Teamleider Studieadministratie

Zorg jij samen met je team voor een vlekkeloze administratie en logistieke ondersteuning van onze studenten en opleidingen? Ben jij iemand die het overzicht bewaart, processen optimaliseert en collega's motiveert? Dan zoeken wij jou!

Jouw functie

Je draagt de verantwoordelijkheid voor een team van vijf medewerkers. Samen met je teamleden zorg je voor de administratieve en organisatorische ondersteuning van alle facultaire opleidingen (16 in totaal). Primaire aandachtsgebieden binnen het team zijn de tentamenorganisatie, resultaatregistratie, afstuderen (incl. afstudeerceremonies), afhandeling van contract/bijvakonderwijs, ondersteuning van docenten bij gebruik digitale onderwijsapplicaties en afhandeling van vragen van studenten in Topdesk. Je bent het eerste aanspreekpunt voor je team en je speelt een centrale rol in de dagelijkse aansturing. Je voert jaargesprekken en vervult diverse andere HR taken. Daarnaast steek je zelf de handen uit de mouwen wanneer de werkdruk daarom vraagt, en draag je actief bij aan de dagelijkse werkzaamheden binnen het team.

Jouw taken

• meewerken aan en coördineren van de werkzaamheden van de studieadministratie zodat deze juist en tijdig worden uitgevoerd
• fungeren als leidinggevende van het team, waarbij je HR verantwoordelijkheid draagt en je actief inzet voor de ontwikkeling en begeleiding van medewerkers
• zorgdragen voor implementatie van nieuwe applicaties, procedures en werkwijzen binnen de faculteit
• beantwoorden (voornamelijk digitaal) van vragen van studenten en docenten
• fungeren als aanspreekpunt voor het hoofd onderwijsbureau, de opleidingsdirecteuren en directeur onderwijs bij voorkomende vraagstukken
• het deelnemen aan betreffende overleggen, facultair en/of VUbreed

Jouw profiel

Je bent een kei in plannen en organiseren en dankzij jouw oplossingsgerichte instelling weet je ook onder druk het overzicht te bewaren en snel te schakelen. Met jouw sterke communicatieve vaardigheden bouw je gemakkelijk bruggen tussen collega's en afdelingen. Je bent benaderbaar, betrokken en weet mensen mee te nemen. Enthousiast, verantwoordelijk en resultaatgericht: jij bent iemand die niet alleen het team ondersteunt, maar ook inspireert. Herken jij jezelf hierin? Dan zou jij zomaar onze nieuwe collega kunnen zijn!

Functie-eisen

• minimaal een afgeronde HBO-opleiding
• ervaring met leidinggeven, aansturen en/of begeleiden
• enkele jaren ervaring in het hoger onderwijs en/of met complexe administratieve processen
• ervaring in en affiniteit met het werken met informatiesystemen (Microsoft Office) en bereidheid je nieuwe applicaties eigen te maken
• ervaring met SAP/Slm is een pré

Competenties

• zeer goede vaardigheden in het plannen en organiseren van het werk, overzicht kunnen houden
• stressbestendig, initiatiefrijk en resultaatgericht
• zeer goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk
• dienstverlenende instelling
• gericht op samenwerken en ontwikkelen

Als universiteit streven we naar gelijke kansen voor iedereen, in het besef dat diversiteit vele vormen kent. Wij geloven dat diversiteit in al haar complexiteit van onschatbare waarde is voor de kwaliteit van ons onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening. We zijn altijd op zoek naar talent met diverse achtergronden en ervaringen. Dat betekent ook dat we ons inzetten voor het creëren van een inclusieve gemeenschap, zodat we diversiteit als meerwaarde kunnen benutten.

We beseffen dat elk individu een unieke set aan vaardigheden, expertise en denkwijze met zich meebrengt. We nodigen dan ook graag iedereen uit die zich herkent in het profiel om te solliciteren, zelfs als je niet aan alle eisen voldoet.

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

• Een salaris van minimaal € 3.708,00 (Schaal 9) en maximaal € 5.057,00 (Schaal 9) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Medewerker studentenzaken 1. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.
• Een functie voor 0,8 fte. Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar. Daarna is er uitzicht op een vast contract.

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

• Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling inclusief extra vangnet bij arbeidsongeschiktheid en overlijden
• keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden
• de mogelijkheid om deels vanuit huis te werken

Over ons

Over het Onderwijsbureau

Het Onderwijsbureau van de faculteit is verantwoordelijk voor de ondersteuning van het onderwijs en studenten op beleidsmatig, administratief en logistiek gebied. Daarnaast zijn in het Onderwijsbureau de studieadviseurs en de ambtelijke ondersteuning van de opleidings-, examen- en toelatingscommissies ondergebracht.

Welkom bij de faculteit der Gedrags- en Bewegingswetenschappen

Kennis ontwikkelen voor actief, gezond en betekenisvol leven: dat is waar we ons bij de Faculteit der Gedrags- en Bewegingswetenschappen van de Vrije Universiteit Amsterdam op richten. Onze focus is het brede domein van gedrag en gezondheid. Met ons onderwijs en onderzoek spelen we actief in op de actuele ontwikkelingen in de maatschappij. Van gezond ouder worden tot e-health, van training voor topsporters tot social media als onderwijstool. Daarbij combineren we drie disciplines: psychologie, bewegingswetenschappen en pedagogiek. Vanuit die multidisciplinaire benadering komen we tot beter begrip van gedrag en bewegen. Samen helpen we mensen om gezonder te leven, beter te leren, beter te functioneren.

Kom je werken bij Gedrags- en Bewegingswetenschappen? Dan voel je je thuis in een ambitieuze organisatie, die zich kenmerkt door een informele sfeer en korte communicatielijnen. Bij de faculteit krijg je alle ruimte voor je persoonlijke ontwikkeling. Samen met ongeveer 630 collega’s werk je voor ongeveer 4.300 studenten.

Vrije Universiteit Amsterdam

De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Wij zijn vrije denkers met kennis van zaken en een open houding – a broader mind. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor diversiteit, zingeving en medemenselijkheid werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Door onze krachten te bundelen, over de grenzen van vakgebieden heen, werken we aan een betere wereld voor mens en planeet. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek.

We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 6.150 medewerkers en volgen ruim 31.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.

Diversiteit

Diversiteit is een speerpunt van de VU. De VU wil toegankelijk en ontvankelijk zijn voor diversiteit in vakgebieden, culturen, ideeën, nationaliteiten, overtuigingen, voorkeuren en levensbeschouwingen. Vanuit vertrouwen, respect en interesse leiden verschillen hier tot nieuwe inzichten en innovatie, tot scherpte en helderheid, tot excellentie en een ruimer begrip.

Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening.

We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van de VU-gemeenschap.