Flex Officer

We offer you an Ocean of Possibilities. Join our family.

About us

Damen Shiprepair & Conversion is onderdeel van de Damen Shipyards Group. Binnen onze divisie bieden wij een compleet pakket aan onderhouds-, reparatie-, conversie- en refitwerkzaamheden voor schepen en offshoreconstructies. Dit doen wij op onze tien werven (met droogdokken tot wel 420 x 80 meter) in Nederland, Frankrijk en Curaçao, en wereldwijd via onze Harbour & Voyage-service.

Dankzij onze decennialange ervaring en diepgaande technische expertise zijn wij in staat om zelfs de meest complexe conversies en upgrades efficiënt en betrouwbaar uit te voeren. Zo zorgen wij ervoor dat de schepen van onze klanten zo snel mogelijk weer kunnen varen.

The role

Als Flex Officer zorg jij ervoor dat alle administratieve processen rondom ons ingehuurde personeel soepel en correct verlopen. Je bewaakt de volledigheid en geldigheid van documentatie, onderhoudt contact met leveranciers en ondersteunt de flexcoördinatoren op onze werven administratief. Samen met drie collega’s zorg je ervoor dat externe medewerkers tijdig en zonder belemmeringen kunnen starten op onze werven.

Key accountabilities

• Je vraagt medewerkers- en leveranciersdocumentatie op bij leveranciers (telefonisch en per e-mail) en controleert deze op volledigheid en geldigheid, zoals VCA’s, A1-verklaringen, lascertificaten, tewerkstellingsvergunningen, WKA-verklaringen, G-rekeningovereenkomsten en SNA-certificaten.
• Je houdt rapportages bij van ontbrekende medewerkers- en leveranciersdocumentatie, attendeert leveranciers op aanlevering hiervan en signaleert structurele afwijkingen tijdig bij de betreffende werf.
• Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor leveranciers bij vragen over uren, facturen en andere administratieve zaken, beheert de algemene mailbox en ondersteunt en ontzorgt de flexcoördinatoren op onze werven administratief.
• Je maakt opdrachten aan in het systeem (VMS) en zorgt voor het correct wijzigen en afsluiten hiervan.
• Je zet loonstrook-audits uit bij leveranciers en controleert de aangeleverde loonstroken.
• Je bewaakt de voortgang van factuurindiening, controleert de uren van (internationale) medewerkers en controleert facturen aan de hand van urenstaten.

Skills & experience

• MBO/HBO werk- en denkniveau.
• Je bent digitaal vaardig en maakt systemen snel eigen. Hierbij is ervaring met VMS en/of Salesforce een pré.
• Je krijgt energie van administratieve werkzaamheden en werkt nauwkeurig.
• Je bent communicatief strek, staat stevig in je schoenen, neemt initiatief en kunt goed omgaan met veranderingen en werkdruk.
• Basiskennis van wet- en regelgeving binnen flexarbeid en ervaring met documentherkenning is een pré.

We offer

• Een fulltime dienstverband van 40 uur per week, van maandag tot en met vrijdag.
• Een goed arbeidsvoorwaardenpakket, afgestemd op jouw ervaring en opleidingsniveau.
• 27 vakantiedagen en 13 ADV-dagen.
• Persoonlijke begeleiding, vrijheid, afwisselend werk en een werkomgeving waar jouw mening telt.
• Een internationale werkomgeving.
• Een team van gezellige en betrokken collega’s binnen een professionele organisatie, met veel eigen verantwoordelijkheid.

Email: lilian.khan@damen.com