Adviseur informatiehuishouding

Bij Dienst Toeslagen bouwen we aan een sterk fundament voor informatiehuishouding. Ons nieuwe team zorgt dat informatie vindbaar, betrouwbaar en duurzaam toegankelijk is. We zoeken iemand die energie krijgt van het verbeteren van processen en collega’s hierin meeneemt. Iemand die het leuk vindt om samen iets op te bouwen in plaats van in een gespreid bedje te stappen.

Wil jij bijdragen aan goed georganiseerde informatie bij de overheid? Kom werken als adviseur informatiehuishouding en lees hieronder meer.

Dit doe je bij Toeslagen

Als adviseur informatiehuishouding ben je verantwoordelijk voor het optimaliseren en beheren van de informatievoorziening binnen de organisatie. Je gaat aan de slag bij de directie Mensen, Middelen en Communicatie. Binnen deze directie hoort het team informatiehuishouding en IV middelen, dat beleid, processen en samenwerking rondom informatiehuishouding ontwikkelt en ondersteunt. Het team is nieuw en in opbouw: het fundament ligt er, maar er is volop ruimte voor jouw ideeën en initiatief.

Je werkt samen met verschillende afdelingen om te zorgen dat informatie veilig, toegankelijk en up-to-date is. Je helpt collega’s van de staf- en ondersteunende directies om hun dossiers netjes en actueel te houden in ons Document Management Systeem (DMS). Daarbij maak je duidelijk wat er van hen wordt verwacht en zorg je dat zij de beschikbare tools goed kunnen gebruiken. Je voert kwaliteitscontroles uit en vertaalt jouw bevindingen naar concrete verbeteringen die direct toepasbaar zijn.

• Je analyseert en verbetert informatiestromen en -processen.
• Je adviseert collega’s en management over informatiebeheer en archivering.
• Je draagt bij aan de implementatie van nieuwe digitale systemen, zoals M365 of DMS Digidoc Online.
• Je zorgt voor naleving van wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer.
• Je begeleidt en traint medewerkers in het gebruik van informatiesystemen.

Als collega’s vragen hebben over wet- en regelgeving, ben jij degene die hen praktisch adviseert. Je zorgt voor een duidelijke en werkbare dossierstructuur, en je helpt bij het inrichten van beheerprocessen en een kwaliteitszorgsysteem. Zo maak je het voor iedereen makkelijker om volgens de regels te werken en tegelijkertijd efficiënt te blijven. Je verbindt beleid met praktijk en doet dat op een manier die collega’s motiveert en enthousiasmeert. Dankzij jouw inzet werkt iedereen met vertrouwen en overzicht aan een toekomstbestendige informatiehuishouding.

Een bijzondere baan, omdat...

• je meebouwt aan een nieuw team in een organisatie die volop in beweging is. Ook jouw rol is relatief nieuw, dus deze help je verder vormgeven.
• je werk maatschappelijk relevant is: je helpt mee om voorzieningen voor iedereen betaalbaar te maken.
• je werk gevarieerd is – geen dag is hetzelfde.
• je veel ruimte krijgt om jezelf te ontwikkelen en een breed netwerk op te bouwen binnen het ministerie van Financiën.

Dit zegt een collega over jouw werkomgeving

“Wat ik zo leuk vind aan mijn werk? Het feit dat weinig nog echt vast ligt en we samen bepalen hoe we het team en de inrichting van onze informatiehuishouding vormgeven. Bijvoorbeeld hoe we M365 willen inrichten of hoe we medewerkers goed meenemen. Ik krijg veel vrijheid en vertrouwen en er is altijd ruimte om even te sparren met collega’s. Daarnaast is de wekelijkse lunch buiten de deur met de afdeling een leuke manier om ook andere collega’s beter te leren kennen". Marieke van der Korput, adviseur Informatiehuishouding.

Dit krijg je

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Inschaling vindt plaats in de bij de functie behorende salarisschaal. Bij het ontbreken van relevante kennis en ervaring kan tijdelijk een lagere salarisschaal worden toegepast.
• Een uitdagende functie binnen een maatschappelijk relevante organisatie.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei.
• Een collegiale en professionele werkomgeving.

Dit bieden we nog meer

Natuurlijk ontvang je ook een individueel keuzebudget (IKB). Jouw IKB bestaat uit geld (IKB-budget) en tijd (IKB-uren). Het IKB geeft je de mogelijkheid om naar eigen keuze een deel van je IKB-budget te laten uitbetalen op de door jou gekozen tijdstippen. Én je hebt de mogelijkheid om je IKB-budget deels om te zetten in verlof of andersom. Ook kun je het IKB-budget besteden aan een fiscaal-vriendelijk doel, zoals bijvoorbeeld een fiets, bedrijfsfitness of vakliteratuur.

De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer studiefaciliteiten, ouderschapsverlof en een vergoeding woon-werkverkeer.

Wij verwachten van onze werknemers dat ze integer zijn en we vragen aan nieuwe medewerkers een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Als deze niet kan worden overlegd voor de indiensttreding, volgt geen arbeidsovereenkomst.

Dit vragen wij

Wanneer past deze baan bij je?

• Je hebt hbo werk- en denkniveau en minstens 2 jaar ervaring in een vergelijkbare rol (bijvoorbeeld kwaliteitsmedewerker of functioneel beheerder van een DMS of zaaksysteem).
• Ervaring met informatiebeheer en advisering binnen een complexe organisatie.
• Je bent communicatief sterk en vindt het leuk om collega’s te helpen.
• Je hebt kennis van onderwerpen zoals selectielijsten, kwaliteitssystemen, bewaren en vernietigen, openbaarmaking en documentmanagement.
• Kennis van relevante wet- en regelgeving, zoals de Archiefwet.
• Je vindt het leuk om deel te nemen aan projecten.
• Je kunt goed analyseren, overtuigen en samenwerken.
• Goede communicatieve vaardigheden en een proactieve houding.
• Affiniteit met digitalisering en procesoptimalisatie.
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands.

Jouw competenties

• klantgerichtheid
• omgevingsbewustzijn
• plannen en organiseren
• samenwerken
• voortgangscontrole

Hier kom je te werken

De directie Mensen, Middelen & Communicatie ondersteunt het primaire proces bij Dienst Toeslagen en draagt zo bij aan het realiseren van de uitvoerings- en veranderopgave.

Afdeling Mensen (HR) adviseert leidinggevenden en andere medewerkers. Daarnaast houden zij zich bezig met alle taken die (rechtstreeks) betrekking hebben op de medewerkers van Dienst Toeslagen.

De Afdeling Middelen zorgt ervoor dat iedereen optimaal kan werken onder prettige omstandigheden, op het gebied van zowel ontwikkeling als bijvoorbeeld veiligheid.

Afdeling Communicatie speelt een cruciale rol in zowel de interne als externe communicatie, waardoor ze bijdraagt aan een organisatiecultuur waarin medewerkers en leidinggevenden samenwerken voor de burger. De afdeling positioneert Dienst Toeslagen in de binnen- en buitenwereld en bouwt aan de reputatie van de organisatie met de burger als vertrekpunt. Daarnaast beheert de afdeling Communicatie de online kanalen en bewaakt de huisstijl en tone-of-voice van Dienst Toeslagen. Het team adviseert en denkt mee over geschikte communicatiemiddelen richting diverse doelgroepen zoals medewerkers, burgers, stakeholders en medewerkers.

Over Toeslagen

Dienst Toeslagen is een zelfstandige, publieke dienstverlener, onderdeel van het ministerie van Financiën. We maken vitale voorzieningen als de huur, de zorgverzekering en de zorg voor kinderen voor iedereen betaalbaar. Maar als je er goed over nadenkt, gaat ons werk over veel meer dan alleen het uitkeren van een maandelijks voorschot aan mensen die daar recht op hebben. Wij zorgen ervoor dat mensen mee kunnen doen in de maatschappij. Zonder dat ze zich zorgen hoeven te maken of ze deze maand de huur, de kinderopvang of de zorgverzekering of de zorg voor hun kinderen nog kunnen betalen. Mensen helpen die ons hard nodig hebben, dat is waar we het voor doen. Door onze kennis in te zetten en -vooral- ons te blijven verplaatsen in de mensen om wie het gaat. Door hun problemen, twijfels en uitdagingen zo goed mogelijk te doorgronden.

Binnen Dienst Toeslagen heeft de Uitvoeringsorganisatie Herstel Toeslagen een specifieke, tijdelijke opdracht: gedupeerde ouders erkenning bieden en ruimhartig herstellen voor het onrecht dat hen is aangedaan rondom kinderopvangtoeslag.

Met elkaar en met de buitenwereld bouwen we aan Dienst Toeslagen. De motivatie om te leren van gemaakte fouten is in de hele organisatie voelbaar. Iedere dag opnieuw proberen we Dienst Toeslagen nog beter te laten aansluiten bij wat de samenleving vraagt. Zodat iedereen in Nederland, wie je ook bent en wat je persoonlijke situatie ook is, kan meedoen.

Wij maken meedoen mogelijk.
Kom jij ons daarbij helpen?