Afdelingssecretaris A&T bij directie Transacties en Projecten

Transacties en Projecten is een ondernemende landelijke directie met zo’n 800 medewerkers, verantwoordelijk voor ambitieuze en toonaangevende projecten als de renovatie van het Binnenhof en de bouw en renovatie van overheidsgebouwen zoals ministeries, rechtbanken en gevangenissen. Een interessante werkomgeving? Absoluut!

Als afdelingssecretaris word je, vanuit het Bedrijfsbureau, ingezet bij de afdeling Architectuur en Techniek (A&T). In deze afdeling ben je de spin in het web in een veelzijdige en dynamische omgeving!

Als afdelingssecretaris ben je verantwoordelijk voor de secretariswerkzaamheden van het managementteam (MT) van de afdeling Architectuur en Techniek en ben je in feite de rechterhand van het afdelingshoofd. Daarnaast zorg je ervoor dat de interne bedrijfsvoeringsprocessen van de afdeling goed functioneren. Zo ondersteun jij proactief het MT en, in dat verlengde, de afdeling, met onder andere de voorbereiding van de besluitvorming en van vergaderingen en bijeenkomsten. Ook ben je in je werkzaamheden verantwoordelijk voor de managementinformatie waarmee het afdelingshoofd en het MT kortcyclisch en ook op langere termijn goed kan sturen op de productie en bedrijfsvoering. Daarnaast kan je als uitvoerend secretaris werkzaamheden uitvoeren voor de gehele directie T&P vanuit het Bedrijfsbureau. Dit doe je samen met de bestuursadviseurs en de directiesecretaris.

Het is een uitdagende mix van inhoudelijk en procesmatig werk in een veelzijdige en dynamische omgeving. Je bent daarbij een proactieve verbinder met een scherpe antenne- en signaleringsfunctie, zowel naar het managementteam als naar de medewerkers binnen en buiten de eigen afdeling en directie. Je bent in staat om zelfstandige producten op te leveren en op basis van de informatie adviezen en acties te formuleren. Voor de inhoudelijke expertise die je daarbij nodig hebt, maak je goed gebruik van de kennis en ervaring van collega’s.

Dit ga je doen:

• Het voorbereiden van de wekelijkse Managementteam overleggen (MT): zorgen voor de agenda, verslaglegging en stukken van het MT van de afdeling A&T en het ondersteunen bij en voorbereiden van de besluitvorming en monitoren en bewaken van de uitvoering van de genomen besluiten en afgesproken acties.
• Het afdelingshoofd en MT voorzien in managementinformatie door bijvoorbeeld het opstellen van dashboards. Je bent in staat om zelfstandige producten op te leveren en op basis van de informatie adviezen en acties te formuleren.
• Coördineren, organiseren en monitoren van onderwerpen op het gebied van bedrijfsvoering, HRM en communicatie binnen de afdeling. Dit doe je in goede samenwerking met het Bedrijfsbureau, dat verantwoordelijk is voor de directiebrede processen.
• Inhoudelijk ondersteunen van het afdelingshoofd. Jij bent dat extra paar oren en ogen waarop hij kan bouwen en vertrouwen. Ook ben jij het extra paar handen dat het afdelingshoofd in de uitvoering ondersteunt.
• Je draait als uitvoerend secretaris mee in diverse projecten en processen die de gehele directie aangaan. Dit doe je in goed overleg met het Hoofd Bedrijfsbureau.

Het Rijksvastgoedbedrijf biedt een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

• Minimaal een afgeronde hbo-opleiding of aantoonbaar hbo werk- en denkniveau
• Bij voorkeur ervaring in een vergelijkbare rol waar je verantwoordelijk was voor organisatorische en bedrijfsvoering processen.
• Affiniteit met de aard van de werkzaamheden van de afdeling Architectuur en Techniek.
• Sociale vaardigheden waardoor je makkelijk contact weet te leggen met collega’s. Je stapt proactief op mensen af en bouwt snel aan je interne netwerk.
• Uitstekende communicatievaardigheden in woord en geschrift. Van heldere communicatie tijdens overleggen tot schrijfvaardigheden voor het opstellen van onder andere verslagen.
• Je hebt bij voorkeur ervaring met Microsoft Office-programma’s, systemen die informatie gestuurd werken faciliteren en je bent goed in het visueel aantrekkelijk maken van presentaties.

We zijn op zoek naar een daadkrachtige, accurate en overtuigende teamspeler, die zelfstandig werken en autonomie in het werk belangrijk vindt en met respect voor ieders eigen verantwoordelijkheid de regie pakt over processen en deze tot een goed einde brengt. Daarbij weet je collega’s op een tijdige en prettige manier te informeren en te betrekken.

Hier kom je te werken

Over Rijksvastgoedbedrijf

Het Rijksvastgoedbedrijf, onderdeel van het ministerie van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening, is de grootste opdrachtgever in Nederland op het gebied van vastgoed. Wij zijn een professionele organisatie met een enorme hoeveelheid beschikbare kennis en ervaring. We beheren ruim 12 miljoen vierkante meter gebouwen en circa 89.000 hectare grond. Onze medewerkers ontwikkelen en beheren onder meer rechtbanken, kazernes, magazijnen, kantoren, musea, gevangenissen, gerechtsgebouwen, paleizen en monumenten.

Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken project- en procesmanagers, inkopers, contractmanagers, gebouwbeheerders, juristen, restauratiespecialisten, ingenieurs en architecten. Maar ook ecologen en kunsthistorici. Wij zorgen voor beheer en onderhoud, aan- en verkoop, nieuwbouw, verbouw en renovatie én ontwikkeling en herontwikkeling van gebouwen en terreinen.

Bijzonderheden

• Mogelijk is voor de uitoefening van je werkzaamheden bij het Rijksvastgoedbedrijf (in de toekomst) een veiligheidsonderzoek aan de orde. We gaan ervan uit dat je daaraan meewerkt.
• Omdat we duurzaamheid stimuleren, reizen we zoveel mogelijk met het openbaar vervoer. Je krijgt daarom van ons een ov-kaart voor woon-werkverkeer en dienstreizen. Moet je naar een locatie die niet goed te bereiken is met het ov? Dan kun je gebruikmaken van een bedrijfsauto.
• Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken we hybride. Je overlegt met je leidinggevende hoe je hier invulling aan geeft. Het kan dus ook zijn dat je af en toe op een andere locatie of thuis werkt.