Diensteigenaar DMS – DigiDoc Online

Wil jij een sleutelrol spelen in de digitale transformatie van de Rijksoverheid?

Als Diensteigenaar Document Management Systeem (DMS) bij de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH) in Den Haag werk je aan het beheer en de doorontwikkeling van het Document Management Systeem DigiDoc Online. Je zorgt dat documenten veilig, efficiënt en gebruiksvriendelijk beschikbaar zijn, waarmee je direct de werkprocessen van onze zorgdragers én de dienstverlening aan de samenleving verbetert. Je bent verantwoordelijk voor het optimaal functioneren van het systeem en zorgt ervoor dat het aansluit bij de behoeften van de gebruikers binnen de organisatie. Je werkt samen met verschillende teams en stakeholders om de informatiehuishouding van de overheid te verbeteren.

DigiDoc is een DMS-systeem dat RvIHH al jaren levert aan drie ministeries (BZK, Financiën (Belastingdienst, Toeslagen en Douane) en SZW) en telt een omvangrijk aantal eindgebruikers. Het is ons doel om het beheer hiervan naar een hoger niveau te brengen.

Tegen deze achtergrond geef je als diensteigenaar DigiDoc Online richting aan de ontwikkeling van onze dienst en zorg je dat deze altijd aan de kwaliteitsnormen voldoet. Je onderhoudt actief contact met klanten en stakeholders, signaleert voortdurend verbetermogelijkheden en coördineert de afhandeling van incidenten en wijzigingen. Met jouw communicatieve vaardigheden en verbindende stijl til je onze dienstverlening naar een hoger niveau.

Een greep uit je werkzaamheden:

• Je definieert en deelt de visie en strategie voor de dienst.
• Je stelt serviceniveaus en prestatie-indicatoren vast en monitort deze scherp.
• Je coördineert de afhandeling van incidenten, problemen en wijzigingen.
• Je onderhoudt actief contact met klanten, stakeholders en leveranciers.
• Je signaleert verbeterkansen en voert slimme innovaties door.
• Je werkt nauw samen met producteigenaren en ontwikkelteams om de dienst te laten aansluiten op de overkoepelende productstrategie.
• Het beheren en optimaliseren van DigiDoc Online.
• Het signaleren van verbeterpunten en het initiëren van vernieuwingen.
• Het afstemmen met gebruikers, leveranciers en andere betrokkenen.
• Het waarborgen van de continuïteit en veiligheid van het systeem.
• Het bijdragen aan projecten rondom informatiebeheer en digitalisering.

Dit bieden we nog meer

• Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,50% van je bruto jaarsalaris, waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf kunt samenstellen.
• De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden.
• Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
• Een uitdagende functie binnen een maatschappelijk relevante organisatie.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei.
• Een professionele en collegiale werkomgeving.

Dit vragen wij

Wie ben je:
Je bent een stevige regisseur die overzicht bewaart en strategie weet te vertalen naar concrete acties. Met jouw analytisch vermogen, communicatieve kracht en resultaatgerichtheid weet je mensen te verbinden en beweging te creëren.

Verder neem je mee:

• HBO/WO werk- en denkniveau.
• Minimaal drie jaar ervaring met het beheren van digitale diensten of systemen in een complexe omgeving.
• Gedegen kennis van Archiefwet en regelgeving of informatiemanagement.
• Sterke communicatieve vaardigheden om te schakelen met uiteenlopende stakeholders.
• Kennis van of affiniteit met Document Management Systemen (zoals IBM FileNet of Alfresco).
• Ervaring met het opstellen en bewaken van serviceniveaus.
• Analytisch en probleemoplossend vermogen.
• Flexibele en veerkrachtige houding.
• Ervaring met document management systemen en informatiehuishouding.
• Goede communicatieve vaardigheden en het vermogen om te schakelen tussen verschillende belanghebbenden.
• Analytisch vermogen en een proactieve houding.
• Affiniteit met digitalisering en innovatie binnen de overheid.

Hier kom je te werken

De Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH) speelt een cruciale rol in de informatievoorziening en archivering binnen de overheid. Binnen de unit Operatie werken gedreven professionals die zich inzetten voor een efficiënte en innovatieve informatiehuishouding.

Je werkt bij de afdeling Modulaire Diensten, waar de regie ligt op digitale diensten die de informatiehuishouding van de Rijksoverheid ondersteunen. Het DMS is daarbij een onmisbare schakel. Hybride werken is gebruikelijk; jouw zichtbaarheid en vermogen om verbinding te leggen zijn bepalend voor het succes van de dienst.

Over Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (Ministerie van BZK)

Binnen DGVBR (Directoraat-Generaal Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk) van het Ministerie van BZK is een aantal Shared Service Organisaties (SSO's) ondergebracht die zich richten op de bedrijfsvoering van het Rijk. Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH) is een van die SSO's en stelt zich tot doel rijksdiensten te ontzorgen in de verschillende aspecten van hun informatiehuishouding. Daartoe levert Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding een breed scala aan diensten en producten, variërend van archiefopslag en archiefbewerking tot het faciliteren van digitaal werken en digitale informatieopslag.

Bijzonderheden

Wat maakt deze functie uniek:
Je werkt aan een systeem dat een essentieel onderdeel vormt van digitaal werken bij de Rijksoverheid. Met jouw inzet kunnen duizenden medewerkers hun werk efficiënt doen. Als diensteigenaar DigiDoc Online krijg je de ruimte om de dienst verder te ontwikkelen en te vernieuwen, in nauwe samenwerking met interne en externe partners.