent representatief en discreet en kunt goed omgaan met de druk die soms bij het werk komt kijken. Je combineert uitstekende secretariële ondersteuning met de dynamiek van een bestuurlijk-politieke omgeving. Dit doe je altijd integer en met gevoel voor protocol en vertrouwelijkheid. Je laat je niet snel uit het veld slaan en zet een tandje bij als dat nodig is. Ook weet je prioriteiten te stellen in je werkzaamheden, zelfs onder druk. In plaats van problemen te zien, zoek jij graag naar oplossingen. Verder kun jij gemakkelijk het overzicht bewaren in de diverse werkzaamheden die op jouw bordje liggen. Het is voor jou geen enkel probleem om verschillende werkzaamheden door elkaar heen uit te voeren. Die afwisseling vind je juist prettig!

Daarnaast neem je het volgende mee:

• minimaal hbo werk- en denkniveau;
• minimaal 5 jaar ervaring als bestuursassistent of directieassistent binnen een complexe organisatie;
• sterke communicatieve en sociale vaardigheden, met een uitstekend gevoel voor protocol en politiek-bestuurlijke verhoudingen;
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift;
• uitstekende kennis van Outlook en Microsoft office 365 en de handigheid om met andere systemen te werken, zoals iBabs en Topdesk;
• een flexibele werkhouding omdat je werkdag soms vroeg begint of laat eindigt, zonder dat dit van tevoren het plan was;
• bereidheid om vaak op kantoor te werken. Veel werkzaamheden vinden plaats op het provinciehuis.

Dit bieden we

• Dienstverband: Tijdelijke arbeidsovereenkomst met uitzicht op vast
• Een jaarlijkse salarisverhoging van 3% tot aan het einde van je schaal

Daarnaast krijg je:

• Een Individueel Keuzebudget (IKB) ter waarde van 22,37% bovenop jouw salaris. Dit kun je onder andere inzetten voor extra vrije tijd, studie of meer salaris;
• De mogelijkheid om thuis je werkplek goed in te richten. Denk aan een bureau, beeldscherm en andere voorzieningen;
• Een persoonlijk budget voor duurzame inzetbaarheid van € 6.000,- per 5 jaar. Ook kun je gebruik maken van ons interne trainingsaanbod van de PZH Akademie;
• De ruimte om je werkweek flexibel in te delen. Samen met je collega’s bepaal je waar je werkt. Deels vanuit huis en deels op het provinciehuis. Dat geeft een goede werk- privébalans;
• Bij ons is een fulltime werkweek 36 uur. Wil je meer werken? Dat kan in overleg, met een maximum van 40 uur. Je bouwt dan wekelijks extra verlof op.

Hier ga je werken

Je komt te werken in het team Kabinet, waarin je samenwerkt met zo’n 20 collega’s, onder leiding van de chef Kabinet. We zijn erg gemotiveerd en resultaatgericht, maar houden ook van gezelligheid. We vinden inhoudelijke en persoonlijke ontwikkeling een onmisbaar onderdeel van het werk.

Onze werkomgeving is een bijzondere. Het taakveld van team Kabinet omvat de bestuurlijke positie en de rijkstaken van de commissaris van de Koning. Dit betreft een breed werkterrein; van burgemeestersbenoemingen tot acteren bij bestuurlijke conflicten, het vluchtelingenvraagstuk, het beantwoorden van burgerbrieven tot het adviseren over Koninklijke onderscheidingen. Bevorderen van bestuurlijke integriteit en weerbaar bestuur is en blijft een belangrijk onderdeel van ons werk.

Binnen dit team zijn onder andere de volgende taken belegd:

• ondersteunen van burgemeesters op thema’s als ondermijning, integriteit, veiligheid, weerbaar besturen en asiel;
• het begeleiden van burgemeestersprocedures en het benoemen (door de commissaris) van waarnemend burgemeesters;
• het ondersteunen van de commissaris bij zijn toezichthoudende rol ten aanzien van de veiligheidsregio’s;
• het ondersteunen en begeleiden van burgemeesters in hun persoonlijke ontwikkeling;
• het begeleiden van de commissaris bij (Koninklijke) evenementen;
• het adviseren over de Koninklijke onderscheidingen en predikaten.

Over de provincie

De provincie Zuid-Holland is niet alleen een mooi stukje Nederland, maar ook een interessante overheidsorganisatie. Als middenbestuur zitten we letterlijk tussen de Rijksoverheid en de gemeenten in. Praktischer dan het Rijk en een grotere scope dan een gemeente. Groot genoeg om echte impact in de regio te maken en klein genoeg voor korte lijnen, een platte organisatie en veel ruimte voor eigen inbreng van medewerkers. Samen met inwoners, medeoverheden, bedrijven, kennisinstellingen en maatschappelijke partners werken we aan oplossingen. Werken bij de provincie betekent dat jij hier een rol in speelt.

Als werkgever hebben wij vertrouwen in onze mensen en hun expertise. We zorgen goed voor je en je krijgt veel ruimte voor eigen inbreng en initiatief. Maar je moet het wel zelf willen regelen en zelf keuzes durven maken. De kaders zijn niet altijd duidelijk. Je moet bij ons een beetje van zwemmen en persoonlijke ontwikkeling houden.