Afdelingsecretaris

Ben jij een organisatorisch talent met een scherp oog voor bestuurlijke processen? Dan is deze rol wellicht iets voor jou!

Jouw rol

Als afdelingssecretaris ondersteun je afdeling Bouw- en Woningtoezicht (BWT) op het gebied van bedrijfsvoering, bestuurlijke besluitvorming en informatievoorziening. Jij zorgt dat management- en bestuurlijke stukken tijdig, volledig en in de juiste vorm beschikbaar zijn. Je organiseert en notuleert MT-vergaderingen, bewaakt acties en deadlines, en houdt overzicht over lopende processen en (bestuurlijke) stukkenstromen.

In je rol werk je samen met het afdelingshoofd, managementteam (MT) en (strategisch) adviseurs. Je ondersteunt bij de voorbereiding van MT-overleggen, de afhandeling van bestuurlijke uitvragen en het stroomlijnen van informatie. Je denkt actief mee over wat prioriteit verdient, adviseert gevraagd én ongevraagd, en zorgt dat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar is. Je krijgt hierin ruimte om je rol zelfstandig vorm te geven.

Je bent goed in het schrijven van stukken en bent taalvaardig: je stelt adviezen op, redigeert conceptteksten en bewaakt de inhoudelijke en formele kwaliteit van stukken die naar het bestuur gaan. Je werkt nauwkeurig en met gevoel voor de bestuurlijke context.

Daarnaast ondersteun je bij de afhandeling van publieksreacties, met speciale aandacht voor klachten. Je houdt hierin het overzicht en bewaakt de zorgvuldige afhandeling.

Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende niveaus, vraagt actief informatie op en houdt collega’s scherp wanneer deadlines naderen. Je denkt mee met vraagstukken en ondersteunt hierin wanneer nodig.

Jouw taken op een rij:

• Voorbereiden en notuleren van MT-overleggen, bewaken van de opvolging van actiepunten;
• Coördineren, verzamelen en bewaken van de bestuurlijke stukkenstroom, MT-vraagstukken en bijbehorende deadlines;
• Toetsen van stukken op inhoudelijke en formele kwaliteit; (mee)schrijven en redigeren van adviezen;
• Beheren van publieksreacties; verantwoordelijk voor de tijdige en zorgvuldige afhandeling van klachten, inclusief eindredactie;
• Fungeren als aanspreekpunt voor vraagstukken, concernbrede afstemming en ondersteunt hierin wanneer nodig.

De afdeling

De fundering van jouw huis, de vergunning voor de RET om ’s nachts aan de tramrails te werken en de vaste standplaats van de haringkraam op de hoek. Het zijn dingen waar je misschien in eerste instantie niet over nadenkt, maar waar de afdeling Bouw- en Woningtoezicht (BWT) zich 24/7 mee bezig houdt.

Veel collega’s van de gemeente zijn bezig met de stad van de toekomst: welke nieuwe torens komen er over 10, 20 of 30 jaar? Wij niet. Wij zijn bezig met de mooie stad die er nu staat én met de stad van de toekomst. In elk opzicht dus. Ons doel is een aantrekkelijke en veilige stad nu en straks. Een stad met een hoge bouwkundige en ruimtelijke kwaliteit, waar gebouwen en de openbare ruimte duurzaam en flexibel kunnen worden gebruikt! De afdeling BWT is divers: juristen, inspecteurs, ingenieurs, bouwkundigen, toezichthouders, etc. Onze mensen staan aan de frontlinie, maar werken net zo hard achter de schermen. Kortom: wij zijn van heel veel en doen nog meer.

De afdeling BWT stelt de klant centraal in de werkprocessen van de afdeling. Zo vinden wij het belangrijk dat "elke Rotterdammer blij met ons is". Het accent in werkzaamheden is daarom verlegd van het toetsen en controleren na ontvangst van de aanvraag naar het leveren van advies op de inhoud en het proces voordat een aanvraag is ingediend. Het primaire proces van Stadsontwikkeling begint bij ons, bij BWT. De afdeling werkt volledig digitaal. Ten slotte adviseert BWT het bestuur en zorgt voor tijdige en efficiënte besluitvorming en uitvoering.

Dit bieden we naast je salaris

• Flexibel in te richten werktijden. Bijv. 36u = 4x9 of extra vakantie- opbouw bij 40u p/w.
• 17,05% keuzebudget bovenop je salaris in te zetten voor aanschaf extra vakantiedagen, sportschoolcontributie, extra cash, fietsvergoeding of reiskostenuitruil.
• Mooie mix van werken op locatie, in de stad of vanuit huis. Waarbij het uitgangspunt niet kantoor is, maar de plek waar jij jouw werk het beste kunt doen. Voor iedere dag dat je volledig thuiswerkt, ontvang je een thuiswerkvergoeding.
• Optimale (thuis)werkfaciliteiten, zodat jij thuis of onderweg je werk goed kunt uitvoeren.
• Je start met een contract voor bepaalde tijd, die kan worden omgezet naar onbepaalde tijd.
• De reiskostenregeling sluit aan bij hybride werken en stimuleert gezond en duurzaam reizen. Reizen met het OV gebeurt met de OV-mobiliteitskaart en wordt 100% vergoed. Voor reizen met de fiets, deelvervoer en zelfs wandelen ontvang je tevens een vergoeding.
• Aantrekkelijk opleidings- en ontwikkelprogramma.
• Goede ABP Pensioenregeling, waarbij gemeente Rotterdam voor ambtenaren 70% van de pensioenpremie betaalt en de werknemer 30%.

Jouw profiel

Je bent een stevige organisator die overzicht houdt, schakelt tussen details en hoofdlijnen en effectief samenwerkt met verschillende collega’s en niveaus binnen de organisatie. Je bent kritisch waar nodig, zorgvuldig in je werk en laat je niet snel uit het veld slaan. Je beschikt over uitstekende schriftelijke vaardigheden en weet complexe informatie helder, bondig en overtuigend te verwoorden. Tegelijkertijd durf je ook kritisch te zijn, stel je vragen waar nodig en draag je actief bij aan de kwaliteit van besluitvorming van de afdeling. Je bent digitaalvaardig en hebt applicaties snel onder de knie.

De belangrijkste competenties voor deze functie zijn:

• Organisatievermogen: je houdt overzicht, plant realistisch, werkt samen en stemt effectief af;
• Communicatieve vaardigheden: je schrijft helder, luistert goed en weet je boodschap aan te passen aan je publiek;
• Zorgvuldigheid: je werkt nauwkeurig, analytisch en toetst documenten op kwaliteit en consistentie;
• Proactief handelen: je wacht niet af, maar onderneemt zelf actie waar nodig;
• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit: je hebt gevoel voor context, belangen en verhoudingen binnen een gemeentelijke organisatie.

Wat vragen we van jou?

• Minimaal een afgeronde relevante hbo-opleiding (bijvoorbeeld Bestuurskunde, Managementsupport of vergelijkbaar);
• Minimaal 2 jaar werkervaring in een vergelijkbare ondersteunende en coördinerende functie;
• Aantoonbare ervaring met het werken binnen een bestuurlijke of complexe organisatie

Daarom werken voor Rotterdam

Rotterdam daagt je elke dag opnieuw uit. Haalt het beste in je naar boven. Bij de gemeente Rotterdam krijg je de vrijheid en verantwoordelijkheid om je ideeën te realiseren. Jij maakt Rotterdam sterker, terwijl je zelf groeit: in de stad en binnen de organisatie. Samen met collega’s die hun schouders eronder durven te zetten. Want Rotterdam staat nooit stil. Zet je Rotterdamse kracht in en kom bij ons werken!