Bestuurssecretaris (0,8 – 1,0 fte)

Als bestuurssecretaris ben jij de verbindende schakel tussen strategie en uitvoering, tussen mensen en processen. Wil jij bijdragen aan goed bestuur, maatschappelijke relevantie én een toekomstgerichte hogeschool? Dan is dit jouw kans.

Wat ga je doen?

Het College van Bestuur zoekt in de bestuurssecretaris een sparringpartner die een grote bijdrage levert aan het besluitvormingsproces en daarmee ook aan de uitvoering van de strategische agenda. Iemand die dus onderdeel wil zijn van het kloppend hart van de organisatie, daar waar de besluiten genomen worden. Je gaat besluitvorming uitzetten, voorbereiden, en ook monitoren. Dit is geen papieren werkelijkheid: dit vraagt veel afstemming met belangrijke stakeholders in de organisatie en dus veel menselijke interactie. De bestuurssecretaris kijkt vooruit, anticipeert en heeft een signaalfunctie, en springt daar in waar nodig, zowel richting het College van Bestuur als richting de stakeholders in de organisatie. Je vormt een stuk cement tussen de bestuurlijke besluitvorming en de uitdagingen die in de organisatie liggen.

Samen met de andere secretarissen ben je verantwoordelijk voor een breed pakket aan taken. Binnen het team vullen jullie elkaar aan en worden taken verdeeld op basis van senioriteit, kennis, interesses en vaardigheden. Jullie ondersteunen het College van Bestuur en de Raad van Toezicht bij werkzaamheden die voortkomen uit hun portefeuille. De vertrekkende secretaris richt zich daarbij in het bijzonder op de ondersteuning van de Raad van Toezicht. Denk hierbij aan de volgende taken:

• Voorbereiding en opvolging van verschillende interne en externe overleggen, bijvoorbeeld met de Raad van Toezicht, de Centrale Medezeggenschapsraad, diverse interne organisatie onderdelen en vertegenwoordigers daarvan en externe (onderwijs)organisaties. Uitvragen van wat er speelt en leeft, een agenda samenstellen en deze ook uitzetten en volgen. Maar ook: meedenken en sparren.
• Coördinatie van bestuurlijke besluitvormingsprocessen: je stuurt op voorbereiding, ontwikkeling, implementatie en monitoring van besluiten en beleid en je communiceert daarover op heldere en vriendelijke wijze met de organisatie en betrokkenen.
• Meebouwen aan en denken over de optimalisering van bestuurlijke besluitvormingsprocessen en de governance-structuur van de hogeschool. Daar waar het makkelijker kan, heel graag. Daar waar het beter kan, heel graag. Er is veel ruimte voor input en expertise. Je fungeert als vraagbaak voor interne collega’s en externe stakeholders; je speelt een rol daar waar er interactie is met externe strategische relaties van het College van Bestuur – denk aan bezoeken, denk aan strategische sessies; je past kennis van relevante wetgeving (WHW) en interne reglementen voor zover van toepassing op het College van Bestuur en de Raad van Toezicht toe.

Het team

Het College van Bestuur heeft als belangrijkste verantwoordelijkheid het leiden en besturen van de instelling, inclusief het ontwikkelen en uitvoeren van strategisch beleid. Dit vormt mede het kloppend hart van onze instelling. Het College vertegenwoordigt de hogeschool naar externe stakeholders en onderhoudt relaties met de overheid, het bedrijfsleven en andere onderwijsinstellingen. Bovendien draagt het College van Bestuur de eindverantwoordelijkheid voor de kwaliteit van onderwijs en onderzoek, de financiën en het welzijn van studenten en medewerkers – en nog zoveel meer. Het College van Bestuur van Hogeschool Rotterdam bestaat uit drie leden met ieder een eigen portefeuille waarbij ze integraal verantwoordelijk zijn.

Als bestuurssecretaris ondersteun je, in samenwerking met de bestuursassistenten, het College van Bestuur en de Raad van Toezicht en vervul je een spilfunctie tussen het College en de organisatie van Hogeschool Rotterdam. Je vormt een team met een collega bestuurssecretaris onder aanvoering van de algemeen bestuurssecretaris (Bestuursstaf).

Ben jij wie we zoeken?

Als bestuurssecretaris ben je een verbinder, een regisseur, en een betrouwbare adviseur. Je hebt voelsprieten voor wat er leeft en waar het nu echt over gaat. Jij weet wat er in de organisatie speelt, en helpt de mensen om je heen verder vooruit. Je bent daarin verbindend, opgewekt en positief ingesteld. Een goede organisatie van je eigen werk is van groot belang, want er spelen altijd veel zaken tegelijkertijd. Je bent stressbestendig (beter gezegd: je houdt van reuring), je hebt relativeringsvermogen en een zeer goed ontwikkeld gevoel voor onderlinge verhoudingen. Een gevoel voor humor is geen pré, maar een must. Je hebt er plezier in relaties op te bouwen en te onderhouden en kunt uitstekend functioneren als ‘spin in het web’. Je kunt gemakkelijk schakelen op verschillende functieniveaus.

Je vindt het fijn in een team te werken waarbij je veel moet afstemmen en elkaar vervangt wanneer nodig.

In een bestuurlijke omgeving moet je snel hoofd- en bijzaken kunnen scheiden, kernachtig communiceren en organisatie sensitief zijn, zowel in woord als geschrift. Uiteraard ga je integer en discreet te werk. Resultaatgericht met oog voor het proces én haalbaarheid is van belang om de bestuurlijke besluitvormingsprocessen goed te kunnen (op)volgen. Daarnaast ben je analytisch, flexibel, en een snelle creatieve probleemoplosser.

Vereisten:

• Een afgeronde relevante opleiding op academisch niveau
• Minimaal 4-6 jaar ervaring met werken in complexe organisaties, bij voorkeur in of in de periferie van de bestuurlijke besluitvorming.

Je hebt:

• Ervaring met werken dichtbij of met directies, bestuurders en/of met toezichthouders;
• Ervaring met het regisseren van (bestuurlijke) processen;
• Kennis van het hoger onderwijs en relevante thema’s;
• Uitstekende communicatieve-, schrijf- en adviesvaardigheden;
• Kennis van bedrijfsvoering is een pré. Je bent in staat ‘de juiste vragen te stellen én de antwoorden te begrijpen;
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.

Qua persoonlijkheid wordt gezocht naar een kandidaat die zich herkent in onderstaand profiel:

• Handelt vanuit de kernwaarden van de Hogeschool Rotterdam: verantwoordelijkheid, veerkracht, verbondenheid en rechtvaardigheid;
• Is blijmoedig en denkt in kansen en mogelijkheden;
• Is vertrouwenwekkend en dienstverlenend, op zoek naar de ‘ja’;
• Durft tegen te spreken en signalen op tafel te leggen;
• Is resultaatgericht en gestructureerd met oog voor betrokkenheid en diversiteit aan stakeholders. Bewaart rust, is weloverwogen én is doortastend;
• Houdt overzicht;
• Is organisatiesensitief en een teamspeler;
• Is van nature verbindend en inhoudelijk in staat de verbinding te leggen tussen de besluitvorming op het niveau van het College van Bestuur en de organisatie;
• Goed ontwikkeld strategisch, analytisch en conceptueel vermogen;
• In het bezit van goede communicatieve en sociale vaardigheden;
• Legt zowel intern als extern de juiste contacten waar nodig;
• Is in staat verschillende rollen te nemen passend bij de opgave, omgeving en context: sparringpartner, (inhoudelijk) adviseur, criticus, vertrouwenspersoon;
• Staat voor een inclusieve en diverse organisatie en heeft oog en gevoel voor medezeggenschap.

Wat bieden we jou?

• Een uitdagende functie met maatschappelijke impact
• Bij aanvang van een dienstverband bij Hogeschool Rotterdam bieden wij een jaarcontract (D4 CAO HBO)
• 8% vakantiegeld + 8,3% eindejaarsuitkering
• Maar liefst 9 weken vakantie (bij fulltime)
• 45 duurzame inzetbaarheidsuren (o.a. voor ouderschapsverlof en flexibele werktijden)
• Oog voor werk-privébalans
• Uitstekende pensioenregeling (ABP)
• Fietsregeling met belastingvoordeel
• Vergoedingen voor internet, reizen en thuiswerken
• Laptop, telefoon en thuiswerkfaciliteiten
• Ruime scholings- en ontwikkelmogelijkheden

Onze organisatie

Bij Hogeschool Rotterdam werken we samen aan de toekomst. Met 39.000 studenten en 4.200 medewerkers zijn we een kennisinstelling die praktijkgerichte oplossingen biedt voor maatschappelijke vraagstukken. Ons doel is om studenten voor te bereiden op de banen van vandaag en morgen. We helpen (jonge) mensen op weg in hun professionele ontwikkeling, waarbij het succes van de student centraal staat.