Medewerker gegevens- en collectiebeheer

Werken bij het Nationaal Archief als Medewerker gegevens- en collectiebeheer

Achter de kantoren en het publieksgedeelte van het Nationaal Archief in Den Haag en het depot in Emmen schuilt een schatkamer waar 1.000 jaar geschiedenis tastbaar wordt, het is een plek waar ruim 160 kilometer aan papieren archieven, ca. 15 miljoen foto’s, 300.000 kaarten en 1,2 petabyte aan digitale bestanden wordt bewaard.

Om te zorgen dat iedereen de overheidsinformatie kan vinden die men zoekt is het Nationaal Archief volop in ontwikkeling. We werken voortdurend aan de verbetering van onze publieke (digitale) dienstverlening, werken aan duurzame opslag van overheidsinformatie en werken samen met andere organisaties om een grotere beschikbaarheid van data te realiseren. Om deze doelen te bereiken is gegevensbeheer van cruciaal belang.

De overheid produceert grote hoeveelheden informatie: Pdf- en Word-documenten, websites, databases, foto’s, filmpjes. Het Nationaal Archief heeft de taak om een gedeelte van deze informatie eeuwig te bewaren. Daarnaast digitaliseren (en transcriberen) we ouder materiaal dat we nog op papier bewaren. Als gegevens- en collectiebeheerder zorg je ervoor dat deze informatie goed opgeslagen en geregistreerd wordt en blijft in onze systemen. Aangezien de hoeveelheid informatie toeneemt, het type informatie verandert en mensen nu anders zoeken dan vroeger, vereist het inrichten van onze collectiebeheersystemen veel aandacht en inzet.

Als gegevens- en collectiebeheerder in Emmen zorg je specifiek voor de collectie die in Emmen is ondergebracht. Het behoud en de toegankelijkheid van dat deel van de collectie van het Nationaal Archief heeft jouw aandacht en je stuurt en begeleidt de (senior) medewerkers in Emmen die daaraan werken. Dat doe je samen met de gegevens- en collectiebeheerders in Den Haag. Voor de locatie Emmen is dit een nieuwe functie. Dat betekent dat de eerste tijd ook aandacht nodig is voor het verder invullend hiervan.

Voor collega’s ben je een vraagbaak over hoe de archieven geregistreerd zijn en welke informatie gebruikt kan worden voor de beschikbaarstelling. Daarnaast corrigeer je onjuistheden en legacy-fouten. Hiermee ben je een onmisbare schakel in de keten tussen de verwervers die nieuwe archieven verwerven, de dienstverleners die archieven aan het publiek beschikbaar stellen, en de depotbeheerders die het fysieke transport van archieven uitvoeren.

Je stemt regelmatig af met de verwervers om te bepalen welke informatie noodzakelijk is voor het juiste beheer en beschikbaarstelling van nieuwe archieven. De dienstverleners zijn afhankelijk van correcte registraties om alle informatie op de juiste wijze aan onze bezoekers te tonen, zowel in de studiezaal als op onze website. Met dienstverlening en collectiebeheer stem je ook af hoe materiaal beter vindbaar gemaakt kan worden. In samenwerking met collega's van diverse afdelingen werk je aan de verdere ontwikkeling van onze beheerregimes voor verschillende soorten data. Samen met de depotbeheerders zorg je ervoor dat alle verhuizingen nauwkeurig worden geregistreerd en dat de registratie van archieven in overeenstemming is met de werkelijke fysieke situatie.

Als gegevens- en collectiebeheerder van de collectie ben je een essentieel onderdeel van ons team en draag je bij aan de toegankelijkheid en beschikbaarheid van overheidsinformatie voor een breed publiek.

Dit krijg je

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• 12 maanden
• Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.
• De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden.
• Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

Meewerken aan de toegankelijkheid van de collectie van het Nationaal Archief: jij zet je er graag voor in en ontwikkelt je met plezier verder in dit dynamische vakgebied. Nauwkeurig maak, controleer en verbeter je de registraties van de archieven in ons collectiebeheersysteem Mais-Flexis. Je verdiept je in de werking van collectiebeheersystemen en databases en leert hoe deze werken en gekoppeld kunnen worden aan andere systemen.

• WO-niveau
• Een afgeronde opleiding in het informatiemanagement-vakgebied
• Kennis van standaarden m.b.t. het meta-dateren van collecties
• Ervaring met collectiebeheersystemen, met Mais-Flexis is een pré, daarnaast ervaring met relationele databases zoals SQL
• Je weet dat ingrepen aan het begin van de keten repercussies hebben voor functionaliteiten elders in de keten
• Affiniteit met koppelingen tussen systemen op basis van XML, bij voorkeur ervaring met EAD
• Stevig analytisch vermogen en creativiteit in het denken in mogelijke toekomsten
• Bereidheid om met regelmaat in Den Haag te zijn

Hier kom je te werken

Bedrijfsfunctie verwerven en beheren
De collectie van het Nationaal Archief vormt de basis voor de dienstverlening en de projecten die het Nationaal Archief - samen met anderen - uitvoert. De bedrijfsfunctie verwerven en beheren zorgt ervoor dat de collectie wordt uitgebreid en duurzaam en zo toegankelijk mogelijk wordt beheerd, onafhankelijk van waar de collectie zich bevindt. Daarnaast zorgt de bedrijfsfunctie ervoor dat de juiste conserverings- en behoudsmaatregelen worden getroffen en heeft zij de kennis in huis om complexere vragen rondom specifieke onderdelen of het beheer van de collectie te beantwoorden. De werkzaamheden verdeeld over de volgende teams:

Locatie Emmen
Het Nationaal Archief heeft sinds 2018 een geheel nieuw gebouw in Emmen in gebruik, waar een depotcapaciteit beschikbaar is voor 95 kilometer rijksarchieven. Langzamerhand wordt er archiefmateriaal overgebracht van Den Haag naar Emmen, maar ook vanuit de regionale historische centra in de provincies. Het gebouw heeft een scanstraat voor digitaliseringswerkzaamheden en een behoudsruimte voor het uitvoeren van reparaties aan documenten. Het team in Emmen is groeiend en zal in 2026 uitgebreid worden naar ongeveer 30 FTE.

Team Gegevensbeheer
Dit team is verantwoordelijk voor het administratieve inrichting en digitaal beheer van de collectie. De gegevensbeheerders zorgen voor de logistieke en inhoudelijke metadata en vormen zo een spil tussen dienstverlening, onderzoekers, verwervers, collectiebeheerders en restauratoren.

Team Collectiebeheer
De medewerkers van het team Collectiebeheer werken in brede zin aan onze collectie. Het zijn veelal archivistisch geschoolde specialisten, die zich diepgaander met de archieven en een aantal deelcollecties (postwaarden, foto’s, kaarten en tekeningen, bibliotheek) bezig houden. Hun werkzaamheden hebben een sterk multidisciplinair karakter en bestaan uit beschrijven, beheren, corrigeren, nader ontsluiten, inhoudelijk adviseren en het begeleiden en uitvoeren van projecten.

Team Digitalisering
Team Digitalisering heeft de opdracht de komende jaren de centrale en decentrale rijksarchieven te digitaliseren. Ook worden hier de overige digitaliseringsprojecten binnen het Nationaal Archief uitgevoerd en wordt gewerkt aan het optimaal toegankelijk maken van de gedigitaliseerde collectie. Een deel van deze werkzaamheden wordt op de locatie Emmen uitgevoerd.

Team Restauratie & Conservering
Het team Restauratie & Conservering is verantwoordelijk voor de materiële zorg voor archiefstukken. Door conserverings- en restauratiewerkzaamheden worden objecten weer mooi, leesbaar en bruikbaar. Zo zijn ze beter te digitaliseren, weer bruikbaar voor een tentoonstelling of voor educatie. Een gerestaureerd object is op te vragen om in de studiezaal te raadplegen of kan voor bruikleen naar een andere instelling.

Team Verwerven
Het team Verwerven is verantwoordelijk voor het proces om informatie van een (overheids)organisatie of persoon naar het Nationaal Archief over te brengen. Dat gaat vaak over informatie die al lang geleden is gevormd, maar ook steeds vaker om recent gevormde informatie. Dat brengt nieuwe vragen met zich mee en een stevigere adviesrol ‘aan de voorkant’ voor het team Verwerven. Immers: hoe beter aan de voorkant is nagedacht over de vorming, duurzaamheid en toegankelijkheid, hoe beter die informatie uiteindelijk kan worden overgebracht naar het Nationaal Archief en duurzaam toegankelijk kan blijven voor de burger.

Over Nationaal Archief

Over ons
Het Nationaal Archief is de grootste archiefinstelling van Nederland. Het recht op informatie voor de burger staat bij ons centraal. Wij geven alle burgers toegang tot informatie die zij nodig hebben. Daarom ondersteunen wij overheden om bewust om te gaan met de informatie die gemaakt wordt, informatie duurzaam te beheren en openbaar te maken.

Het Nationaal Archief bestaat al meer dan 200 jaar. Met meer dan 142 kilometer aan papieren archieven, 300.000 kaarten en tekeningen, ruim 15 miljoen foto’s en 1,2 miljoen gigabyte aan digitale bestanden maakt het Nationaal Archief geschiedenis toegankelijk voor iedereen. Je kunt bij het Nationaal Archief deze authentieke bronnen in zien, onderzoeken en telkens weer opnieuw bekijken. Zo krijgen we inzicht in ons verleden en kunnen we begrijpen hoe de samenleving zich ontwikkelt.

Samen met andere archieven en overheidsorganisaties zorgen we ervoor dat ook de informatie van vandaag toegankelijk voor burgers is en blijft, nu en in de verre toekomst. Transparantie en openbaarheid van informatie is belangrijker dan ooit. Als expertisecentrum zet het Nationaal Archief daarom graag haar kennis en ervaring in om de informatiehuishouding bij overheidsorganisaties te verbeteren.

Het Nationaal Archief wil op die manier dichterbij de burger komen, om mensen zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn bij de toegang tot informatie. Informatie uit de archieven beschikbaar is, innovatief en op maat, online en op locatie in onze gebouwen in Den Haag en Emmen. De archieven worden ook gebruikt voor tentoonstellingen (bij het Nationaal Archief en elders) en voor een breed educatieprogramma.

Bijzonderheden

• Je bent niet verplicht om je naam, geboortedatum en geslacht in je cv en sollicitatieformulier te vermelden.
• De sollicitatiegesprekken staan gepland voor week 7. Het gaat om een functie voor 32-36 uur per week. Bij het Nationaal Archief krijg je de mogelijkheid je werktijden zelf in te delen. Ook (deels) thuiswerken behoort tot de mogelijkheden.
• Het inwerken op deze functie vindt voor een deel fysiek plaats in Den Haag.