Coördinator Bedrijfsbureau

Functieomschrijving

Zorgen dat alles soepel loopt, zodat anderen hun werk goed kunnen doen. Dat is de kern van jouw rol als coördinator van het Bedrijfsbureau. Jij bent de verbindende schakel tussen mensen, processen en ondersteuning. Met overzicht, energie en een scherp oog voor kwaliteit stuur jij het Bedrijfsbureau aan. Dit doe je bij DUS-I, de Dienst Uitvoering Subsidies aan Instellingen, onderdeel van het ministerie van VWS.

DUS-I ondersteunt maatschappelijke thema’s als gezondheid, participatie, sport en onderwijs via de uitvoering van subsidieregelingen. Achter die uitvoering staat een sterke interne organisatie. Jij draagt daar rechtstreeks aan bij, door sturing te geven aan een team van managementondersteuners en facilitair adviseurs en te zorgen dat zij DUS-I optimaal ondersteunen. Je rapporteert aan het afdelingshoofd Control & Bedrijfsbureau.

Wat ga je doen als Coördinator Bedrijfsbureau?

Als coördinator geef je dagelijks leiding aan het Bedrijfsbureau: een team van acht managementondersteuners en twee facilitair adviseurs. Dit team verzorgt de administratieve en facilitaire ondersteuning van de managers binnen DUS-I, zoals agendabeheer, het organiseren van vergaderlocaties, ontvangst van bezoekers, kantoorinrichting en postverwerking. Door het team hierin goed aan te sturen, draag jij bij aan een soepel verlopende ondersteuning, waardoor managers worden ontzorgd en de organisatie kan rekenen op een goed georganiseerde, inclusieve en toekomstbestendige werkomgeving.

Je houdt het overzicht, stelt prioriteiten, verdeelt het werk en stimuleert de ontwikkeling van je teamleden. Ook bewaak je de kwaliteit van de dienstverlening en begeleid je het team bij het verbeteren van werkprocessen. Je werkt nauw samen met het afdelingshoofd en bent een volwaardige sparringpartner: je geeft gevraagd én ongevraagd advies, toont initiatief en denkt actief mee over de verdere professionalisering van de bedrijfsvoering binnen DUS-I.

Daarnaast vertegenwoordig je het Bedrijfsbureau in interne overleggen en projecten. Je stemt regelmatig af met andere coördinatoren, afdelingshoofden, managers en externe samenwerkingspartners, zoals FMHaaglanden en OBP Rijk.

Concreet bestaan je werkzaamheden uit:

• Dagelijkse sturing van het Bedrijfsbureau, met focus op inroostering en bewaken van kwaliteit van de dienstverlening
• Stimuleren van teamontwikkeling en bijdragen aan werkplezier, samenwerking en vakmanschap.
• Signaleren van verbetermogelijkheden in werkprocessen en implementeren van oplossingen.
• Adviseren van het afdelingshoofd over teamontwikkeling, ondersteuning en bedrijfsvoering.
• Vertegenwoordigen van het bedrijfsbureau in interne overleggen en projectgroepen.
• Onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders, zoals FMH en OBP Rijk.

Functie-eisen

• Minimaal hbo werk- en denkniveau.
• Aantoonbare ervaring met het ontwikkelen van teams en verbeteren van werkprocessen.
• Ervaring binnen de Rijksoverheid is een pluspunt.
• Ervaring met het opstellen van memo’s ter besluitvorming.
• Inzicht in bedrijfsvoering en kennis van administratieve en facilitaire ondersteuning.
• Goede beheersing van MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams).
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling én schriftelijk.

Herken jij jezelf hierin?

Verder ben je een stevige, toegankelijke en praktisch ingestelde coördinator met hart voor mensen en oog voor processen. Je vindt het leuk om leiding te geven aan verandering, denkt in oplossingen en communiceert helder op alle niveaus. Je schakelt soepel tussen tactisch meedenken en operationeel aansturen. Je hebt ervaring in het aanjagen van teamontwikkeling én het verbeteren van ondersteunende processen. Je voelt goed aan wat er nodig is in een complexe omgeving en draagt bij aan een cultuur van samenwerking, kwaliteit en continu verbeteren.

Overige arbeidsvoorwaarden

Natuurlijk ontvang je naast je salaris nog veel meer. Bijvoorbeeld:

• een individueel keuzebudget (IKB) waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf kunt samenstellen. Zo kun je bijvoorbeeld een deel van je salaris eerder laten uitbetalen of extra verlofuren kopen
• voor een deel vanuit huis werken als je functie dat toelaat
• veel mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen. Zowel binnen je baan als op persoonlijk gebied
• je krijgt een OV-chipkaart waarmee je reist voor je woon-werkverkeer. Met deze kaart reis je ook door heel Nederland als je voor het werk op pad gaat

Meer over jouw toekomstige afdeling

DUS-I draagt bij aan een slim en vitaal Nederland voor iedereen. Dit doen wij door in het sociaal domein subsidies te verlenen aan instellingen en incidenteel ook aan burgers. De overheid zet subsidie in zodat mensen volwaardig mee kunnen doen in de samenleving. DUS-I is dé dienstverlenende schakel tussen subsidieaanvragers en de ministeries van OCW en VWS.

We zijn een wendbare organisatie die snel en slagvaardig handelt. Onze klanten staan centraal. We weten wat er leeft en speelt, en stellen ons handelen daarop in. We zijn ons bewust van onze specifieke expertise. Deze zetten wij in om samen met collega’s van de ministeries regelingen van a tot z te realiseren, of ze nu eenvoudig of complex zijn. Ook geven we graag inzicht in het effect en het bereik van elke regeling.

DUS-I kan snel inspelen op veranderende omstandigheden. Onze medewerkers zijn flexibel inzetbaar en oplossingsgericht. Zij worden ondersteund door een modern ICT-platform. Dit stelt ons in staat snel en eenvoudig nieuwe regelingen in te richten. We onderhouden nauw contact met onze opdrachtgevers. We zoeken elkaar op en maken gebruik van elkaars expertise. We realiseren subsidieregelingen in co-creatie met onze opdrachtgevers. Van aanvraag tot verantwoording staan we voortdurend in contact met onze klanten. Zo verbeteren we continu de kwaliteit van onze dienstverlening.

DUS-I is een expertisecentrum. We zijn een lerende organisatie met actuele kennis op het gebied van subsidies. We zijn betrouwbaar en toegankelijk voor onze klanten. We investeren in onze medewerkers, efficiënte processen en moderne technologie.

DUS-I heeft op dit moment ruim 300 medewerkers met diverse (culturele) achtergronden. Je komt bij een organisatie te werken waarbij onderlinge ondersteuning vanzelfsprekend is. We helpen elkaar graag en proberen in ons werk te allen tijde het juiste te doen voor de klant en voor Nederland.

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Talent als basis, diversiteit als kracht

VWS stimuleert een inclusieve organisatiecultuur, waarin alle medewerkers actief betrokken en opgenomen worden in de groep. Waar medewerkers zichzelf kunnen zijn en zich vrij voelen om hun mening te geven. We zijn ervan overtuigd dat we op ons best zijn als wij een diversiteit aan perspectieven, achtergronden, oriëntaties en kennis in huis hebben. We bevorderen het werken in divers samengestelde teams en inclusieve leiderschapsvaardigheden. Hiermee houden we rekening tijdens de selectieprocedure.

VWS werkt aan een gezond, fit en veerkrachtig Nederland. Ruim 6.700 mensen zetten zich in voor goede en betaalbare zorg en ondersteuning, een gezonde levensstijl, voldoende beweging, (top)sportvoorzieningen en goede voeding. Ons werk is betekenisvol, wat maakt dat onze mensen hun baan écht leuk vinden. Dat zorgt voor een goede sfeer, waarbij je vrijheid hebt in je werk. We willen dat iedereen wordt gezien, gehoord en gewaardeerd in een veilige werkomgeving.

Het werk is nooit saai, want we moeten voortdurend vernieuwen en met oplossingen komen. Hierbij denken we niet alleen vanuit onszelf. We luisteren ook goed naar de mening van anderen. We vinden het daarom belangrijk dat jij jezelf kunt zijn en je mening durft te geven. Zo leren we van elkaar. Want we kunnen het niet alleen. We werken daarom samen met partners, andere ministeries, professionals uit de zorg en natuurlijk inwoners van Nederland.

Bij het beleidsdepartement van VWS werken ruim 2.000 mensen. Daarnaast werken nog eens 4.700 mensen bij de concernpartners van VWS. Zoals het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM), de Nederlandse Sportraad en de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). Ook zijn we verantwoordelijk voor een aantal zelfstandige bestuursorganen. Zoals het Zorginstituut, de Dopingautoriteit en het College Beoordeling Geneesmiddelen.

Samen beter. Doe je mee?