Bestuurssecretaresse Burgemeester

Over de vacature

Ben jij een organisatietalent met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen?

Dan is dit jouw baan!

Als bestuurssecretaresse van de burgemeester en één wethouder ben jij het eerste aanspreekpunt en de onmisbare schakel in het hart van het bestuur. Jij houdt het overzicht, zorgt dat de dagelijkse gang van zaken soepel verloopt en je creëert rust en ruimte in een dynamische omgeving. Dankzij jouw vooruitziende blik, organisatorisch talent en discretie kunnen de bestuurders zich volledig richten op hun bestuurlijke en representatieve taken.

Wat ga je doen?

• Je bent hét visitekaartje van de burgemeester en een wethouder: professioneel, toegankelijk en je denkt altijd een stap vooruit.
• Je beheert en coördineert hun agenda's en mailboxen, waarbij je snel schakelt, prioriteiten stelt en vooruitdenkt.
• Je ondersteunt hen bij bestuurlijke, administratieve en organisatorische werkzaamheden, zodat alles op rolletjes verloopt.
• Je beoordeelt binnenkomende correspondentie en telefoongesprekken, weegt urgentie en relevantie en handelt alles proactief en zorgvuldig af.
• Je organiseert overleggen en bijeenkomsten tot in de puntjes, inclusief vervoer, locatie en ontvangst van gasten.
• Je zorgt voor tijdige en correcte beschikbaarheid van vergaderstukken in iBabs.
• Je bent hét aanspreekpunt voor inwoners rondom huwelijks- en geboortejubilea, onderhoudt contact met het Koninklijk Huis en de Provincie, en regelt het bezoek van de burgemeester op deze bijzondere momenten.
• Je vervangt een van de andere bestuurssecretaresses bij afwezigheid, zodat continuïteit altijd is gewaarborgd.

Je werkt nauw samen met de woordvoerder van de bestuurder en de medewerker Kabinetszaken. Samen vormen jullie een hecht, professioneel team dat de burgemeester en wethouder optimaal ondersteunt en dat fungeert als verbindende schakel tussen bestuur, organisatie en externe relaties.

Wat breng je mee?

• HBO werk- en denkniveau.
• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving.
• Uitstekende beheersing van zowel de Nederlandse als de Engelse taal in woord én geschrift.
• Sterke digitale vaardigheden en ruime ervaring met Microsoft Office en andere relevante softwaretoepassingen, zoals iBabs (pré). Nieuwe systemen maak je je snel eigen.
• Beschikbaarheid op locatie op maandag, dinsdag, woensdagochtend, donderdag en vrijdag.

Onze topondersteuner is integer en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie. Je bent proactief, denkt vooruit en houdt altijd het overzicht, ook wanneer de druk oploopt. Plannen, organiseren en complex agendabeheer is jou niet vreemd en je ziet het dan ook iedere keer weer als een uitdaging. Je bent representatief, communicatief sterk en hebt een dienstverlenende instelling.

In Amstelveen werken we samen, zijn we betrokken en oplossingsgericht. Dit zijn onze kernwaarden en passen bij de manier waarop jij je werkzaamheden uitvoert!

Wat bieden wij jou?

• Een salaris tussen € 3.524,- en € 5.033,- bruto per maand (Cao Gemeenten 9) op basis van 36 uur per week. Inschaling is afhankelijk van kennis en ervaring.
• Boven op je maandelijkse salaris krijg je van ons ook een individueel keuzebudget van 17,05% dat je kunt laten uitbetalen of fiscaalvoordelig kunt uitruilen voor de kosten van bijvoorbeeld een sportabonnement. Ook kun je dit gebruiken voor het kopen van extra vakantiedagen.
• Een uitstekende pensioenopbouw bij ABP – waarvan de werkgever 70% betaalt- inclusief een solide vangnet bij overlijden en arbeidsongeschiktheid.
• Een contract voor de duur van een jaar met uitzicht op een vast contract.

Wie zijn wij?

Je komt te werken bij het bestuurssecretariaat, dat bestaat uit 4 bestuurssecretaresses, die ondersteuning bieden aan het college van burgermeester en wethouders en de directie.

Wat verder goed is om te weten

• Iedereen die bij de gemeente Amstelveen of Aalsmeer komt werken moet vóór aanvang van zijn werkzaamheden een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) overleggen.
• Als ambtenaar leg je aan het begin van de aanstelling een ambtseed/belofte af.
• Een referentiecheck maakt deel uit van onze selectieprocedure.