Bestuursassistent Gedeputeerde Staten

Houd jij je hoofd koel als de agenda overloopt, besluiten elkaar in hoog tempo opvolgen en plannen op het laatste moment wijzigen? Dan is dit jouw speelveld. Als bestuursassistent binnen het GS-secretariaat ben jij de onmisbare collega achter de schermen. Je schakelt razendsnel en combineert uitstekende secretariële ondersteuning met de dynamiek van een bestuurlijk-politieke omgeving. Dit doe je altijd professioneel, integer en met gevoel voor verhoudingen.

Dit ga je doen

Als bestuursassistent word je gekoppeld aan meerdere gedeputeerden van de provincie Zuid-Holland. Hierin werk je in een cluster nauw samen met andere collega’s die ieder de ondersteuning doen voor een gedeputeerde. Zo zijn jullie dus flexibel inzetbaar en sta je er niet alleen voor. Het is jouw doel om de gedeputeerden volledig te ontzorgen. Dat houdt in dat je ervoor zorgt dat alles op rolletjes loopt zodat zij zich volledig kunnen richten op de inhoud. Jij beheert de agenda en mailbox en bewaakt de prioriteiten. Daarbij fungeer je als buffer en zorg je ervoor dat de gedeputeerden niet worden belast met overbodige informatie of verstoringen.

Jouw inzicht in gevoeligheden bij lopende dossiers is hierbij cruciaal. Je beoordeelt welke zaken directe actie vragen en welke kunnen wachten met oog voor gevoelige dossiers en politiek-bestuurlijke verhoudingen. Ook zorg je voor een heldere structuur in afspraken, documenten en communicatie. Je plant overleggen en werkbezoeken, bereidt ze voor en houdt overzicht op de voortgang. Je regelt alles tot in de puntjes, van documenten tot faciliteiten. Ook ontvang je het bezoek op het provinciehuis en kan het zijn dat je ondersteuning biedt bij nevenfuncties of partijverplichtingen van de gedeputeerde.

Daarnaast speel je een verbindende rol tussen interne teams en externe partijen zoals ministeries, gemeenten, organisaties en burgers. Je schakelt soepel tussen alle niveaus, werkt zorgvuldig en weet vertrouwelijke informatie goed te hanteren. Je bent verantwoordelijk voor het actueel houden van systemen. Denk hierbij aan het documentmanagementsysteem (IDMS) van de provincie, de vergaderstukkenapplicatie (iBabs), het VIP-ritten plansysteem (RPV) en Topdesk voor het aanmelden van bezoekers en aanvragen van faciliteiten. Ook stel je zelfstandig besluitenlijsten op, bewaakt de opvolging ervan en informeer je collega’s proactief.

Tenslotte ben je achtervang voor je collega bestuursassistenten zodat iedereen elkaars taken kan overnemen indien nodig.

Dit maakt de functie interessant

• Je wordt uitgedaagd creatief mee te denken in complex agendabeheer;
• Je bent nauw betrokken bij de dagelijkse werkzaamheden van de gedeputeerden;
• Je schakelt dagelijks met uiteenlopende interne en externe contacten op hoog niveau;
• Je komt te werken in een team waar ook ruimte is voor gezelligheid en werkplezier.

Dit is jouw profiel

Mensen omschrijven jou als zorgvuldig en secuur. Je ziet namelijk niet snel iets over het hoofd en je hebt oog voor detail. Jij neemt verantwoordelijkheid over je werk en bent proactief. Dat betekent dat je gewend bent om zelfstandig aan de slag te gaan en om je eigen ´toko´ te runnen. Daarbij verlies je de samenwerking met collega’s niet uit het oog. Jouw organisatietalent is sterk aanwezig, zodat je het stafteam goed kunt ondersteunen. Ook weet je wat er speelt op onze werkvloer en ga je uitdagingen niet uit de weg. Je verzamelt de nodige informatie om op eigen initiatief tot goede oplossingen en verbetervoorstellen te komen.

Je kunt goed omgaan met de druk die soms bij het werk komt kijken. Je laat je niet snel uit het veld slaan en zet een tandje bij als dat nodig is. Ook weet je prioriteiten te stellen in je werkzaamheden, zelfs onder druk. In plaats van problemen te zien, zoek jij graag naar oplossingen. Verder kun jij gemakkelijk het overzicht bewaren in de diverse werkzaamheden die op jouw bordje liggen. Het is voor jou geen enkel probleem om verschillende werkzaamheden door elkaar heen uit te voeren. Die afwisseling vind je juist prettig!

Daarnaast neem je het volgende mee:

• minimaal hbo werk- en denkniveau;
• minimaal 5 jaar ervaring als bestuursassistent of directieassistent binnen een complexe organisatie;
• sterke communicatieve en sociale vaardigheden, met begrip voor politiek-bestuurlijke verhoudingen;
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift;
• uitstekende kennis van Outlook en Microsoft office 365 en de handigheid om met andere systemen te werken, zoals iBabs en Topdesk;
• een flexibele werkhouding omdat je werkdag soms vroeg begint of laat eindigt.

Dit bieden we

• Een Individueel Keuzebudget (IKB) ter waarde van 22,37% bovenop jouw salaris. Dit kun je onder andere inzetten voor extra vrije tijd, studie of meer salaris;
• De mogelijkheid om thuis je werkplek goed in te richten. Denk aan een bureau, beeldscherm en andere voorzieningen;
• Een persoonlijk budget voor duurzame inzetbaarheid van € 6.000,- per 5 jaar. Ook kun je gebruik maken van ons interne trainingsaanbod van de PZH Akademie;
• De ruimte om je werkweek flexibel in te delen. Samen met je collega’s bepaal je waar je werkt. Deels vanuit huis en deels op het provinciehuis. Dat geeft een goede werk- privébalans;
• Bij ons is een fulltime werkweek 36 uur. Wil je meer werken? Dat kan in overleg, met een maximum van 40 uur. Je bouwt dan wekelijks extra verlof op.

Hier ga je werken

In deze functie werk je veel samen met de stafteams van de gedeputeerden. Die bestaan uit de bestuursadviseur, woordvoerder en de bestuursassistent. Het is een klein, hecht team waar vertrouwen, korte lijnen en samenwerken van belang zijn. Ook met de gedeputeerden zelf heb je veel direct contact.

Daarnaast ben je onderdeel van het team van Bestuursassistenten, bestaande uit 11 collega’s. Zij kennen elkaar goed, versterken elkaar en samen zorgen ze voor een stabiele ondersteuning van het provinciebestuur.

Over de provincie

De provincie Zuid-Holland is niet alleen een mooi stukje Nederland, maar ook een interessante overheidsorganisatie. Als middenbestuur zitten we letterlijk tussen de Rijksoverheid en de gemeenten in. Praktischer dan het Rijk en een grotere scope dan een gemeente. Groot genoeg om echte impact in de regio te maken en klein genoeg voor korte lijnen, een platte organisatie en veel ruimte voor eigen inbreng van medewerkers.

Als werkgever hebben wij vertrouwen in onze mensen en hun expertise. We zorgen goed voor je en je krijgt veel ruimte voor eigen inbreng en initiatief. Maar je moet het wel zelf willen regelen en zelf keuzes durven maken. De kaders zijn niet altijd duidelijk. Je moet bij ons een beetje van zwemmen en persoonlijke ontwikkeling houden.