Recordmanager DIV

Is het structureren van informatie jouw drijfveer en bijt je je graag vast in informatievraagstukken? Kun jij heldere adviezen geven over de inrichting, gebruik en beheer van informatie of het nu in het zaaksysteem, vakapplicatie of MS365 staat? En houd je van uitdagingen in een grote organisatie? Dan komen wij graag met je in contact!

Werken bij Bedrijfsvoering Drechtsteden

Bedrijfsvoering Drechtsteden, onderdeel van gemeente Dordrecht, verleent binnen de Drechtstedenregio diensten aan zeven gemeenten, inclusief de gemeente Dordrecht en drie gemeenschappelijke regelingen. De klanten doen een beroep op ons omdat wij niet alleen superspecialisten zijn, maar ook omdat wij durven te ontwikkelen, leren en experimenteren. Daarnaast staan plezier in het werk en de ontplooiing van de mensen centraal. Iedere uitdaging binnen de regio is een kans om jouw talent verder te ontwikkelen. De kernwaarden professioneel, empathisch, lef en eigenaarschap spelen een belangrijke rol.

Je gaat werken met een team van 30 enthousiaste collega's die met veel inzet en betrokkenheid actief zijn in de informatievoorziening. Het team maakt deel uit van het cluster Informatievoorziening, Data en Regie. Het team voert de volgende werkzaamheden uit: informatieadvies, beleid, recordmanagement, postontvangst, -distributie en -verzending, registratie en kwaliteitszorg, beheer, vernietiging en overbrenging archief.

Het team adviseert en ondersteunt de Drechtsteden-organisaties bij een toegankelijke informatiehuishouding. Een informatiehuishouding waar je grip op hebt, die meebeweegt met ambities en ontwikkelingen. Het hogere doel is informatie juist en volledig op te slaan zodat het eenvoudig is terug te vinden. Zo kan informatie gebruikt worden voor bedrijfsvoering en verantwoording naar burgers en (publieke) organisaties. Het vakgebied is altijd in ontwikkeling. Dit vraagt om aanpassingsvermogen en creativiteit van het team. Om de dienstverlening steeds verder te verbeteren, zetten we in op zaakgericht werken, MS 365 en common ground.

Wat ga je doen?

Als recordmanager heb je een spilfunctie in ons team en speel jij een cruciale rol in het beheren van waardevolle gegevens en documenten. Vanuit jouw regierol zie je toe op een correcte inrichting en beheer van informatie in het zaaksysteem of in een taakapplicatie. Je hebt daarbij aandacht voor wet- en regelgeving, uniformiteit en gebruiksgemak. In deze brede en afwisselende rol houd je je met het volgende bezig:

• Adviseren over de doorontwikkeling en gebruik van het zaaksysteem (Rx. Enterprise);
• Adviseren over de archiveringsaspecten bij aanschaf, inrichting, gebruik en beheer van vakapplicaties en MS 365;
• Beheren van het informatiestructuurplan (i-Navigator);
• Opstellen en onderhouden van richtlijnen en procedures voor informatiebeheer; vraagbaak voor de kwaliteitsmedewerkers en informatiebeheerders;
• Ondersteunen van collega’s bij zaakgericht werken en geven van trainingen;
• Uitvoeren van vernietiging en overbrenging naar het e-depot voor informatie in het zaaksysteem;
• Meedenken over de inrichting en uitvoering van kwaliteitszorg voor informatiebeheer;
• Organiseren van de jaarlijkse horizontale verantwoording Archiefwet;
• Jaarlijks coördineren en adviseren over het vaststellen van de hotspotlijsten;
• Actieve bijdrage aan ontwikkelingen en projecten voor professionalisering van de informatiehuishouding.
• Voeren van (klant)gesprekken met o.a. gebruikers, proceseigenaren, informatiemanagers, functioneel beheerders en archiefinspectie.

Wat neem je mee?

Je weet als recordmanager het belang van informatiebeheer op een enthousiaste manier uit te dragen. Je bent klantgericht en beschikt over een representatieve uitstraling. Je bent deskundig, analytisch sterk en je hebt uitstekende communicatieve- en adviesvaardigheden. Je geeft heldere adviezen aan klanten over o.a. de bewaartermijn van informatie en de inrichting en gebruik van systemen. Kwaliteit is voor jou belangrijk. Wijzigingen in het informatiestructuurplan en werkinstructies voer je nauwgezet uit. Je bent proactief, resultaat- en oplossingsgericht. Je neemt het voortouw als je verneemt dat iets niet goed verloopt. Je weet te overtuigen en durft aan te spreken waar nodig. Daarbij ben je positief ingesteld, omgevingsbewust en energiek.

Daarnaast beschik je over:

• Hbo werk- en denkniveau en een afgeronde opleiding op gebied van record en/of informatiemanagement (LRM of vergelijkbaar);
• Ruime werkervaring in een vergelijkbare functie;
• Aantoonbare kennis van relevante wet- en regelgeving, normen en kaders;
• Ervaring en affiniteit met informatiesystemen, digitaal (zaakgericht) archiveren en i-Navigator;
• Kennis van gemeentelijke processen is een pré.

Wat bieden we jou?

Een baan voor 36 uur per week waar jij je persoonlijk kan ontwikkelen en samen met je collega's wordt uitgedaagd om impact te maken in de regio. Gezamenlijk werken we aan de ambities van onze gemeente. Kortom: een veelzijdige functie, met een maatschappelijk belang. In ruil voor jouw inzet krijg je:

• Een bruto maandsalaris van maximaal €4.908,- op basis van een 36-urige werkweek (Schaal 09, Cao Gemeenten), afhankelijk van opleiding, kennis & ervaring;
• Naar je bruto maandsalaris ontvang je een Individueel Keuze Budget (IKB) van maximaal €836,81 (17,05% van je bruto maandsalaris). Je kunt ervoor kiezen om dit maandelijks, periodiek of jaarlijks uit te laten betalen. Maar je kunt het ook het fiscaal aantrekkelijk inzetten voor het kopen van extra verlofdagen, de aanschaf van bijvoorbeeld een (elektrische) fiets of de verduurzaming van je woning;
• Flexibel en hybride werken, dit houdt in dat je veel vrijheid hebt om je uren en werklocatie zelf te bepalen;
• Een goede balans tussen werk en privé;
• Een uitgebreid introductieprogramma en de ruimte en stimulans om jezelf continu te blijven ontwikkelen;
• Een uitstekende pensioenregeling bij ABP, waarbij wij als werkgever 70% van de pensioenpremie betalen. Daarnaast ben je bij ABP verzekerd van een goede financiële dekking bij overlijden en arbeidsongeschiktheid.

Over Dordrecht

Dordrecht is omringd door water, maar dat heeft ons nooit gehinderd. Wij gaan uit van mogelijkheden en niet van beperkingen. Ruimte is in Dordrecht daarom een bijzonder woord. Wij geven jou een podium voor persoonlijke ontwikkeling, eigen inbreng en ambities. Als je deze ruimte pakt gaat er een wereld voor je open. Voor jezelf en voor de stad.

Dordrecht heeft een mooie historie als stad, en wij willen de verbinding maken met de toekomst. Deze verbinding tussen historie en vernieuwing leidt telkens weer tot nieuwe kansen en nieuwe perspectieven. Die perspectieven moet je kunnen zien. Van ons krijg je ruimte en verantwoordelijk om de perspectieven te verbinden met onze ambities. Concreet betekent dit zie je kansen, verzilver ze.

Werken bij de gemeente Dordrecht