Product Owner Documentmanagementsysteem (DMS)

Werken bij het Ministerie van Algemene Zaken: Product Owner DMS

Logistiek én inhoudelijk werkt het ministerie van Algemene Zaken (AZ) in het hart van de politieke besluitvorming. Een bijzondere werkomgeving waar de lijnen kort zijn en de professionele standaarden hoog. Met circa 500 medewerkers bevorderen wij het algemeen regeringsbeleid. Ter ondersteuning hiervan is er begin dit jaar een nieuw DMS geïmplementeerd binnen het ministerie. Het DMS wordt de komende jaren verder doorontwikkeld om zo goed mogelijk te blijven aansluiten op de wensen en eisen van de organisatie.

Plaats in de organisatie

Je komt te werken bij de afdeling Compliance & Innovatie (C&I) van de directie Bedrijfsvoering. De afdeling bestaat - net als de rest van de directie - uit een mix van mensen met diverse achtergronden in ervaring en een grote verscheidenheid aan taken. De Product Owner (PO) DMS is onderdeel van het CIO-office en werkt nauw samen met de Senior beleidsmedewerker informatiehuishouding, informatiemanagers en -adviseurs, enterprise- en security architect, CISO en andere stakeholders binnen de organisatie. De PO DMS stuurt een multidisciplinair DevOps-team aan dat verantwoordelijk is voor de doorontwikkeling, het beheer en de ondersteuning van het documentmanagementsysteem.

Doel van de functie

De Product Owner DMS is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en optimalisatie van het documentmanagementsysteem (DMS) in lijn met wettelijke eisen, beleid en strategische doelstellingen. De PO vertaalt gebruikersbehoeften en beleidsdoelen naar een duidelijke productvisie en backlog, en stuurt naast voortgang ook op toegevoegde waarde voor de organisatie, gebruikerservaring en compliance.

Kerntaken en verantwoordelijkheden

• Ontwikkelt en beheert de productvisie en roadmap van het DMS.
• Stelt, onderhoudt en prioriteert de product backlog op basis van gebruikersfeedback, wet- en regelgeving en technische ontwikkelingen.
• Stuurt het DevOps-team aan en zorgt voor duidelijke requirements, user stories en acceptatiecriteria.
• Faciliteert refinement, sprintplanning en demo’s en borgt continue verbetering in samenwerking met het team.
• Draagt zorg voor stakeholdermanagement: onderhoudt nauwe contacten met gebruikersgroepen, informatiebeheerders, archivarissen en proceseigenaren.
• Bewaakt de kwaliteit, stabiliteit en veiligheid van het systeem in samenwerking met functioneel en technisch beheer.
• Vertaalt externe ontwikkelingen (zoals wijzigingen in archiefwetgeving) naar impact op het DMS.
• Verantwoordelijk voor budgettering, planning en rapportage met betrekking tot DMS-ontwikkeling.
• Toetst op compliance en bewaakt informatiearchitectuur in afstemming met architectuurkaders.

Functie-eisen

• WO werk- en denkniveau, bij voorkeur in Informatiekunde, Business IT & Management, ICT of Bedrijfskunde.
• Minimaal 5 jaar ervaring als Product Owner of projectleider in een Agile/DevOps-omgeving.
• Ervaring met document- of informatiebeheer, idealiter binnen (semi-)publieke organisaties.
• Kennis van DMS/RMA-systemen (bij voorkeur OpenText) en integratie met zaaksystemen.
• Bekend met wet- en regelgeving zoals de Archiefwet, WOO en AVG.
• Ervaring met stakeholdermanagement en verandermanagement.

Competenties

• Visiegericht – Kan strategische doelen vertalen naar functionele ontwikkelingen.
• Communicatief sterk – Bruggenbouwer tussen ICT, IV, gebruikers en management.
• Resultaatgericht en besluitvaardig – Streeft naar waardevolle, bruikbare en werkende oplossingen.
• Samenwerkingsgericht – Stelt zich collegiaal op, draagt bij aan een gezamenlijk resultaat en werkt effectief samen met anderen, ook buiten de eigen afdeling of discipline.
• Analytisch vermogen – Kan complexe processen en systemen doorgronden.
• Organisatiesensitiviteit – Herkent belangen en weet hierin te schakelen.
• Coachend leiderschap – Weet DevOps-teams te stimuleren en eigenaarschap te versterken.

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,5% van je brutojaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

• Ben je reeds actief binnen de Rijksoverheid op basis van een vast contract? Dan wordt dat gecontinueerd.
• Ben je reeds actief binnen de Rijksoverheid op basis van een jaar contract? Dan zullen we je in eerste instantie een jaarcontract aanbieden.
• Voor kandidaten van buiten de Rijksoverheid zal een jaarcontract van toepassing zijn met uitzicht na dat jaar op een vast contract.
• Het ministerie gaat zorgvuldig om met verstrekte gegevens. Solliciteren is instemmen met gegevensverwerking en bewaren t.b.v. de sollicitatieprocedure. Na afronding van de selectieprocedure worden uw gegevens binnen 6 weken vernietigd.

Meer over de functiegroep (Senior) Beleidsmedewerker

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De directie Bedrijfsvoering levert binnen het ministerie van Algemene Zaken dienstverlening op de terreinen: Informatievoorziening/ICT, Personeel & Organisatie, Huisvesting/Facilitair en Inkoop. De hoofden van de afdelingen vallen rechtstreeks onder de directeur Bedrijfsvoering/CIO. In nauwe samenwerking met de directie Financieel-Economische Zaken faciliteert de directie Bedrijfsvoering het primaire proces van het ministerie van Algemene Zaken. Binnen het domein van Informatievoorziening/ICT is de afdeling Compliance & Innovatie (C&I) verantwoordelijk voor de kaderstelling, beleid, compliance, toezicht en grootschalige innovatie op ICT-gebied en Informatiehuishouding. C&I bestaat uit meerdere (strategisch) adviseurs, de CISO en de privacy-officer. Ook de projectenorganisatie, waaronder AZ-next - het omvangrijke vernieuwingsprogramma van de ICT-infrastructuur, werkplek en DMS - is bij de afdeling ondergebracht. C&I kenmerkt zich door een mix van mensen met diverse achtergronden in ervaring en een grote verscheidenheid aan taken. Hierbij staat hoogwaardige en persoonsgerichte dienstverlening centraal in alles wat we doen. Gedreven medewerkers zorgen ervoor dat onze taken worden uitgevoerd. De diversiteit aan informatie en informatievoorzieningen binnen AZ zorgt voor een uitdagende werkomgeving. De komende jaren staat een verdere opbouw en professionalisering hoog op de agenda van de directie. Als organisatie hecht AZ er veel waarde aan dat iedereen zich thuis voelt bij het ministerie en zichzelf kan ontwikkelen. Dit doen we vanuit verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten, omdat we geloven dat dit onze denkkracht vergroot. Iedereen is welkom ongeacht culturele of levensbeschouwelijke achtergrond, leeftijd, gender of seksuele voorkeur. Dat betekent dat er veel ruimte is voor individuele verschillen tussen mensen. Hierbij staat openheid naar elkaar, transparantie in wat we doen en sensitiviteit voor wat in de samenleving speelt voorop. Met jouw unieke bijdrage spelen we beter in op de behoeften uit onze samenleving en behalen we samen resultaten voor Nederland.

Ministerie van Algemene Zaken

Het Ministerie van Algemene Zaken (AZ) is een relatief klein departement. Met onze circa 500 medewerkers bevorderen wij het algemeen regeringsbeleid. Onze belangrijkste taken zijn de ondersteuning van de minister-president bij de coördinatie van het algemene regerings- en communicatiebeleid. Veel mensen kennen het directoraat-generaal Rijksvoorlichtingsdienst, Dienst Publiek en Communicatie voor de Informatie Rijksoverheid en het Kabinet Minister-President wel. Ook het bureau van de Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid, een onafhankelijk adviesorgaan voor de regering, is onderdeel van onze organisatie. De directies Financieel- Economische Zaken en Bedrijfsvoering ondersteunen onze activiteiten. Als organisatie hecht AZ er veel waarde aan om een divers samengestelde organisatie te zijn, in de zin dat er spreiding is van maatschappelijke / culturele / levensbeschouwelijke achtergronden, deskundigheid en disciplines. Dat betekent dat er veel ruimte is voor individuele verschillen tussen mensen. AZ stimuleert zijn medewerkers om in verschillende netwerken te participeren, zodat zij hun blik verruimen en voeling hebben met diverse groepen in de samenleving.

Jethro van Dorp j.vandorp@minaz.nl

sollicitatiedbv@minaz.nl

Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.