Hoofd archief

Ben jij een mensgerichte leidinggevende met oog voor procesverbetering en digitalisering? Samen met collega’s bouw je aan een modern en wendbaar team die klaar is voor de digitale toekomst.

Als Hoofd archief werk je op het snijvlak van operatie en strategie en ben je een belangrijke schakel in het facilitair managementteam.

Wat ga je doen?

Als Hoofd archief geef je leiding aan een team dat werkt op het snijvlak van verleden, heden en toekomst. Jij zorgt dat onze archieven (fysiek en digitaal) betrouwbaar, toegankelijk en toekomstbestendig zijn. Je vertaalt het teamplan van team Facilitair naar concrete doelen voor jouw afdeling en zorgt dat jouw mensen en middelen optimaal op elkaar zijn afgestemd.

Je kijkt met een frisse blik naar werkprocessen: wat kan beter, efficiënter of effectiever? Je stuurt bij waar nodig, zeker als interne of externe ontwikkelingen daar aanleiding toe geven. Eén van die ontwikkelingen is de digitalisering van het archief. Jij hebt hier niet alleen ervaring mee, maar ook ideeën over hoe we sub-teams binnen team Facilitair, zoals print, repro en post daarin kunnen meenemen.

Je weet wat je medewerkers nodig hebben om goed werk te leveren en je schept de voorwaarden waarin ze kunnen uitblinken. Je maakt duidelijke afspraken over doelen en verwachtingen en je benut de unieke kwaliteiten van elk teamlid. Je creëert een veilige, collegiale sfeer waarin mensen zich gezien en gehoord voelen. Als Hoofd archief bespreek je de voortgang regelmatig en sta je open voor ideeën. Ook mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt maken deel uit van ons team. Jij biedt hen de sturing en begeleiding die aansluit bij hun behoeften.

Het archief van de rechtbank heeft twee locaties, in Den Haag en Zoetermeer. Jij zorgt ervoor dat beide locaties echt als één afdeling opereren en bent dus zo nu en dan ook aanwezig op de locatie in Zoetermeer. Bij de dagelijkse aansturing op beide locaties word je ondersteund door drie coördinatoren. Als Hoofd archief ben je ook lid van het managementteam van team Facilitair. Samen met de operationeel manager huisvesting, de projectleider, de informatiespecialist en de adviseur bedrijfsvoering werk je aan plannen die onze dienstverlening steeds beter maken. Je legt verantwoording af aan de teamvoorzitter en stelt jaarlijks een plan op voor jouw afdeling. Daarbij denk je mee op tactisch en strategisch niveau en lever je een actieve bijdrage aan het verder brengen van het facilitair domein binnen de rechtbank.

De digitale archivering is een grote overgang. Het is van belang dat je kennis en affiniteit hebt om deze transitie binnen de rechtspraak als geheel, maar ook in praktische zin binnen het team vorm te geven. Daarnaast zal de ingrijpende vernieuwbouw van het Paleis van Justitie in Den Haag grote invloed hebben op de manier van organiseren, huisvesten en de dienstverleningskwaliteit. Aan jou de taak om ook jouw team hierin mee te nemen.

Een bijzondere baan, omdat:

• de Rechtspraak een unieke werkgever is – er is er maar één zoals wij.
• je de ruimte krijgt om je werk zelf vorm te geven én je hebt zichtbaar impact;
• deze rol leidinggeven en begeleiden combineert met hands-on organiseren en regelen.

Pluspunten van deze functie

Contract: een jaarcontract voor 32 – 36 uur per week, met uitzicht op een vast dienstverband.
Salaris: inschaling in schaal 10 (minimaal € 3.404,39 en maximaal € 5.389,87 bruto bij een werkweek van 36 uur), op basis van je werkervaring.
Keuzebudget: 16,5% van je bruto jaarsalaris om je eigen arbeidsvoorwaarden samen te stellen. Je kunt je budget bijvoorbeeld laten uitbetalen op tijdstippen die je zelf wilt, extra verlofuren kopen, maar ook een fiets voor woon-werkverkeer aanschaffen. Ook hebben we een goede regeling voor ouderschapsverlof.
Vakantiedagen: 144 vakantie-uren en 64 IKB-uren (bij 36 uur).
Vergoedingen: voor het verduurzamen van je woning.
Woon-werkvergoeding: wij stimuleren reizen met het openbaar vervoer, je krijgt van ons een ov-chipkaart voor woon-werkverkeer.
Pensioen: je bouwt pensioen op bij het ABP, een van de grotere pensioenfondsen van Nederland.

Wat verwachten we van jou?

Ben jij het Hoofd archief waar wij naar op zoek zijn?

Jij hebt:

• hbo werk- en denkniveau, in de richting bedrijfskunde of facilitair management;
• je hebt ruime ervaring met leidinggeven aan medewerkers van (facilitaire) afdelingen of teams zoals post, archief, repro of sociale werkvoorziening (SW-) bedrijven;
• aansprekende voorbeelden waaruit jouw sturende en coachende managementstijl blijkt;
• de vaardigheden om goed te kunnen omschakelen tussen dagelijkse sturing en langere termijn vraagstukken en taken. Hier weet je ook de juiste prioritering in aan te brengen;
• gevoel voor het aanbrengen van structuur, maar hebt daarbij altijd oog voor de mensen.

Jij kunt:

• je met gemak bewegen in een bestuurlijke omgeving en weet belangen goed af te wegen;
• proactief en met een klantgerichte houding te werk gaan;
• processen soepel laten verlopen én mensen in beweging krijgen;
• duidelijk en toegankelijk communiceren;
• actief meedenken en zoekt de samenwerking op;
• integer en nauwkeurig te werk gaan, met oog voor detail en verantwoordelijkheid.

Herken jij jezelf niet in alle genoemde vereisten, maar denk je dat jij degene bent die deze rol tot een succes maakt? Overtuig ons dan met jouw motivatie!

Waar kom je te werken

Rechtbank Den Haag
Bij rechtbank Den Haag werken ruim 1.100 bevlogen, trotse en betrokken professionals. Zowel binnen als buiten de zittingszaal zetten we ons allemaal in voor een rechtvaardige samenleving. Onze kernwaarde integriteit is verweven in het DNA van al onze medewerkers – van rechter tot bode. We vinden het belangrijk dat iedereen die bij ons werkt, zich thuis voelt, plezier heeft in het werk en zichzelf kan zijn in een informele werksfeer.

Team Facilitair
Als Hoofd archief kom je te werken in team Facilitair. Dit team is verantwoordelijk voor huisvesting, magazijnbeheer, post, repro, archief, bibliotheek en uitbestede diensten zoals catering, schoonmaak en groenvoorziening. Het betreft hier circa 77.000 m2 kantoorhuisvesting met 2.000 medewerkers, 65 zittingszalen en een cellencomplex. Jij komt te vallen onder de teamvoorzitter facilitair. In totaal werken er ongeveer 60 medewerkers bij team Facilitair.

Sub-team archief
Het sub-team archief valt onder team Facilitair en verwerkt en beheert de dossiers van de rechtbank, het OM, het College van Beroep voor het bedrijfsleven en het gerechtshof in Den Haag. Nadat een zaak afgehandeld is worden de dossiers geschoond en opgeslagen. Dat gebeurt in archiefruimtes in het Paleis van Justitie in Den Haag en op een locatie in Zoetermeer. Ook is er een externe locatie voor extra opslag. Als er een verzoek wordt ingediend voor het opvragen van dossiers wordt dit ook opgepakt door team archief. Deze zogenoemde depotwerkzaamheden en schoningswerkzaamheden worden uitgevoerd door een team van ca. 25 vaste- en flexmedewerkers in Den Haag en 14 in Zoetermeer, inclusief drie coördinatoren die de dagelijkse werkzaamheden begeleiden.