Junior adviseur bedrijfsvoering

Werken bij het Ministerie van Defensie

Functieomschrijving

Afhankelijk van de werklast bij de (senior) adviseurs bedrijfsvoering wordt de junior adviseur bedrijfsvoering belast met het ondersteunen van de (senior) adviseurs bedrijfsvoering binnen team VAM, waarbij het accent ligt bij het ondersteunen van de portefeuille ICT-/IV, huisvesting en facilitaire zaken. Hierbij voert de junior adviseur bedrijfsvoering onderstaande werkzaamheden uit.

1. Voorbereiding en ontwikkeling van adviesproducten op het gebied van Vraag aanbodmanagement (VAM) voor de Bestuursstaf:
   • Inventariseren van de klantvraag bij de BS-directies in het kader van VAM bij Defensie;
   • Namens de BS het aanbieden van de klantvraag aan de leverende bedrijven, waaronder DOSCO en COMMIT/JIVC;
   • Ondersteunen van inhoudelijke, procesmatige en procedurele voorbereiding en besluitvorming;
   • Opstellen en uitvoeren van een plan van aanpak, inclusief communicatie hierover aan de BS managers en medewerkers.
2. Bijdrage aan besluitvorming op het gebied van de bedrijfsvoering en ondersteuning van de Bestuursstaf:
   • Inhoudelijk ondersteunen bij het annoteren van Defensiebrede overleg fora;
   • Adviseren van (P)SG, Directeur HR&BV en BS-managers/-medewerkers op gebied van bedrijfsvoering en ondersteuning van de Bestuursstaf, waarmee inhoudelijke, procesmatige en procedurele besluitvorming wordt voorbereid.
3. Implementatie van adviesproducten:
   • Inhoudelijk adviseren over en ondersteunen van procesmatige en procedurele implementatie en toepassing van adviesproducten;
   • Plannen, voorbereiden en notuleren van overleggen;
   • Actueel houden van (project)plannen en beheersmaatregelen bepalen en aanjagen;
   • Uitvoeren van onderzoeken;
   • Bewaken van de uitvoering van vastgestelde maatregelen;
   • Voorlichten en onderricht geven aan BS-managers en –medewerkers door het organiseren van workshops en introductiedagen en het verspreiden van informatie via bulletins of andere media.
   • Ondersteunen van de (senior) adviseurs bedrijfsvoering binnen team VAM.
4. Evaluatie en monitoring:
   • Bijdragen aan de ontwikkeling van evaluatie en monitoring voor betreffende advies(deel)producten;
   • Signaleren van knelpunten bij de procesmatige en procedurele ondersteuning en bij de bewaking van toepassing van adviesproducten;
   • Bijstellen van de procesmatige en procedurele ondersteuning op basis van gewijzigde omstandigheden;
   • Uitvoeren van onderzoek, interne audits, inclusief bijbehorende overleggen.

Functie-eisen

Vereist

• HBO – Diploma, bij voorkeur facilitair management

Gewenst

• Ervaring binnen Defensie en bij voorkeur bij COMMIT/JIVC en/of DOSCO/FBD
• Ervaring in een Bestuurlijk-politieke omgeving
• Kennis van het Vraag en Aanbod Management en Assortimentsgewijs werken

Competenties

Analyseren, Organisatiegericht, flexibel, plannen en organiseren, creatief en omgang met weerstanden en tegenspraak

Arbeidsvoorwaarden

Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.

Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.

Bijzonderheden

Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, de Nederlandse nationaliteit is hiervoor een vereiste.

Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.

Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.

De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.

Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.

Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De werkzaamheden worden verricht binnen de afdeling Bedrijfsvoering en Veiligheid van de Directie HR & Bedrijfsvoering. Deze afdeling is onderdeel van de directie HR & Bedrijfsvoering (HR&BV) van het Kerndepartement (KD). De directie HR&BV heeft als doelstelling het optimaal ondersteunen van alle directies behorende tot het KD op o.a. het gebied van personeel & organisatie, materieel, informatievoorziening, ruimtelijke ordening, milieu, vastgoed, facilitaire zaken, beveiliging en veiligheidsmanagement. Daarnaast is het borgen van de samenhang binnen de BS en het welbevinden en de (sociale) veiligheid (safety en security) een structureel aandachtspunt van de directie.

De directie HR&BV KD bestaat naast een directiebureau uit een bureau BC/EBB, een afdeling Advies, Informatievoorziening en Projecten (AIP), een afdeling HR KD, een afdeling HR MIVD en een afdeling bedrijfsvoering en Veiligheid.

De Afdeling Bedrijfsvoering en Veiligheid draagt zorg voor de afhandeling van behoeftes en het proces van verwerving tot en met betaling van de BS directies/eenheden (m.u.v. MIVD, K&I en operationele aangelegenheden) worden gecoördineerd, uitgevoerd en gemonitord door het team behoeftestellingen. Het team vraag- en aanbodmanagement (VAM) draagt zorg voor een kwalitatief en kwantitatief adequate dienstverlening aan de BS-organisatie/-medewerkers door m.n. DOSCO en COMMIT. Deze dienstverlening kan in lokale afspraken zijn vastgelegd (norm gestuurde dienstverlening) dan wel op basis van het bedrijfsplan. Het team veiligheid is erop gericht om de fysieke personele veiligheid en ARBO bij de BS te bevorderen en te bewaken. Er wordt nauw samengewerkt met de afdeling Advies, Informatiemanagement en Projecten waar onder meer advies op het gebied van sociale veiligheid is belegd.

De afdeling draagt zorg voor de advisering en ondersteuning van de bedrijfsvoering van de Bestuursstaf m.b.t. onderstaande onderwerpen:

• Huisvesting (o.a. ruimte en vastgoed)
• Facilitaire ondersteuning, waaronder assortimentsmanagement, schoonmaken, ver- en gebruiksartikelen
• Restauratieve voorzieningen /catering
• IV- en ICT-voorzieningen
• Transport
• Materieelbeheer
• Veiligheid (o.a. ARBO en BHV)

De afdeling is ingedeeld in 3 teams: Vraag en Aanbodmanagement (VAM), veiligheid en behoeftestellingen. De functionaris wordt geplaatst binnen het team VAM.

Ministerie van Defensie

Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.

Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.

Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.