Managementassistent Publiekszaken

Hou jij van schakelen, regelen en ondersteunen op hoog niveau? Word managementassistent van Directeur Stadsdelen & Wijken.

Als managementassistent werk je binnen het directiesecretariaat van het stafbureau van de Dienst Publiekszaken (DPZ). Vanuit dit team ondersteun jij de sectordirecteur Stadsdelen & Wijken — een sector die zich richt op collectieve dienstverlening: het werk in en voor de wijk. Verdeeld over acht stadsdelen zetten collega’s zich dagelijks in voor leefbaarheid, welzijn en verbinding in de buurt.

Ben jij professioneel, digitaal vaardig en weet jij altijd drie stappen vooruit te denken? Dan zoeken wij jou!

Wat ga je doen?

Jij zorgt ervoor dat de dag van de directeur soepel verloopt. Je bent haar steun en toeverlaat in de dagelijkse operatie:

• beheer van agenda, afspraken en deadlines;
• voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten;
• verzorgen van inkomende en uitgaande communicatie (mail, telefoon, post);
• digitaal klaarzetten van stukken en bewaken van rappellering.

Samen met de directeur en directiesecretaris organiseer je MT-vergaderingen en andere overleggen. Je stelt de agenda op, verzamelt stukken, regelt faciliteiten en verspreidt documenten. Je notuleert, stelt actie- en besluitenlijsten op en bewaakt de opvolging. Jij houdt het overzicht — ook als het druk is.

Daarnaast ondersteun je bij bedrijfsvoeringstaken zoals:

• Financiën: o.a. inkooporders aanmaken
• P&O: o.a. in- en uitdienstregistratie, verzuim, gesprekscyclus plannen

Je houdt overzichten actueel en schakelt met de dienst Bedrijfsvoering over diverse aanvragen. Als lid van het directiesecretariaat spring je bij voor collega’s en ondersteun je ook bij directiebrede acties en evenementen.

Laat je organisatorisch talent zien in een rol met maatschappelijke betekenis. Solliciteer nu en versterk ons team!

Wat vragen wij?

Wij zoeken een ervaren en professionele managementassistent met frisse energie en ambitie! Je pakt het werk op voordat jouw directeur er al maar naar heeft gekeken. Zoals die mail van de wethouder die niet mag blijven liggen omdat jouw directeur de hele dag in overleg zit. Daar mag een goed gevoel voor politiek-bestuurlijke verhoudingen niet bij ontbreken.

De hectiek van de activiteiten in deze functie vraagt om een vriendelijke en tegelijkertijd ook assertieve persoonlijkheid met een groot ad hoc probleemoplossend/organisatorisch vermogen en flexibele instelling. Je kunt snel schakelen en weet verwachtingen te managen. Je presteert gelijkmatig in rustigere en drukkere tijden.

Ook neem je mee:

• minimaal hbo werk- en denkniveau;
• relevante en aantoonbare secretariële ervaring (minimaal 3 jaar werkervaring);
• uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden;
• goede omgang met vertrouwelijke informatie en nauwkeurig;
• digitaal zeer vaardig met onder andere de diverse Microsoft-applicaties (o.a. Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams en Sharepoint).

Wat bieden wij?

• een 32 tot 36-urige werkweek met een salaris van minimaal €2.805,- en maximaal €3.980,- per maand (schaal 7) op basis van een volledige (36-urige) werkweek. Een herwaardering naar schaal 8 (maximaal €4.464,-) wordt momenteel bezien. Een tijdelijke arbeidsmarktoelage behoort tot de mogelijkheden;
• een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden met de mogelijkheid tot verlenging of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
• 144 uur wettelijk verlof en 57,6 uur bovenwettelijk verlof (bij een volledig dienstverband van 36 uur);
• een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% boven op je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof of salaris;
• opname in het ABP-pensioenfonds met een gunstige pensioenregeling, waarbij wij 70% van je pensioen betalen en een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering;
• een thuiswerkvergoeding van €3,- netto per dag voor elke dag die je thuiswerkt;
• ruimte om compensatieverlof op te bouwen;
• diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
• de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden: je krijgt diverse voorzieningen (o.a. laptop en telefoon) en de mogelijkheid je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past;
• en nog veel meer.

Wie zijn wij?

De dienst Publiekszaken (DPZ) is één van de acht diensten van de gemeente Den Haag. DPZ (ca. 1.200 medewerkers) staat voor het leveren van uitstekende dienstverlening aan inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties. DPZ is daarbij vaak het eerste contact met de gemeente. De dienst bestaat uit vier sectoren: Belastingzaken, Klant Contact Centrum, Stadsdelen & Wijken en Bibliotheek & Haags Gemeentearchief.

Het directieteam van de dienst bestaat uit de vier sectordirecteuren en staat onder leiding van de Algemeen Directeur. Maaike Patist is de sectordirecteur van de sector Stadsdelen & Wijken. In deze functie verzorg je voor haar dus de dagelijkse ondersteuning. Dit doe je zoals eerder aangegeven vanuit het team directiesecretariaat DPZ dat onderdeel uitmaakt van het Stafbureau DPZ en opereert als een pool waarbij de collega’s elkaar bij afwezigheid vervangen.