Directieondersteuner Bedrijfsvoering en Parlementaria Realisatie Woningbouw

Ministerie van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening

Jouw rol als directieondersteuner Bedrijfsvoering en Parlementaria bij Realisatie Woningbouw

Ben jij klaar voor een dynamische rol waarin jouw enthousiasme en daadkracht dagelijks het verschil maken? Wij zoeken een bevlogen directieondersteuner die als belangrijke schakel onze één jaar oude directie ondersteunt. Bij ons ben jij de aangewezen persoon voor diverse directie brede onderwerpen en taken. Ben jij die verbindende schakel met ervaring binnen de bedrijfsvoering? Dan zoeken we jou!

Als directieondersteuner Bedrijfsvoering en Parlementaria bij Realisatie Woningbouw ondersteun je de directie en draag je bij aan de realisatie van woningbouwprojecten in Nederland. Je werkt in een dynamische omgeving waar je verantwoordelijk bent voor het organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten, het beheren van agenda’s en mailboxen van de directie, en het voorbereiden van stukken. Daarnaast ben je het aanspreekpunt voor interne en externe partijen en zorg je voor een soepele communicatie binnen het team. Je werkt nauw samen met collega’s binnen het ministerie en andere betrokken organisaties. Je hebt oog voor detail, bent proactief en weet prioriteiten te stellen in een omgeving waar veel gebeurt. Jouw inzet draagt bij aan het realiseren van de ambities op het gebied van woningbouw in Nederland.

De taken zijn gevarieerd en bieden veel afwisseling op het gebied van de bedrijfsvoering van de directie. De taken zijn op het gebied van informatiehuishouding, interne communicatie, ondersteuning bij organisatieontwikkeling, huisvesting en parlementaria.

Jouw verantwoordelijkheden zijn onder andere:

• Jij bent binnen de directie het aanspreekpunt voor alles rondom informatiehuishouding en je weet wat er ministerie-breed speelt;
• Je bent verantwoordelijk voor het goed gebruik van Digidoc door de directie. Digidoc is het systeem voor het digitaal behandelen van de gehele documenthuishouding in het dagelijks werk. Het dient zowel als afstemmings-/goedkeuringssysteem als archief. Je regelt o.a. trainingen en vraagt accounts aan voor nieuwe medewerkers. Ook zorg je dat de mappenstructuur overzichtelijk is en blijft en stimuleert dat medewerkers actief bezig zijn met informatiehuishouding;
• Je houdt het overzicht van parlementaria up-to-date en zorgt dat toezeggingen etc. tijdig worden nagekomen en ondersteunt bij Kamerdebatten vanuit de directie.
• Je draagt bij aan de organisatieontwikkeling van directie. Het is een directie die sinds 1 september vorig jaar bestaat en zit nog vol in de ontwikkeling.
• Je coördineert de onboarding en offboarding van medewerkers en houdt daarvoor o.a. handboeken en andere naslagdocumenten van de directie en afdelingen bij;
• Je coördineert de maatschappelijke burgercorrespondentie voor de directie en onderhoudt contacten hiervoor binnen het hele ministerie;
• Binnen de directie verzorg je de coördinatie van WOO-verzoeken en kan daarmee collega’s helpen met het snel afhandelen van WOO-verzoeken;
• Je levert een bijdrage aan de interne communicatie en informatievoorziening richting collega’s binnen de directie;
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten;
• Beheren van agenda’s en mailboxen van de directie;
• Opstellen en redigeren van correspondentie en notities;
• Ondersteunen bij het opstellen van rapportages en presentaties;
• Coördineren van interne en externe communicatie;
• Overige incidentele taken kunnen zaken zijn als het organiseren van directie brede bijeenkomsten of directieteamsessies.

Daarnaast ben je back-up van de directiesecretaris. Jouw rol is van grote waarde voor het soepel functioneren van onze directie.

Wat bieden wij jou?

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (1 jaar)
• Een afwisselende functie binnen een maatschappelijk relevante organisatie
• Een enthousiast en betrokken team
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei
• Goede arbeidsvoorwaarden volgens de cao Rijk

Naar het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Wat vragen wij?

Wij zoeken iemand die enthousiast en gedreven is om bij te dragen aan de opbouw en het tot een succes maken van onze relatief nieuwe directie. Je neemt graag het initiatief en hebt aandacht voor dat wat er speelt binnen de directie. Je beschikt over minimaal een hbo- werk- en denkniveau.

• Ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie
• Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden
• Proactieve en flexibele werkhouding
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
• Affiniteit met de publieke sector is een pré
• Beschikt over een strategische helicopterview om bedrijfsvoeringprocessen helder en praktisch in te richten op tactisch en operationeel niveau
• Sociaal vaardig, organisatiesensitief en collegiaal, waardoor je moeiteloos samenwerkt met collega’s en een functioneel netwerk binnen een grote organisatie opbouwt, zowel binnen als buiten de directie
• Zelfstandig en proactief werkzaamheden oppakt en signaleert wanneer dat nodig is
• Flexibel en stressbestendig is en effectief kan schakelen tussen verschillende taken en prioriteiten

Werkomgeving

Meer over Realisatie Woningbouw

De directie Realisatie Woningbouw heeft als hoofddoel het doen realiseren van voldoende, betaalbare en passende woningen. Daarvoor maakt zij regionale afspraken (de Woondeals) en borgt, via de opvolging daarvan, dat er voldoende woningbouw geprogrammeerd staat en gerealiseerd wordt. De directie ondersteunt partners met raad, daad en advies en heeft een aanjagende rol bij de woningbouw. Waar nodig, zoals bij grootschalige woningbouw, kan de directie in speciale gevallen opschalen van ondersteunend naar een deelnemende rol. De directie borgt dat er een feedbackloop is van de praktijk naar nationaal beleid en kaders, en zorgt daarmee voor de doorlopende PDCA-cyclus.

Je komt te werken op de afdeling Portfoliomanagement, Expertise en Directieteam. Deze afdeling biedt ondersteuning aan de directie Realisatie Woningbouw door middel van sturingsinformatie, borging van professionele werkwijzen en procedures, het verzorgen van dashboarding, expertise en bedrijfsvoering. Doel is om daarmee een essentiële bijdrage te leveren aan het behalen van de doelstellingen van de directie.

De afdeling kent drie teams. De bedrijfsvoering van de directie wordt uitgevoerd door het directieteam. Deze wordt functioneel geleid door de directiesecretaris die het secretariaat, de senior adviseur op het gebied van financiën en de beleidsondersteuner aanstuurt. Het team portfoliomanagement zorgt voor uniformiteit en kwaliteit van de interne informatie en verantwoording, en levert sturingsinformatie voor de andere afdelingen van de directie die actieve ondersteuning bieden aan woningbouwprojecten en gebieden. Het team experts geeft specialistische adviezen op gebied van juridische, financiële, beleidsmatige en communicatieve zaken ten behoeve van specifieke woningbouwprojecten. Het betreft uitlenen van deze expertise en advies aan andere interne en externe partners op deze terreinen.

We merken soms aan medewerkers van buiten het ministerie dat ze moeten wennen aan de omgeving. Enkele karakteristieken:

• BZK/VRO is een grote organisatie, waar je in staat moet zijn gedeeltelijk zelfstandig de weg te kunnen vinden.
• Je komt te werken in een directie die nog niet lang bestaat. Daarom is regelmatig nog niet duidelijk hoe iets moet en/of zijn er vaste patronen.
• Bedrijfsvoering is erg belangrijk, maar staat niet altijd bovenaan de ‘To do’ lijst van medewerkers. Een mail zal daarom niet altijd worden beantwoord. Je moet in staat zijn op verschillende manieren je antwoord te kunnen halen en mensen ‘in beweging’ te krijgen.
• Het betreft een politieke organisatie, dit zorgt voor de nodige dynamiek maar maakt ook dat er nog wel eens sprake is van waan van de dag.

Over Ministerie van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening

Het ministerie van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening (VRO) draagt zorg voor een goede en toekomstbestendige leefomgeving. Een omgeving waarin genoeg wordt gebouwd, zodat mensen betaalbaar en kwalitatief goed kunnen wonen. Dit doen wij samen met provincies, gemeenten, corporaties en marktpartijen. Verduurzaming is hierbij een belangrijk uitgangspunt. Daar helpen we bij, of het nu gaat om een woning, kantoor of ander gebouw. Het Rijksvastgoedbedrijf, ook onderdeel van VRO, beheert alle rijksgebouwen en rijksgronden. Daarnaast zorgen wij voor een goede verdeling en inrichting van de schaarse ruimte in Nederland. Landbouw, natuur, woningbouw, bedrijvigheid, wegen en openbaar vervoer: Nederland heeft grote ambities voor een klein oppervlak. Dat vraagt om keuzes en slimme combinaties. Met elkaar zorgen wij voor een leefbare omgeving. Dat is werken aan de basis. Van Nederland en ons Koninkrijk.

De ministeries van BZK en VRO worden vanuit één ambtelijke organisatie ondersteund. Je sluit een arbeidsovereenkomst met het ministerie van BZK, de functie valt inhoudelijk binnen de portefeuille van de minister van VRO.

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.