Managementassistent

In het hart van de politiek-bestuurlijke dynamiek werk jij als managementassistent bij de directie Bestuursondersteuning (DBO) van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) aan thema’s met groot maatschappelijk belang. Thema's zoals een bereikbaar land met sterke dijken waar je veilig van A naar B komt. Je houdt van uitdaging, blijft kalm als de druk toeneemt en neemt verantwoordelijkheid waar nodig. Samen resultaten behalen is voor jou vanzelfsprekend.

Als managementassistent van de staatssecretaris vervul je een sleutelrol binnen een complexe en dynamische omgeving. Je bent de pilaar waar de bewindspersoon op steunt. Je vormt samen met je naaste collega’s het team secretariële ondersteuning bewindspersonen. Jullie houden je bezig met diverse inhoudelijke en vaak politiek (zeer) gevoelige en complexe zaken. Je helpt de bewindspersoon bij het beheren van de agenda en stelt samen met het team prioriteiten, omdat je goed weet wat er speelt op politiek en/of bestuurlijk gebied.

Je kunt daarom ook optreden als verbindende (digitale) schakel tussen de bewindspersoon en de (ambtelijke / bestuurlijke) omgeving. Je zorgt ervoor dat de complexe informatiestromen, processen en procedures georganiseerd en overzichtelijk samenkomen.

Je voert zelfstandig uitvoerende en organisatorische werkzaamheden uit. Je bent voorbereid op dagelijkse veranderingen in de agenda’s en zorgt ervoor dat deze zo optimaal mogelijk zijn ingepland of efficiënt worden verschoven. Problemen die zich voordoen los je samen met je duo-partner zoveel mogelijk op eigen initiatief op.

Als managementassistent bij het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat ondersteun je daarnaast het managementteam op het gebied van agendabeheer, correspondentie en organisatie van bijeenkomsten. Je bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Je werkt nauw samen met collega’s en draagt bij aan een soepel verloop van de dagelijkse werkzaamheden binnen het team.

Wat ga je doen?

• Beheren van agenda’s en plannen van afspraken
• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen
• Afhandelen van correspondentie en e-mails
• Organiseren van bijeenkomsten en evenementen
• Ondersteunen bij administratieve taken

Wat bieden wij?

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd

• Een afwisselende functie binnen een maatschappelijk relevante organisatie
• Een prettige werksfeer en betrokken collega’s
• Mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en groei
• Goede arbeidsvoorwaarden volgens de cao Rijk

Volop doorgroei- en ontwikkelmogelijkheden

De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen en het behalen van certificeringen. Ook bieden we loopbaancoaching als je daar behoefte aan hebt.

Interessante extra’s

Naar het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB) bestaande uit vakantiegeld van 8% en een jaarlijkse eindejaarsuitkering. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt bijvoorbeeld een deel van je maandinkomen laten uitbetalen wanneer jij dat wenst, het IKB omzetten in verlof of het besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. Ook heb je de mogelijkheid om je studieschuld af te lossen met belastingvoordeel. Tot onze andere secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer bedrijfsfitness en volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer.

Wat vragen wij?

• Je hebt minimaal een hbo-opleiding.
• Je hebt aantoonbare digitale vaardigheden, met ervaring in Outlook, iBabs en Content Manager.
• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als managementassistent in een politiek en/of bestuurlijk sensitieve omgeving, en hebt kennis van bestuurlijke processen en besluitvorming.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk
• Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden
• Proactieve en flexibele werkhouding

Je herkent je in de volgende competenties:

• Samenwerken: je stemt zaken af in nauwe samenwerking met onder andere de bestuursadviseurs, politiek assistent en team protocol, maar werkt ook zelfstandig wanneer dat nodig is.
• Communicatief: je hebt uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden.
• Plannen en organiseren: je kunt goed overzicht houden, stelt de juiste prioriteiten en gaat doelgericht te werk.
• Enthousiaste houding: je positieve, open en enthousiaste houding maakt je prettig in de omgang en zorgt dat je dingen gedaan krijgt.

Over het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat

Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat

Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) zet in op een veilig, bereikbaar en leefbaar Nederland. Daarom werkt het ministerie aan krachtige verbindingen over de weg, spoor, het water en door de lucht. En IenW beschermt tegen wateroverlast, zorgt voor de kwaliteit van lucht, water en bodem, en werkt aan het realiseren van een circulaire economie.

Directie Bestuursondersteuning

De directie Bestuursondersteuning (DBO) ontzorgt de politieke en ambtelijke leiding van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW). We adviseren de bewindspersonen en de ambtelijke top en zorgen voor de secretariële ondersteuning. Ook coördineren we de stukkenstroom en parlementaire zaken. Met zo’n 58 collega’s zetten we ons in deze rol in voor een mooier Nederland.

DBO doet haar werk in het hart van het departement, dicht op de politieke en ambtelijke actualiteit. Wij vormen het coördinerend mechanisme voor alle aangelegenheden die voor de politieke en ambtelijke top van de organisatie van belang zijn. Hierbij ligt het accent op taken die de directies en kolommen overstijgen, zoals de coördinatie van de stukkenstroom, de parlementaire contacten en de ministerraadsadvisering, maar ook de coördinerende staven zoals de bestuursraad en de bewindsliedenstaf. Ook ondersteunt DBO de bewindspersonen in hun werkzaamheden én de bestuurlijke top in haar managementtaken. Het werken voor en in het politieke en bestuurlijke hart van ons departement houdt in dat ons werk zowel complex als dynamisch is. De veranderde actualiteit zorgt ervoor dat het werk en de planning moet worden aangepast en dat een goede en intensieve samenwerking nodig is om de kwaliteit van ons werk te kunnen borgen. Het spreekt hierbij voor zich dat de werkdruk toeneemt naar het einde van de week toe, wanneer de bestuursraad en de Ministerraad plaatsvinden en tevens de (parlementaire) stukkenstroom het omvangrijkst is.

Bijzonderheden

• De functie is voor 36 uur en vraagt om enige flexibiliteit. Je bent soms ook bereikbaar in de avond of in het weekend. Je werkt in deze functie 4x9 en maandag is je vaste vrije dag.
• Voor deze functie dien je een VGB-A screening af te leggen. Voor deze screening is een Nederlandse nationaliteit verplicht.