Formatiemedewerker HR

Bij het ministerie van Buitenlandse Zaken werken we voor Nederland wereldwijd. Uniek voor ons ministerie is dat medewerkers niet vast op een functie zitten maar geregeld worden overgeplaatst. Dit vraagt om formatiebeheer dat tiptop in orde is en waar de organisatie op kan bouwen. En daar kom jij in beeld.

Als Formatiemedewerker HR draag je bij aan het personeelsbeheer binnen het ministerie. Je ondersteunt bij het opstellen en beheren van formatieplannen en zorgt voor een correcte administratieve verwerking van personeelsmutaties. Je beheert niet alleen de formatiegegevens in onze systemen, maar zorgt ook dat deze kloppen, inzichtelijk zijn én bijdragen aan HR-beslissingen. Jij bent degene die met een kritisch oog de administratie van alle functies bij BZ beheert, fouten signaleert en advies geeft. Daarbij werk je samen met collega’s en leidinggevenden, waarbij jouw klantgerichte houding en inlevingsvermogen van groot belang zijn. Je werkt nauw samen met collega’s binnen HR en andere afdelingen om te zorgen voor een actueel en kloppend personeelsbestand. Je komt te werken in een klein en hecht team dat graag gezamenlijk de schouders eronder zet.

Jouw belangrijkste werkzaamheden:

Jij begrijpt dat een goed georganiseerd formatiebeheer de ruggengraat is van elke succesvolle organisatie. Bij Buitenlandse Zaken krijg je de kans om:

• Een concrete bijdrage te leveren aan een betrouwbare HR formatieadministratie voor een organisatie met een internationale impact.
• Zelfstandig te werken, waarbij je voornamelijk advies geeft aan HR-adviseurs over het juist doorvoeren van mutaties.
• Processen en systemen niet alleen te beheren, maar ook te verbeteren.
• Verzamelen en analyseren van gegevens over de personeelsformatie.
• Signaleren van knelpunten en adviseren over mogelijke oplossingen.
• Ondersteunen bij het opstellen van rapportages en managementinformatie.
• Zorgen voor een correcte administratieve afhandeling van formatie- en personeelsmutaties.
• Samenwerken met verschillende interne stakeholders.
• Dit is een rol waarin jouw analytische vaardigheden en nauwkeurigheid wordt gewaardeerd, en waarin je de ruimte krijgt om advies te geven en mee te denken.

Dit bieden we nog meer

• Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.
• De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden.
• Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
• Een uitdagende functie binnen een dynamische werkomgeving.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei.
• Een collegiaal team en goede arbeidsvoorwaarden.

Dit vragen wij

Functie-eisen

• Je beschikt over een hbo-werk- en denkniveau, het liefst met aanvullende expertise in HR-processen.
• Je hebt ervaring met HR-administratie en formatiebeheer.
• Je beschikt over een analytische geest en je hebt oog voor detail.
• Je beschikt over goede planningsvaardigheden en het vermogen om proactief en zelfstandig te werken. Je weet prioriteiten te stellen en zo ook de rust te bewaren tijdens drukkere periodes.
• Je kunt goed communiceren, in woord en geschrift.
• Je bent iemand die graag nauwkeurig werkt en daarmee zorgt voor de juiste verwerking van formatiegegevens in de verschillende HR-systemen. Je houdt van structuur en brengt dit aan waar dit ontbreekt.
• Je werkt graag zelfstandig en je kunt prima functioneren in een rol waarin niet altijd intensief contact met collega’s nodig is.
• Je bent communicatief vaardig en kunt goed samenwerken.
• Je hebt een proactieve houding en denkt graag mee over verbeteringen.

Hier kom je te werken

Je gaat aan de slag bij de Hoofddirectie Personeel en Organisatie (HDPO). Dit is de HR-directie voor het hele ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) en levert een concrete en zichtbare bijdrage aan personeelsbeleid en de verdere ontwikkeling van de BZ-organisatie. Als adviserende partner versterkt HDPO het leiderschap van BZ en voert het, namens de bestuurder, strategisch HR-beleid uit. HDPO biedt advies en ondersteuning aan leidinggevenden en medewerkers, ontwikkelt beleid en levert belangrijke diensten zoals training en opleiding, bedrijfsmaatschappelijk werk, arbo-ondersteuning en HR-systemen. Waar nodig handelt HDPO vanuit de werkgeversrol, ook richting medezeggenschap (OR en bonden), en werkt daarbij nauw samen met andere partners binnen BZ. HDPO kenmerkt zich intern door informele en plezierige omgangsvormen, saamhorigheid, grote betrokkenheid en ruime ontwikkelingsmogelijkheden voor medewerkers.

Als medewerker formatie werk je binnen het team Formatie & Financiën. Dit team zorgt voor het beheren en bewaken van de formatie en is verantwoordelijk voor het adviseren over het HR-budget van alle directies en posten. Tevens beheert de afdeling de financiële P-administratie en geeft uitvoering aan de controlfunctie t.a.v. de HR-budgetten. De formatie wordt beheerd met 2 directe collega’s. Het team Formatie & Financiën bestaat in totaal uit 10 collega’s.