Projectsecretaris Unit Projecten (team GFE)

Utrecht heeft jou nodig! Onze stad groeit, en daarmee groeien ook de uitdagingen én kansen op het gebied van afvalscheiding.

Als Projectsecretaris voor team GFE (groente, fruit en etensresten) neem je een coördinerende én ondersteunende positie in binnen het projectteam. Je zorgt ervoor dat de werkzaamheden goed op elkaar afgestemd zijn en zaken gestructureerd verlopen, zowel binnen het team als met andere betrokkenen binnen en buiten de organisatie. Je bent daarmee een spin in het web van het totale project en dus goed op de hoogte van alle zaken die binnen het project spelen.

Het is een groot project dat afval scheiden toegankelijker maakt voor duizenden huishoudens in de stad. De gemeente Utrecht start in 2026 een pilot (waarvan de voorbereiding in volle gang is op dit moment) met nieuwe gfe-containers bij hoogbouw en appartementen. We beginnen in 4 gebieden; Kanaleneiland, de Zeeheldenbuurt, Terwijde en het gebied van Lodewijk Napoleonplantsoen/Watervogelbuurt/Tolsteeg/Rotsoord. Dit project, "Van keukenrestjes naar groene energie", moet het inzamelen van groente-, fruit- en etensresten vereenvoudigen voor bewoners in deze gebieden, die nu vaak geen geschikte afvalscheidingsmogelijkheden hebben. Het ingezamelde afval wordt verwerkt tot groene energie en compost, waardoor meer grondstoffen worden hergebruikt. Na de pilot worden de gfe-containers in de hele stad geplaatst. De bedoeling is dan ook om dit project op te schalen naar de hele gemeente Utrecht.

Dit is je werk

Jij bent het primaire aanspreekpunt voor het projectteam (bestaande uit een projectmanager, projectleiders, projectmedewerkers, een toezichthouder en de projectsecretaris) waarbij je zorgt voor een goede afstemming van de onderlinge werkzaamheden en het bewaken van de kwaliteit van de opgeleverde producten.

Je kijkt met een kritische blik naar het werkproces van het project/team en waar nodig doe je proactief voorstellen voor een verbeterde aanpak. In jouw werk ben jij de spin in het web en een herkenbaar aanspreekpunt binnen en buiten de organisatie. Je schakelt makkelijk tussen collega’s en diverse betrokkenen op verschillende niveaus binnen en buiten de gemeente en maakt je zaken snel eigen. Hierbij ga je zorgvuldig te werk, zet je een goede structuur neer, bewaak je de opvolging van afspraken en acties en zorg je voor heldere communicatie. Je ben in staat om zelfstandig goede werkresultaten neer te zetten die slechts op hoofdlijnen worden gecontroleerd. Jouw hoofdtaken zijn:

• Aanspreekpunt zijn voor het project;
• Ondersteuning van de projectmanager (en soms waar nodig de projectleiders) bij diverse activiteiten zoals presentaties maken, overzichten/rapporten opleveren, notuleren, etc.;
• Gevraagd ongevraagd meedenken (en zaken uitwerken) met de projectmanager om het project zo goed mogelijk te laten verlopen;
• Het beheren en analyseren van de projectvoortgang waardoor goed inzicht ontstaat waar het project staat en hoe zich dit verhoudt tot de planning;
• (Mee)werken aan de optimalisatie van de content op de gfe-website en andere communicatiemiddelen en afstemming hierover zoeken met de afdeling communicatie;
• Het organiseren, voorbereiden en soms notuleren van interne en externe overleggen/activiteiten van het projectteam en het bewaken van de opvolging van werkafspraken;
• Bewaken en aanvragen van financiële verplichtingen en andere administratieve taken, bijhouden van budgetten en opleveren van rapportages;
• In staat zijn om medewerking te verkrijgen wanneer er sprake is van belangentegenstellingen;
• Omdat het een nieuw project is zal niet alles volledig uitgedacht zijn en zullen er gedurende de looptijd diverse verbeterslagen gemaakt kunnen worden. Er wordt verwacht dat je verbeteringen voor werkprocessen en projectknelpunten verder oppakt (en actief signaleert) en uitwerkt voor het hele project. Natuurlijk verdelen we dit waar nodig ook binnen het team;
• Zorgdragen voor de benodigde afstemming met andere afdelingen en collega’s;
• Je werkt nauw samen met je collega in het GFE team en ben je in staat om elkaars werkzaamheden soepel over te nemen wanneer nodig. Je zorgt met elkaar voor continuïteit, flexibiliteit en een sterke gezamenlijke aanpak;
• Kwaliteitsbewaking van de communicatie bij de GFE teams, zowel intern als extern.

Dit is je werkplek

Je kom te werken bij de Unit Projecten van de afdeling Inzamelen Markten en Havens van de dienst Stadsbedrijven. De Unit Projecten bereidt voor en realiseert verschillende projecten op het gebied van afvalscheiding en –inzameling om zo veel mogelijk hergebruik van grondstoffen mogelijk te maken.

Binnen de Unit Projecten werk je voor het team GFE, bestaande uit drie projectleiders en ongeveer vijf projectmedewerkers, een toezichthouder en een overkoepelende projectmanager. Jullie werken binnen het project ook veel samen met verschillende collega’s binnen diverse afdelingen.

In de toekomst kan je vanzelfsprekend ook werken aan andere projecten die door de Unit Projecten worden uitgevoerd.

Dit is jouw inbreng

Je hebt ervaring met het organiseren en ondersteunen van (deel)projecten van begin tot eind, inclusief het zelfstandig uitvoeren van taken binnen het project.

Als Projectsecretaris voor team GFE is het belangrijk dat jij proactief te werk gaat. Jij neemt initiatief, bent flexibel in het oppakken van taken en komt zelf met (verbeter)voorstellen. Omdat je de spin in het web bent, ben jij in staat om de verbinding in het team te brengen. Met jouw communicatieve vaardigheden ben jij een belangrijk gezicht van het gfe-project. In een dynamische, politiek-bestuurlijke omgeving beweeg jij je flexibel en zelfstandig of hebt hier affiniteit mee.

Verder breng je mee:

• Ruime en relevante werkervaring als coördinator of projectsecretaris of ervaring in een vergelijkbare rol in een projectomgeving;
• Hbo werk- en denkniveau;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je bent digitaal vaardig en up-to-date en kan dit in je werk toepassen;
• Kennis van de gemeentelijke organisatie is handig (geen must).

Dit bieden we je

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad in een afwisselende functie. Jouw bijdrage als Projectsecretaris voor team GFE doet er dus toe!

• Een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren. De hoogte van het Individueel Keuze Budget (IKB) is 17,05% van je salaris;
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
• We bieden veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling, diverse cursussen en opleidingen;
• Daarnaast heeft het werken bij de gemeente Utrecht vele andere voordelen zoals (online) sporten met collega’s, deelnemen aan verschillende netwerken en activiteiten;
• Je bent verzekerd een goed pensioen tegen een zo laag mogelijke premie bij pensioenfonds ABP.