Managementassistent decaan/teamleider secretariaat

De Faculteit der Sociale Wetenschappen zoekt een

Managementassistent decaan/teamleider secretariaat (0,8 fte)

Ben jij een natuurlijke verbinder, een organisatietalent en communicatief sterk? Dan is deze job voor jou!

Als spil tussen bestuur en ondersteuning zorg jij dat alles op rolletjes loopt. Je beheert niet alleen de agenda van de decaan, maar houdt het overzicht over een complexe bestuurlijke planning, waarin jij de juiste prioriteiten weet te stellen. Met jouw organisatietalent worden afspraken en bijeenkomsten perfect voorbereid en verloopt de correspondentie soepel.
Daarnaast geef je leiding aan het secretariaat: je coördineert de werkzaamheden en weet je team te inspireren tot verdere ontwikkeling. Ook pak je zonder moeite uiteenlopende ondersteunende en administratieve taken op. Je werkt nauw samen binnen het hechte team Bestuursondersteuning, waar het secretariaat onderdeel van uitmaakt.

Wat ga je doen?

• Als managementassistent van de decaan ben je een van de gezichten van de gastvrijheid van het faculteitsbestuur en -bureau. Je bent een zichtbare verbinder tussen het bestuur en interne en externe relaties en bent op de hoogte van wat er speelt.
• Je beheert de agenda van de decaan, helpt vergaderingen en bijeenkomsten voor te bereiden en verzamelt en verspreidt relevante stukken.
• Je stuurt dagelijks de secretariële ondersteuning aan, bewaakt de prioriteiten en bent het eerste aanspreekpunt voor het team. Je bent verantwoordelijk voor de werkverdeling, continuïteit en optimale inzet.
• Je voert GROW-gesprekken met de medewerkers van het secretariaat en stimuleert ieders professionele ontwikkeling.
• Je beheert administratieve systemen en zorgt voor een adequate informatievoorziening aan het faculteitsbestuur.
• Je organiseert en leidt periodiek overleg met de secretaresses en faciliteert kennisdeling, ontwikkeling en uniformering van werkprocessen met de vijf instituutssecretariaten.

Dit breng je mee

Je bent een management-assistentie op bestuurs- en/of directieniveau met een relevante opleiding, een aantoonbaar HBO+ niveau en minimaal vijf jaar werkervaring in een vergelijkbare functie. Je bent representatief en proactief, staat stevig in je schoenen en bent eraan gewend een centrale rol in de organisatie te vervullen. De zorg voor kwaliteit staat bij jou voorop: je bent zeer accuraat en verliest details niet uit het oog.

Je kunt goed plannen, coördineren, organiseren en samenwerken en hebt aantoonbare leidinggevende ervaring. Je combineert hierbij een open, empathische en coachende stijl met een streven naar kwaliteit en innovatie. Je bent overtuigend en organisatiesensitief. Je weet precies wat er speelt in de organisatie en handelt integer en discreet.

Je bent in staat optimaal gebruik te maken van de moderne digitale systemen en hebt uitstekende communicatieve en schriftelijke vaardigheden in zowel Nederlands als Engels.

Hier ga je werken

De Faculteit der Sociale Wetenschappen (FSW) bestaat uit vijf dynamische instituten en heeft ongeveer 7.000 studenten en 900 medewerkers. De faculteit als geheel wordt bestuurd door het faculteitsbestuur, ondersteund door het faculteitsbureau. De afdeling Bestuursondersteuning is een kleine en hechte afdeling waar naast het secretariaat ook de bestuurssecretaris (jouw leidinggevende), een secretaris en de griffier van faculteitsbestuur en faculteitsraad deel van uitmaken. De afdeling ondersteunt het faculteitsbestuur en -bureau en zorgt ervoor dat het bestuur zich kan focussen op hun taken en verantwoordelijkheden. We onderhouden hierbij nauwe relaties met de centrale diensten en het college van bestuur van de universiteit, het faculteitsbureau en de instituten.

Dit bieden we

We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.
Je kunt rekenen op een leuke maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad of in het bruisende stadscentrum in Den Haag. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

• Een tijdelijke aanstelling voor de duur van 1 jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De aanstelling valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris van minimaal € 3708,- en maximaal € 5057,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 9);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen.
• Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang;
• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop en een mobiele telefoon van de universiteit tot je beschikking (indien van toepassing voor de functie).