Manager Secretariaat

Manager Secretariaat

Als Manager Secretariaat bij Van Doorne breng jij innovatie en vernieuwing in het secretariaat en begeleid je het team stap voor stap in de transformatie van hun ondersteunde rol. Met jouw energie, positieve instelling en mensgerichte leiderschap inspireer je het team om mee te bewegen, samen te groeien en het secretariaat toekomstbestendig te maken.

Dit ga jij doen

Als Manager Secretariaat draag je, samen met de partners, de verantwoordelijkheid voor de strategische aansturing van het secretariaat bij Van Doorne. Het secretariaat bestaat uit ongeveer 35 secretaresses (Legal Practice Assistants) verdeeld over de verschillende praktijkgroepen, die zowel vast of tijdelijk werkzaamheden verrichten. Je ontwikkelt beleid dat bijdraagt aan de kwaliteit en toekomstbestendigheid van de secretariële ondersteuning en bewaakt de prestaties en resultaten via rapportages en evaluaties. Daarbij houd je zicht op het budget en de beschikbare middelen, en stuur je bij waar nodig om efficiëntie en effectiviteit te waarborgen. Je speelt een centrale rol in de kwaliteitsbewaking en zorgt dat processen en werkafspraken gestroomlijnd en gestandaardiseerd verlopen, zodat het secretariaat als geheel optimaal functioneert.

In deze rol geef je richting aan de ontwikkeling van het team, zowel op individueel als op collectief niveau. Je voert coachgesprekken, begeleidt verzuim en stimuleert de competentieontwikkeling van secretaresses door middel van trainingen en intervisie. Je verdeelt het werk zorgvuldig binnen de praktijkgroepen en stimuleert, samen met de praktijkcoördinatoren, samenwerking over de praktijkgroepen heen. Ook ben je verantwoordelijk voor het creëren van een positieve werkomgeving, waarin teambuilding en cohesie centraal staan en je met tact en energie eventuele conflicten weet te bemiddelen.

Daarnaast breng je innovatie en vernieuwing in het secretariaat, onder meer door digitalisering en technologische ontwikkelingen zoals AI te omarmen en actief mee te nemen in de transformatie van werkprocessen. Je inspireert het team om mee te bewegen met deze veranderingen en neemt hen stap voor stap mee in de vernieuwing. Om dit goed te kunnen doen, combineer je een zakelijke en resultaatgerichte aanpak met warmte en mensgericht leiderschap. Met jouw energie, positieve instelling en vermogen om verbinding te maken, weet je anderen te enthousiasmeren en samen te bouwen aan een sterk, toekomstgericht secretariaat.

Hier ga jij werken

We leven niet in een tijdperk van verandering, maar in een verandering van tijdperk. Klimaat. Demografie. Macht. Technologie. Alles is in beweging. In transitie. Bij Van Doorne weten we: verandering is mensenwerk, en onze mensen maken voor cliënten het verschil. Van Doorne is een full-service kantoor met ruim 400 medewerkers, waarvan ongeveer 230 advocaten, notarissen en fiscalisten. Als een van de grootste kantoren in Nederland, zetten we in op een bedrijfscultuur waarin iedereen zich thuis voelt, zichzelf kan zijn én tot zijn recht komt. We werken in multidisciplinaire teams voor Nederlandse en internationale ondernemingen, zakelijke en financiële dienstverleners, semipublieke organisaties en overheidsinstellingen.

Dit neem jij mee

✓ je hebt een afgeronde hbo- of wo-opleiding;

✓ je hebt minimaal acht jaar werkervaring in een vergelijkbare functie, bijvoorbeeld als Coördinator Secretariaat, Teamleider Klantenservice, Hoofd Secretariële Ondersteuning of Manager Secretariaat;

✓ je hebt ruime ervaring met het leidinggeven aan een (groot) team binnen een vergelijkbare organisatie en/of in een organisatie met een partnerstructuur/maatschap;

✓ je bent een overtuigende gesprekspartner op alle niveaus binnen de organisatie – van secretaresse tot partner en bestuur;

✓ je hebt kennis van verandermanagement en -trajecten óf je wordt enthousiast van de kans om je hierin verder te ontwikkelen;

✓ je hebt ervaring met het opstellen van rapportages en/of het analyseren van data of je vindt het leuk om hiermee aan de slag te gaan;

✓ je kunt je zowel mondeling als schriftelijk uitstekend uitdrukken in het Nederlands; en

✓ je bent bij voorkeur zo snel mogelijk voor vier of vijf dagen per week beschikbaar om te starten als Manager Secretariaat bij Van Doorne, maar de startdatum is bespreekbaar.

Dit bieden wij jou

🚀 een volgende stap in je carrière als leidinggevende bij een van de grootste advocaten- en notariskantoren van Nederland;

🎯 een veelzijdige rol waarin je alle ruimte krijgt om met jouw expertise een waardevolle en belangrijke bijdrage te leveren aan de verandering én ontwikkeling van ons secretariaat;

🎓 de mogelijkheid om interne en externe trainingen te volgen, zodat je jezelf zowel persoonlijk als professioneel kunt blijven ontwikkelen;

🏢 een inspirerende werkplek in ons binnenkort volledig gerenoveerde kantoor aan de rand van de Zuidas in Amsterdam, met heerlijke koffie en thee van onze barista’s, een uitgebreid lunchbuffet in ons restaurant en uitstekende faciliteiten om één dag per week vanuit huis te werken;

🎉 een informele werkomgeving waarin je volledig jezelf kunt zijn en naar eigen behoefte kunt deelnemen aan diverse kantooractiviteiten, zoals ons vitaliteitsprogramma (met onder meer padel, kantooryoga en stoelmassages), de kantoorband, donderdag- en vrijdagmiddagborrels in onze kroeg 't Pleithuys, onvergetelijke kantoorfeesten, de jaarlijkse sneeuwreis en nog véél meer;

💸 een aantrekkelijk salaris waarvan de hoogte afhankelijk is van je werkervaring, kennis en competenties. Dit salaris wordt aangevuld met een dertiende maand, 8% vakantiegeld en winstdelingsregeling; en

📅 25 vakantiedagen op fulltime basis, een premievrije pensioenopbouw, een laptop en iPhone en een mobiliteitsbudget.

Dit is hoe jij solliciteert

Ben jij de Manager Secretariaat die wij zoeken? Wacht niet te lang en solliciteer uiterlijk 15 oktober 2025 via het formulier op onze website! We kunnen de vacature eerder sluiten bij een sterke match, dus wees er op tijd bij. Wil je eerst vrijblijvend kennismaken of meer weten over de functie? Onze recruiter Nando Dons (hij/hem) denkt graag met je mee. Bel, app of mail Nando via +31 621476289 of dons@vandoorne.com. We kijken uit naar je sollicitatie!

Dit vinden wij belangrijk

De juridische oplossingen en adviezen voor de complexe problemen van onze tijd, vragen om een brede blik en verschillende perspectieven. Diversiteit, inclusie en gelijkwaardigheid (DIG) is daarom een integraal onderdeel van onze kantoorstrategie. We zetten in op een bedrijfscultuur waarin iedereen zich thuis voelt, zichzelf kan zijn én tot zijn recht komt — ongeacht gender, etniciteit, religie, seksuele oriëntatie, beperking, leeftijd, huidskleur, nationaliteit of andere aspecten van identiteit.

Hoewel we erkennen dat we nog geen goede afspiegeling zijn van de wereld van morgen, streven we daar wel naar. Ons recruitmentteam zet zich daarom dagelijks in voor het ontwikkelen en waarborgen van een inclusieve wervingswerkwijze en een eerlijke, gelijkwaardige en objectieve selectieprocedure. En daarbij kunnen we jouw hulp goed gebruiken. We nodigen kandidaten dan ook nadrukkelijk uit om feedback te geven op onze werkwijze of hun ervaringen tijdens het selectieproces, zodat we continu kunnen blijven verbeteren. Dit kan via hier.