Projectleider implementatie def-doc

Projectleider implementatie def-doc bij Ministerie van Defensie

Over de functie

Als projectleider implementatie def-doc ben je verantwoordelijk voor het coördineren en realiseren van de implementatie van het def-doc systeem binnen het Ministerie van Defensie. Je geeft leiding aan één van de implementatieteams van het nieuwe document management systeem (DMS) voor Defensie (DefDoc). Je werkt samen met verschillende interne en externe stakeholders om het project succesvol te laten verlopen. Je bewaakt de voortgang, signaleert knelpunten en stuurt bij waar nodig. Daarnaast zorg je voor een heldere communicatie richting alle betrokken partijen en draag je bij aan het continu verbeteren van processen. Er zijn parallel werkende teams bestaande uit een projectleider, business analisten en I-adviseurs, ondersteund door een overkoepelend team voor communicatie, opleidingen & adoptie. Omdat het DMS per Defensie Onderdeel wordt geïmplementeerd, voert ieder team de komende drie jaar meerdere implementaties uit.

DefDoc is een intuïtief en gebruiksvriendelijk documentmanagement en recordsmanagementsysteem (DMS/RMA) dat aansluit bij de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen. Het systeem vervangt de huidige oplossing Xpost en draagt bij aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. In 2021 is binnen Defensie gestart met de realisatie van dit nieuwe DMS/RMA systeem. Go-Live bij de Bestuursstaf was in 2024 Q4. De voorbereiding voor de Defensiebrede uitrol voor de overige Defensie Onderdelen is in uitvoering. De zeven onderdelen die we onderscheiden, worden in drie jaar uitgerold en uiteindelijk zullen in 2027 ongeveer 20.000 gebruikers van dit systeem gebruik maken.

De werkzaamheden van de implementatieteams bestaan uit het vertalen van gebruikerswensen en eisen ten aanzien van gewenste DMS/RMA-inrichting, analyseren, ontwerpen en uitwerken van processen in het DMS, analyseren en implementeren van autorisatie management, passend maken van opleidingsmaterialen en geven van opleidingen, ondersteunen bij documentatie, en begeleiden van gebruikers bij ingebruikname. Er wordt samengewerkt met het DefDoc ontwikkelteam, verantwoordelijk voor het beheer en de doorontwikkeling, op gebied van ontwerpen, testen en release ondersteuning. De implementatieprojecten hebben raakvlakken met de transformatie actieplannen die op gebied van informatiehuishouding per defensie onderdeel worden uitgevoerd op gebied van strategie, structuur, personeel, proces, technologie.

De functionaris geeft leiding aan het aan hem/haar toegewezen (implementatie)team en draagt zorg voor planning, draagvlak en projectresultaten, middelen en besteding, kwaliteitsbewaking, het contact met stakeholders binnen de Defensie onderdelen en binnen het programma, risicomanagement, rapportage, besluitvorming en evaluatie.

Wat ga je doen?

• Leiden van het implementatieproject van def-doc binnen de organisatie.
• Opstellen en bewaken van projectplannen, planningen en budgetten.
• Aansturen van het projectteam en afstemmen met stakeholders.
• Signaleren van risico’s en knelpunten en hierop anticiperen.
• Zorgdragen voor een tijdige en succesvolle oplevering van het project.
• Rapporteren over de voortgang aan het management.

Wat bieden wij?

• Een uitdagende functie binnen een dynamische en maatschappelijk relevante organisatie.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei.
• Een professioneel en collegiaal team.
• Goede arbeidsvoorwaarden conform de cao Rijk.
• Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,33% van je bruto jaarsalaris, te besteden aan geld, tijd, verlof of fiscaal vriendelijke doelen.
• Diverse verlofregelingen, waaronder 75% betaald ouderschapsverlof en flexibele werktijden voor een goede werk-privébalans.
• Mogelijkheid om werktijd tijdelijk te verkorten en extra IKB-uren op te bouwen.
• Pensioenregeling bij het ABP.
• Maandelijkse vergoeding woon-werkverkeer of een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.

Dit vragen wij

• WO-opleiding met een aanvullende specialistische opleiding op het gebied van informatiehuishouding, bedrijfskunde en/of organisatieontwikkeling is een pre.
• Prince2 of SAFe certificering.
• WO werk- en denkniveau.
• Ervaring met project- en verandermanagement binnen een overheidsorganisatie.
• Ervaring op gebied van IT systeemontwikkeling en systeemimplementatie.
• Ervaring met informatiehuishouding en een goed begrip van informatiemanagement, informatiesystemen en gegevensbeheer is een pre.
• Aantoonbare ervaring als projectleider, bij voorkeur binnen de (rijks)overheid.
• Kennis van en ervaring met implementatietrajecten van informatiesystemen.

Competenties

• Analyseren
• Omgaan met weerstanden
• Beïnvloeden
• Initiatief
• Communiceren
• Samenwerken/motiveren
• Omgevingsgericht
• Organisatiebewustzijn
• Resultaatgericht
• Plannen en organiseren
• Voortgangscontrole
• Innovatief handelen
• Uitstekende communicatieve vaardigheden en een proactieve houding
• Analytisch sterk en resultaatgericht

Fysieke eisen

• Voor de implementatie is contact met de gebruikersorganisatie noodzakelijk en wordt regelmatig aanwezigheid op locatie van een Defensieonderdeel verwacht. Hiervoor wordt flexibiliteit gevraagd in werklocatie waaronder programma hoofdlocatie Den Haag en Defensie onderdelen locaties als Den Helder, Utrecht, Volkel. Thuiswerken is mogelijk.

Overige eisen

• Kandidaat heeft uitmuntende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in de Nederlandse taal, niveau B2.

Hier kom je te werken

Meer over Defensie Open op Orde (DOO)

Defensie Open op Orde (2021-2028) maakt van informatie onze kracht door met kennis, capaciteit en technologie het fundament te leggen voor een verbeterde informatiepositie en het toewerken naar informatiegereedheid. DOO brengt Defensiebreed de informatiehuishouding naar een hoger volwassenheidsniveau. Om beter voorbereid te zijn op de onzekere situatie in de wereld en het vervullen van hoofdtaak 1, is het beschikken over informatie die juist, compleet, actueel en vindbaar is een belangrijke voorwaarde: zonder informatie geen operatie.

Over Ministerie van Defensie

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.

Bijzonderheden

• Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, de Nederlandse nationaliteit is hiervoor een vereiste.
• Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
• Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
• De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
• Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie.

Meer informatie over deze vacature

sollicitatiekd@mindef.nl