Recordmanager

Maak het verschil als Recordmanager bij Stadsingenieurs in Utrecht

Utrecht heeft jou nodig! Bij Stadsingenieurs zijn we op zoek naar een Recordmanager die het verschil maakt in het beheren, structureren en digitaliseren van informatie. Jij zorgt ervoor dat onze informatie altijd juist, toegankelijk en goed terug te vinden is en speelt een cruciale rol in het verder professionaliseren van onze werkprocessen. Met jouw expertise in informatiebeheer en datamanagement ben je de schakel tussen de verschillende teams, IT en de business. Ben jij klaar om onze organisatie naar een hoger niveau te tillen en bij te dragen aan succesvolle en efficiënte projecten? Dan is deze functie iets voor jou! 

Dit is je werk

Stadsingenieurs is al jaren aan het groeien en daarmee is behoefte ontstaan aan nieuwe afspraken om onze informatie nog beter te beheren. Jij richt je als informatiebeheerder op het organiseren en beheren van onze bestanden conform wet- en regelgeving en beleid. Dat gebeurt in een complexe organisatie waarbij steeds meer eisen worden gesteld aan de informatievoorziening. Voor onze collega’s vraagt dit wel een andere manier van werken en jij begrijpt hoe je dit behapbaar maakt. Zelfs voor het werken met metadata. Je zorgt dat onze medewerkers op een toegankelijke manier kunnen leren wat van ze verwacht wordt en je informeert het management over de ontwikkelingen hierin. Als recordmanager word je uiteraard ook betrokken bij de inrichting en doorontwikkeling van bijvoorbeeld onze DMS-en. Je houdt bovendien rekening met de waarde van onze informatie en de uiteindelijke archivering ervan.

Concreet houdt dit in dat jij:

• de inrichting van onze DMS-en handen en voeten geeft.
• de key-user (gebruikersexpert) bent voor tenminste SharePoint en Teams.
• zorg draagt voor een praktisch leerproces en o.b.v. analyses kan laten zien hoe de verschillende DMS-en gebruikt worden.
• inzicht hebt in het gebruik van de DMS-en door de gebruikers, hier direct op kan handelen of adviseert over de doorontwikkeling.
• betrokken bent bij ontwikkelingen om informatie te archiveren in bijvoorbeeld een e-depot en hoe onze medewerkers daar gebruik van kunnen maken.
• toeziet op de naleving van afspraken door rapportages te maken of audits te houden voor zover dat nodig is.

Dit is je werkplek

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. Voor jou is er plek bij Bedrijfsvoering, onderdeel van Stadsingenieurs, één van de zes afdelingen van Stadsbedrijven en hét interne ingenieursbureau van onze gemeente. Je werkt samen met de gebruikers, functioneel beheerders en je collega informatiebeheerder. Er wordt hard gewerkt in het team, maar er is zeker ruimte voor humor en collega's staan voor elkaar klaar. 

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn.

Dit is jouw inbreng

Bij de gemeente Utrecht vinden we het belangrijk dat jij jezelf kunt zijn. Daarom zijn wij benieuwd naar wie jij bent. Voor deze vacature is het belangrijk dat jij beschikt over analytisch vermogen en beleid kunt vertalen naar toepasbare processen en werkwijzen voor Stadsingenieurs. Je kunt schakelen met diverse stakeholders en de informatie vertalen op papier. Je signaleert ontwikkelingen en kansen op het gebied van de informatie- en kennisvoorziening en je helpt mee met de implementatie en acceptatie hiervan. Wat jij kan, heeft Utrecht nodig. Zet jouw talent in en groei mee met de ambities van de stad. Met elkaar maken we er werk van.

Voor deze vacature breng je mee:

• Hbo werk- en denkniveau in bijvoorbeeld informatiemanagement, bedrijfskunde of informatica.
• Minimaal 5 jaar ervaring met informatiebeheer bij voorkeur binnen een complexe overheidsorganisatie of binnen het bedrijfsleven liefst in de fysieke projectenwereld.
• Kennis en ervaring met informatiebeheer en/of kwaliteitsmanagement.
• Kennis en ervaring met Sharepoint en Teams.

Dit bieden we je

Bij ons ga je werken aan jouw persoonlijke ontwikkeling, met uitdagende verantwoordelijkheden en in een omgeving met gedreven collega’s. Jij gaat niet alleen werken voor de gemeente, maar je zet je in voor de ruim 370.000 inwoners van onze mooie stad. Tegelijk hoort daar een passend salaris bij.

Onderstaand vind je ons aanbod:

• Een 36-urige werkweek met een bruto maandsalaris tussen de € 3.602,- en € 5.313,- (schaal 10). Het precieze bedrag stemmen we af op jouw kennis en ervaring.
• Een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% boven op je salaris. Met het IKB pas je de arbeidsvoorwaarden aan naar jouw eigen wensen. Denk bijvoorbeeld aan het kopen van extra verlofuren, het kopen van een fiets of extra (vakantie)geld.
• Een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met de duur van een jaar, met de intentie tot een omzetting naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd.
• Wettelijk verlof van 144 uur per jaar bij een fulltime dienstverband (18 dagen) + bovenwettelijk is 50,4 uur (6,3 dagen) = 194,4 uur (24,3 dagen). Je hebt de mogelijkheid om extra dagen te kopen met het IKB.
• Je werkt op het stadskantoor, maar het is ook mogelijk om af en toe thuis te werken. Natuurlijk zorgen we dat je thuis ook een goede werkplek hebt, inclusief laptop, bureau en bureaustoel. Ook ontvang je een thuiswerkvergoeding;
• Wij stimuleren dat jij met het ov of met de fiets naar werkt komt. Daarom krijg jij een 100% vergoeding voor openbaar vervoer (OV) en een loop- en fietsvergoeding van 19 cent per kilometer. Kom je met de auto? Dan ontvang je iedere maand een vast budget dat wordt vastgesteld o.b.v. een vaste km-vergoeding van 8 cent per kilometer.
• We vinden het belangrijk dat je bij ons kunt blijven groeien. Daarom bieden we je online via GoodHabitz meer dan 100 trainingen aan die je kunt doen waar en wanneer je wilt.
• Je kunt verlofsparen. Met spaarverlof heb je meer ruimte om werk en privé af te stemmen op je eigen wensen. Jij bepaalt zelf waarvoor je jouw spaarverlof opneemt. Denk aan: een sabbatical of lange vakantie, eerder stoppen met werken voor je pensioen, mantelzorg of een opleiding of studie.
• Je bent verzekerd van een goed pensioen tegen een zo’n laag mogelijke premie bij pensioenfonds ABP.