Afdelingssecretaris Microelectronica bij de faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica (EWI)

Wil jij een centrale positie in het hart van een toonaangevende academische afdeling? Lijkt het jou uitdagend om secretaris- en bedrijfsvoeringstaken te combineren in een dynamische, technische omgeving? Dan is de functie van afdelingssecretaris iets voor jou!

Functieomschrijving

Als afdelingssecretaris van de afdeling Microelectronica (ME) binnen de faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica (EWI) speel je een sleutelrol in het soepel en effectief organiseren van de afdeling. Je werkt nauw samen met de afdelingsvoorzitter en jullie vormen samen een sterk duo. Je denkt actief mee over de afdelingsstrategie, bereidt de management team (MT) vergaderingen voor, zorgt voor helder (financieel) inzicht aan het bestuur van de afdeling, en geeft leiding aan het team van managementassistenten. Samen met je team en de afdelingsvoorzitter zorg je dat de afdeling soepel en professioneel verloopt. Je rapporteert hiërarchisch aan de afdelingsvoorzitter van ME en functioneel aan de faculteitssecretaris van EWI.

Met ruim 265 medewerkers is ME een grote, dynamische afdeling waar jouw inzet van 1 fte onmisbaar is. Ieder jaar staan verschillende uitdagende projecten op de agenda waarin je jouw expertise kunt inzetten en impact kunt maken én jezelf verder kunt ontwikkelen.

In deze functie heb je dus een veelzijdig takenpakket; je bent secretaris en coördinator bedrijfsvoering. Dat doe je niet alleen: je werkt nauw samen met de collega’s van verschillende ondersteunende diensten binnen de faculteit, zoals HR, Finance, en Campus Real Estate / Facility Management. Als eerste aanspreekpunt voor deze collega’s ben je in staat snel en probleemloos te schakelen tussen verschillende werkzaamheden.

Wat ga je doen in deze functie?

• Bestuurlijk adviseur: Je bent de sparringpartner van de afdelingsvoorzitter en MT-leden van jouw afdeling en voorziet hen van advies op het gebied van bestuur en bedrijfsvoering.
• Leidinggevende: Je geeft leiding aan een team van managementassistenten en zorgt voor een goede samenwerking en stimuleert groei van je teamleden.
• Coördinator bedrijfsvoering: Je coördineert bedrijfsvoeringprocessen rond HR (benoemingen, promoties), financiën (begroting, projecten), en huisvesting (organisatie lab- en kantoorruimtes) waarbij samenwerking essentieel is.
• Secretaris: Je bereidt vergaderingen en visitaties voor, zorgt voor verslaglegging en bewaakt de opvolging van besluiten.

Kortom, een sleutelpositie waarin je organisatiekracht, leiderschap en strategisch inzicht combineert om ME vooruit te helpen, met volop kansen om zelf ook te groeien.

Wat zoeken we in jou?

We zoeken iemand die het overzicht kan bewaren, prioriteiten kan stellen, proactief is, en daadkrachtig kan optreden. Je hebt sterke communicatieve vaardigheden, zowel in het Nederlands als Engels, en weet hoe je omgaat met verschillende mensen, culturen en karaktertypes. Je begrijpt dat een academische omgeving draait om mens én wetenschap, en weet daarin de juiste balans te vinden. Ook beschik je over voldoende organisatiesensitiviteit om bestuurlijk-strategische vraagstukken effectief aan te pakken binnen een grote (technisch georiënteerde) organisatie. Je hebt een zelfstandige werkhouding en denkt vooruit.

Daarnaast heb je ervaring en affiniteit met financiën en krijg je energie van het stimuleren van samenwerking binnen de organisatie.

Functie-eisen

• WO werk- en denkniveau, bij voorkeur ervaring in een universitaire of bestuurlijk complexe organisatie.
• Minimaal 5 jaar ervaring als leidinggevende.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels.
• Ervaring met coördinatie van bedrijfsvoering, waaronder financiën.
• Een zelfstandige werkhouding en in staat snel te schakelen tussen verschillende werkzaamheden.
• Ervaring met het navigeren in complexe organisaties en het realiseren van voortgang in bestuurlijk-strategische vraagstukken.

TU Delft

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica

De faculteit Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica (EWI) verenigt drie wetenschappelijke disciplines. Samen versterken ze elkaar en zijn ze de drijvende kracht achter de technologie die we allemaal in ons dagelijks leven gebruiken. Technologie zoals het elektriciteitsnet, dat duurzaam en toekomstbestendig wordt gemaakt door onze faculteit. Tegelijkertijd ontwikkelen wij de chips en sensoren van de toekomst en leggen wij de basis voor de softwaretechnologieën die op deze nieuwe generatie apparatuur gaan draaien – waaronder natuurlijk AI. Ondertussen verleggen wij de grenzen van de toegepaste wiskunde, bijvoorbeeld door ziekteprocessen in kaart te brengen met informatie over individuele cellen en door met wiskunde gigantische aswolken na een vulkaanuitbarsting te simuleren. Met andere woorden: op de faculteit is volop ruimte voor baanbrekend onderzoek. We leiden innovatieve ingenieurs op en beschikken over uitstekende laboratoria en faciliteiten die onze sterke internationale positie onderstrepen. In totaal werken en studeren meer dan 1000 medewerkers en 4000 studenten in deze innovatieve omgeving.

Arbeidsvoorwaarden

• Het dienstverband is 1 jaar met uitzicht op vast dienstverband.
• Een functieomvang van 36-40 uur per week.
• Een salaris dat is gebaseerd op schaal 11 of 12 (afhankelijk van ervaring) uit de CAO Nederlandse Universiteiten met salaris tussen € 4.728 - € 6.433 (schaal 11) en € 5.705 - € 7.297 (schaal 12) bruto per maand op basis van een volledige werkweek (38 uur), plus 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Een uitstekende pensioenregeling via het ABP.
• De mogelijkheid om jaarlijks een individueel arbeidsvoorwaardenpakket samen te stellen.
• Korting bij zorgverzekeraars op aanvullende pakketten.
• Flexibele werkweek.
• Jaarlijks 232 verlofuren (bij 38 uur). Via het individueel keuzebudget kun je bovendien verlofuren verkopen of bijkopen.
• Volop mogelijkheden om opleidingen, trainingen en cursussen te volgen.
• Gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Aandacht voor gezond en energiek werken met het vitaliteitsprogramma.

Additionele informatie
Wil je meer informatie over de functie? Neem dan contact op met Prof.dr. Kofi Makinwa, via K.A.A.Makinwa@tudelft.nl.