Secretaris Accountmanagement (project- en afdelingssecretaris)

Voor de afdeling Accountmanagement van Organisatie en Personeel Rijk (Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties) zoeken we een project- en afdelingssecretaris. De afdeling is begin 2025 gestart, volop in ontwikkeling en recent uitgebreid. Werk jij graag in een verbindende rol en zorg jij samen met collega’s voor een goed draaiende backoffice? Lees dan verder.

Dit ga je doen

In deze veelzijdige rol werk je als secretaris voor de afdeling Accountmanagement. Je bereidt teamoverleggen en casuïstiekoverleggen voor en ondersteunt daarnaast diverse projecten.

Je bent verantwoordelijk voor de organisatie van overleggen, de agendering, de verslaglegging, het monitoren van actiepunten en het borgen van de informatie. Daarnaast ondersteun je de afdelingsmanager door inhoudelijke voorbereiding van stukken (bijvoorbeeld voor het ICOP en DT), inclusief kwaliteitsbeoordeling.

Je voert regie op de verspreiding van stukken en bewaakt het proces. Je ondersteunt lopende en nieuwe processen, brengt structuur aan in projectdossiers en verzorgt de administratieve afhandeling rondom projectdocumentatie.

Je bent contactpersoon/aanspreekpunt van de afdeling voor allerlei ondersteunende taken. Je werkt nauw samen met verschillende afdelingen/business units en medewerkers. Je zorgt dat communicatie soepel verloopt en informatie op een effectieve manier wordt verwerkt.

Je pakt de operationele aansturing van het backoffice team op en signaleert aan het afdelingshoofd.

• Bewaak je actie- en besluitenlijsten en zet je acties uit richting het team
• Ben je het aanspreekpunt voor ondersteunende taken van de afdeling
• Bewaak je het proces, de voortgang, planning, mijlpalen en op te leveren producten binnen projecten
• Coördineer je inkoop- en financiële processen
• Evalueer je en monitor je de bijdrage aan ontwikkelingen en de uitvoering van evaluaties
• Beoordeel je op kwaliteit en de bruikbaarheid van inhoudelijke analyses

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof, of verlof juist omzetten in budget. Of je kunt het besteden aan fiscaal vriendelijke doelen, zoals het aflossen van je studieschuld of het aanschaffen van een fiets. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

• Je hebt hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in een relevante richting.
• Je hebt ervaring met secretariswerkzaamheden, bij voorkeur bij de (semi)Rijksoverheid.
• Je werkt gestructureerd, bent analytisch sterk en weet hoofd- en bijzaken te scheiden.
• Je bent communicatief vaardig, weet mensen te verbinden en beweegt je gemakkelijk binnen verschillende lagen van de organisatie.
• Je voelt je thuis in een rol waarin zowel coördinatie, inhoudelijke inbreng als procesbewaking samenkomen.

Hier kom je te werken

Meer over jouw toekomstige plek in de organisatie

De afdeling Accountmanagement richt zich op het voeren van regie en het borgen van de samenhang tussen de verschillende soorten dienstverlening. Op deze manier kan O&P Rijk ervoor zorgen dat elk advies integraal en samenhangend is. De afdeling bestaat uit een afdelingshoofd, tien (senior) accountmanagers en drie backoffice medewerkers.

Over Organisatie en Personeel Rijk (Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties)

Organisatie en Personeel Rijk (O&P Rijk) is hr-dienstverlener voor de Rijksoverheid. We bieden een breed palet aan producten en diensten op het gebied van organisatie en personeel voor medewerkers, managers en hr-directies van de Rijksoverheid.