Managementassistent

Utrecht heeft jou nodig! In deze functie van managementassistent bij Ruimte maak jij het verschil door orde en overzicht te brengen in een dynamische omgeving. Jij ontzorgt het management, bewaakt agenda’s en processen en zorgt dat alles vlekkeloos verloopt. Je werkt in een hecht team dat betrokken, deskundig en met humor samenwerkt aan grote opgaven voor de stad. Wil jij je talent inzetten voor een gezonde en groeiende stad? Lees snel verder!

Dit is je werk

In de functie van managementassistent ben je hét aanspreekpunt voor de managers die je ondersteunt. De ondersteuning is gericht op het organiseren, bewaken en structureren van lijnprocessen. Jij ontzorgt en fungeert als eerste aanspreekpunt en verbinder tussen de teams van de afdeling SLS en het management. We zoeken een collega die ons team komt versterken binnen de afdeling managementondersteuning. Je zal het afdelingshoofd van de afdeling SLS gaan ondersteunen.

Een greep uit jouw werkzaamheden:

• Je beheert de complexe agenda van het afdelingshoofd SLS – overzichtelijk, strak en zonder dubbele boekingen;
• Je beheert mailboxen met scherp oog voor wat echt belangrijk is;
• Je zorgt dat vergaderingen vlekkeloos verlopen; van notulen, zaal tot stukken;
• Je bewaakt deadlines, stuurt reminders en voorkomt last-minute-paniek;
• Je regelt alles wat besteld moet worden: bloemen, geschenken en gebak;
• Je bent een vraagbaak voor collega's;
• Je helpt bij HR-taken als sollicitaties en de warmste onboarding ooit.

Dit is je werkplek

Voor jou is er plek bij managementondersteuning van het organisatieonderdeel Ruimte. Hier kom jij terecht in een team van ruim 30 managementassistenten. Hoewel we een grote groep vormen, werken we in de praktijk vaak in kleinere groepjes samen. Zo houden we de lijnen kort, stemmen we informeel af en staan we altijd klaar om elkaar te helpen. Jij hebt de verantwoordelijkheid voor het ondersteunen van het management van de afdeling Strategie, Lobby en Stedelijke Sturing (SLS). Je werkt vanaf de 8e verdieping van het Stadskantoor: met uitzicht over Utrecht.

De afdeling SLS is een afdeling binnen het organisatieonderdeel Ruimte van ongeveer 35 mensen, verdeeld over de teams ‘Strategie’, ‘Lobby & Rijk Regio Netwerk’ en ‘Directie- en Bestuursadvisering’. Daarnaast is er een stafteam dat bestaat uit management, ondersteuning en communicatie. Betrokken, hardwerkend, slim, met humor, gáán voor hun vak, goede onderlinge band en met een brede kijk op ruimtelijke ontwikkeling kenmerken de afdeling. De kern van het werk van SLS is het ondersteunen van de managementlaag Ruimte en het adviseren van Directie en Bestuur, integraal adviseren op prioriteiten, complexe strategische gebiedsoverstijgende vraagstukken en samenhang in beleid.

Dit is jouw inbreng

Je bent in ieder geval een geboren organisator en denkt altijd drie stappen vooruit. Je houdt van ontzorgen, dat zit gewoon in je systeem. Je communiceert helder, vriendelijk én doortastend en stelt je flexibel op. Je blijft kalm en positief, zelfs als er veel van je gevraagd wordt. Ook denk je niet in problemen, maar in oplossingen.

Concrete eisen zijn:

• Je brengt HBO werk- en denkniveau mee;
• Ruim aantoonbare ervaring van 5 jaar in een vergelijkbare rol als managementassistent, waarin je te maken had met complex agendabeheer;
• Aantoonbare ervaring met werken voor een MT of directie bij de overheid;
• Ruime ervaring met MS-Officepakketten (in ieder geval met Outlook en Teams) en je hebt geen problemen met het leren van nieuwe systemen. Ervaring met iBabs is een pré.

Dit bieden we je

Bij ons krijg je de gelegenheid om te werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Dit alles gebeurt op ons stadskantoor met uitzicht over de stad waar jij voor werkt. Tegelijk hoort daar een passend salaris bij. Onderstaand vind je ons aanbod:

• Een werkweek van 32 uur verdeeld over 4/5 dagen met een bruto maandsalaris tussen de € 3171,- en € 4464,- (schaal 8) op basis van 36 uur. Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring. Inpassing in de tijdelijke aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden;
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris. Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen wensen. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren, het kopen van een fiets of extra (vakantie)geld;
• Werken in het Stadskantoor: het meest centrale en best bereikbare kantoor van Nederland;
• We geven de voorkeur aan werken op kantoor en daarnaast is hybride werken mogelijk. Natuurlijk zorgen we dat je thuis ook een goede werkplek hebt, inclusief laptop, bureau en bureaustoel;
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.