Operations Coördinator

Jij zorgt voor structuur. Wij zorgen voor snacks. Samen laten we alles soepel lopen.

Bij BitesWeLove geloven we dat de snackwereld wel wat opschudding kan gebruiken. Daarom maken we betere alternatieven voor ongezonde snacks – plant-based bites met minder vet, zout en suiker en meer vezels en eiwitten. Je vindt ons in supermarkten, kantines, sportlocaties en natuurlijk online. We groeien hard en dat betekent één ding: onze operations worden steeds belangrijker.

We zoeken iemand die het heerlijk vindt als alles klopt. Iemand die blij wordt van cijfers die kloppen, orders die vlekkeloos doorgaan, systemen die netjes up-to-date zijn en klanten die goed geholpen worden. Omdat je het fijn vindt wanneer alles op rolletjes loopt en processen kloppen.

Over de rol

Als Operations Coördinator ben jij het hart van onze dagelijkse operatie. Jij zorgt dat bestellingen, voorraden, zendingen en facturen perfect door onze systemen bewegen en alles op kantoor soepel verloopt. Je werkt nauwkeurig, denkt vooruit en houdt overzicht, ook als er veel tegelijk gebeurt. Je bent bovendien het eerste aanspreekpunt voor klanten: zowel telefonisch als fysiek, en dus ons visitekaartje. Je pakt daarnaast vol energie diverse office-management taken op. Met jouw werk zorg je dat BitesWeLove kan blijven groeien.

Je werkt vanuit ons kantoor in Amsterdam (Omval-Oost) en maakt deel uit van het operations team. De rol is beschikbaar voor 4 of 5 dagen per week.

Wat je doet:

• Je verwerkt klantbestellingen, maakt klanten aan in onze systemen en zorgt dat orders correct worden ingevoerd.
• Je regelt inbound en outbound logistiek: je plant leveringen, stemt af met onze verschillende warehouses, coördineert lever slots, werkt met EDI en houdt contact met supply-chain teams van klanten.
• Je controleert voorraden, signaleert afwijkingen en zorgt dat producten op tijd binnenkomen en uitgeleverd worden.
• Je zorgt dat alle administratieve processen in Exact Globe kloppen: debiteurenbeheer, facturen verwerken, betalingen opvolgen, bonnetjes verwerken en interne declaraties verwerken.
• Je vult klantdocumenten in en beheert klantgegevens, prijzen en alle overige operationele taken.
• Je ondersteunt bij verwerking van B2C en B2B webshop orders (Shopify): bestellingen, klantinfo, retouren en administratie.
• Je bent een vriendelijk en duidelijk aanspreekpunt voor klanten bij uiteenlopende vragen en zorgt dat issues snel en klantvriendelijk worden opgelost.
• Je helpt het kantoor soepel draaien: kantoorvoorraad, pakketjes, PR- en salespakketten, facilitaire taken en projecten, dingen die kapot zijn, teamuitjes, verjaardagen en andere HR-support.

Wie jij bent:

• Je werkt nauwkeurig, zorgvuldig en gestructureerd, dit zit in je natuur.
• Je houdt van administratie, logistieke processen en dingen kloppend maken.
• Je bent proactief en positief, denkt vooruit en ziet wat er nodig is voordat iemand het hoeft te vragen.
• Je blijft rustig als er veel tegelijk gebeurt en weet goed prioriteiten te stellen.
• Je bent klantvriendelijk, professioneel en sterk in communicatie.
• Je hebt een probleemoplossende mindset: je ziet geen gedoe, je ziet oplossingen.
• Je bent handig met Excel en cijfers.
• Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands en Engels.

Ervaring:

• Minimaal 2–3 jaar ervaring in een vergelijkbare operations-/administratieve rol.
• Aantoonbare ervaring met Exact Globe, Exact Online of vergelijkbare systemen.
• Aantoonbare ervaring met financiële administratie, logistiek en supply-chain en klantcontact.
• Ervaring met Shopify of vergelijkbare webshopsoftware is een pré.

Wat je krijgt:

• Een salaris passend bij je ervaring. 8% vakantiegeld, 25 vakantiedagen (o.b.v. fulltime), +1 fuck-it day per jaar en pensioenopbouw.
• Flexibiliteit om 36–40 uur te werken, verdeeld over 4 of 5 dagen.
• Salaris op basis van ervaring (indicatie €38k-€45k bruto per jaar)
• Een inspirerend kantoor in Amsterdam met elke dag een gratis verse (vega) lunch.
• Een klein, energiek team met humor, ambitie en goede vibes.
• Onbeperkt bites – uiteraard.

Startdatum:

Januari / februari 2026.

Klinkt dit als jouw plek?

Mail je cv en motivatie naar nicole@biteswelove.nl. We ontmoeten je graag!