Projectassistent

Werken bij het Rijksvastgoedbedrijf als Projectassistent

Over het team en de functie

Het team Defensie wordt met omvangrijke opgaven geconfronteerd, draagt bij en geeft uitvoering aan de Koers RVB. Sprekende voorbeelden zijn de Transformatie Vastgoed voor Defensie (TVvD), de maatregelen die voorvloeien uit Regie & Daadkracht (R&D) Defensie, Defensie op Koers en de Uitvoeringsagenda van het Nationaal Programma Ruimte voor Defensie (NPRD).

Wij zijn op zoek naar een collega met veel kennis van en brede ervaring in de projectenadministratie, die een open, creatieve, onderzoekende en kritische blik heeft, initiatiefrijk is en van nature het voortouw neemt en lef/moed toont.

Je werkt voor een of meerdere projectmanagers bij de planvoorbereiding en expertise & advies (E&A) opdrachten voor defensie en weet daarbij in hoog tempo en binnen strakke deadlines tot de gewenste resultaten te komen en aan versnelling bij te dragen.

Je vindt het fijn om samen met alle direct betrokkenen oplossingen te vinden, ook als ze niet direct voorhanden zijn en werkt daarbij graag samen met anderen, bent resultaatgericht en proactief ingesteld.

Verantwoordelijkheden

• Een adequate administratieve en financiële vastlegging en afhandeling van inkoopopdrachten. Hierbij werk je volgens de actuele regelgeving en procedures en onderneemt actie indien nodig om de opdracht tijdig te verstrekken;
• Het aanmelden van leveranciers op vastgoedcomplexen voor het uitvoeren van een opdracht. Hiervoor heb je contact met interne collega’s, de objectmanager Rijksvastgoedbedrijf (RVB) en je Defensiecontactpersoon;
• Het bewaken van het projectbudget en waarbij je nauw samenwerkt met de projectadministrateur van het RVB;
• Het opzetten en actualiseren van de projectarchieven in de (digitale) systemen van het RVB
• Het notuleren van bijeenkomsten;
• Het zorgdragen dat alle (werk)documenten in het (digitale) projectendossier compleet zijn en op de juiste manier in het (digitale) archief worden opgeslagen;
• Nader op te dragen werkzaamheden.

Profiel van de vastgoedprofessional

• Werkt in een team. Je hoeft niet alles zelf te weten, maar moet wel iets toe te voegen hebben.
• Kan zijn/haar aanpak variëren, al naar gelang de opgave. Soms wordt je ingezet vanwege vakkennis, soms vanwege competenties.
• Heeft experimenteerruimte nodig. Je mag fouten maken en leert daarvan.
• Werkt actief aan de relatie met belangrijke stakeholders, zoals klanten en gebruikers. De opgave is pas gerealiseerd als er optimaal tegemoet is gekomen aan de belangen van de betrokkenen.

Wat bieden wij?

• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Vaste dienst voorafgegaan door een jaarcontract

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

Jij beschikt over

• HBO denk- en werkniveau.
• Ruime ervaring met programma- projectmatig werken in een vergelijkbare functie
• Ruime ervaring met projectplanning en -administratie en met informatieverwerkingssystemen bij voorkeur Oracle, FCC
• Ruime ervaring als projectassistent
• Het is een pre wanneer je in het bezit bent van de (Nevi) Basisaspecten Inkoop

Hier kom je te werken

Meer over Sectie Defensie, DJI en Gronden

Directie

De directie S&D is de schakel tussen de departementen, beleidsmakers, vastgoedhoudende diensten, mede overheden en maatschappelijke organisaties en het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) op strategisch niveau. Hierbij is de directie S&D op concern rijksniveau verantwoordelijk voor het opstellen van de Rijksvastgoedportefeuillestrategie met als doel “het accommoderen en implementeren van de rijksdoelen en het beleid waarbij rijksvastgoed een rol van betekenis kan spelen”. Het secretariaat van het DG-overleg Rijksvastgoed en Beleid en de ondersteuning van de Raad voor Vastgoed Rijksoverheid (RVR) zijn binnen de directie S&D belegd, waardoor zowel de beleidsmakers rondom rijksvastgoed als de uitvoerende vastgoeddiensten van het rijk (RVR) bij elkaar komen.

De directie is verantwoordelijk voor het strategisch management van de vastgoedportefeuille van het Rijksvastgoedbedrijf (RVB), waaronder het samenstellen van de Vastgoed Portefeuille Strategie (VPS). Hierbij hoort de ontwikkeling van de portefeuille in aard, opbouw, omvang en samenhang van de RVB-portefeuille. Om dit te kunnen doen stelt de directie S&D onder andere periodiek (regionale) masterplannen op voor de kantoorportefeuille.

Na het opstellen van dit type plannen maakt de directie S&D, in samenwerking met de directies Vastgoedbeheer (VB) en Transacties & Projecten (T&P), de vertaling van plannen naar programma’s naar projecten. Dit is de start van de realisatie van de programma’s. Voor het integraal programma, daarmee samenhangende investeringen en capaciteitsinzet, heeft de directie S&D voor het hele RVB de regisseursrol.

Naast deze inhoudelijke rol, is de directie S&D tevens verantwoordelijk voor de ontwikkeling van de bedrijfsprocesarchitectuur, het informatiebeleid en de informatiebeveiliging van het RVB in brede zin.

De directie S&D bestaat uit vier afdelingen: de afdeling Strategie & Uitvoeringsbeleid (S&U), de afdeling Portefeuillemanagement (PFM), de afdeling CIO office en de afdeling Informatie Voorziening (IV). Daarnaast is er een Bedrijfsbureau en een Bureau Datascience & Analyse (DSA).

Afdeling Portefeuillemanagement

De afdeling Portefeuillemanagement heeft als kerntaak via sturing op de portefeuille te komen tot een optimale samenstelling. De huisvesting moet optimaal de primaire processen van de (rijks)gebruikers ondersteunen. Dit gebeurt binnen de verschillende stelsels. De huisvesting van rijksdiensten in kantoren vindt plaats d.m.v. masterplannen per provincie, die door de afdeling worden opgesteld i.s.m. de beleidsmaker (DGDOO).

Bij het maken, kijkt de afdeling niet alleen naar de bedrijfseconomisch beste optie voor het concern Rijk, de vastgestelde kaders, maar ook het vastgoed-strategisch belang, de maatschappelijke waarde voor de omgeving en politiek-bestuurlijke argumenten wegen mee. De afdeling is tevens verantwoordelijk voor de regievoering over de plannen d.m.v. meerjarenplannen en jaaropdrachten en contacten daarover met de uitvoerende directies.

Voor Defensie en het Caribisch gebied bestaat de rol onder meer uit het adviseren van de departementen en organisaties bij de ontwikkeling van de portefeuille en het opstellen van business cases; dit in nauwe samenwerking met de directies Vastgoedbeheer (VB) en Transactie & Projecten (T&P) en Gebieds- en vastgoedontwikkeling (GVO).

Op basis van de vastgoedportefeuillestrategie draagt de afdeling bij aan het kennisbehoud, een optimale belegging van het vastgoed van Defensie door het opstellen van een portefeuilleplan en het geven van strategisch advies en ondersteuning over macrobelegging en huisvesting aan Defensie. Het heeft ook de regie op de Dienstverleningsafspraken Defensie, de rapportages daarover, is houder van de Dienstverleningsactiviteit Expertise & Advies (E&A) Defensie en verzorgt het strategisch omgevingsmanagement voor de defensieportefeuille.

Voor de agrarische grondenportefeuille, de pachtboerderijen, het proces verkoop en ingebruikgeving vervullen wij de rol, taak van regisseur, adviseur en het portefeuillemanagement.

De afdeling is verantwoordelijk voor de vastgoedcomplexgegevens van de defensieportefeuille in de Centrale VastgoedRegistratie (CVR) en is procesdomeineigenaar Managen Vastgoedportefeuille inclusief Portalen (RijksVastgoedPortaal en GIS Viewer).

Over Rijksvastgoedbedrijf

Het Rijksvastgoedbedrijf, onderdeel van het ministerie van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening, is de grootste opdrachtgever in Nederland op het gebied van vastgoed. Wij zijn een professionele organisatie met een enorme hoeveelheid beschikbare kennis en ervaring. We beheren ruim 12 miljoen vierkante meter gebouwen en circa 89.000 hectare grond. Onze medewerkers ontwikkelen en beheren onder meer rechtbanken, kazernes, magazijnen, kantoren, musea, gevangenissen, gerechtsgebouwen, paleizen en monumenten.

Bij het Rijksvastgoedbedrijf werken project- en procesmanagers, inkopers, contractmanagers, gebouwbeheerders, juristen, restauratiespecialisten, ingenieurs en architecten. Maar ook ecologen en kunsthistorici. Wij zorgen voor beheer en onderhoud, aan- en verkoop, nieuwbouw, verbouw en renovatie én ontwikkeling en herontwikkeling van gebouwen en terreinen.

Bijzonderheden

De functie is hiërarchisch gepositioneerd onder het sectiehoofd Defensie, Caribisch gebied, Gronden & Omgeving bij de afdeling Portefeuillemanagement van de directie S&D en maakt deel uit van het team Defensie.

De ministeries van BZK en VRO worden vanuit één ambtelijke organisatie ondersteund. Je sluit een arbeidsovereenkomst met het ministerie van BZK, de functie valt inhoudelijk binnen de portefeuille van de minister van VRO.

Een veiligheidsonderzoek kan deel uitmaken van de procedure. We gaan ervan uit dat je bereid bent om daaraan mee te werken.

Binnen de Rijksoverheid werken we met raamovereenkomsten voor de inhuur van personeel. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt daarom niet in behandeling genomen.

Over de functiegroep Medewerker Advisering

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Contactpersoon

Erik Haak Erik.Haak@rijksoverheid.nl