Technisch ondersteuner HR

Functieomschrijving

Als Technisch Ondersteuner HR ben je de flexibele speler die, afhankelijk van je kennis en ervaring, aan de slag gaat met ondersteuning van drie belangrijke functies binnen ons team.

Je kerntaken bestaan uit:

• Wijzigingenbeheer: Je ondersteunt het wijzigingenbeheer door van A tot Z alle beleidswijzigingen en incidenten procesmatig te bewaken. Wanneer hiervan wordt afgeweken, heb je een signalerende en adviserende rol.
• Coördinatie Gebruikerstesten: Je ondersteunt bij het coördineren en organiseren van gebruikerstesten rondom de implementatie van (gewijzigd) beleid, inclusief het testen van beoogde wijzigingen op applicatieniveau.
• Ondersteuning Chatdienst & RPA-toepassingen: Je registreert en monitort incidenten en analyseert en doorloopt behoeften van collega's, zodat deze kunnen worden doorontwikkeld.
• Signaleren van mogelijkheden om te verbeteren, aandragen en toelichten van alternatieven.

Functie-eisen

Wie ben jij?

• Je bent proactief, denkt in oplossingen en werkt graag procesmatig.
• Je werkt nauwkeurig en voelt je sterk verantwoordelijk voor de kwaliteit van je werk.
• Dankzij je analytisch vermogen kun je gestructureerd werken en houd je overzicht, ook bij complexe veranderingen.
• Flexibiliteit is jouw tweede natuur: je schakelt makkelijk als situaties daarom vragen.
• Je bent communicatief vaardig en werkt graag samen met collega's in een open, constructieve sfeer. Je kunt goed luisteren en doorvragen.
• Je draagt actief bij aan een collegiale en klantgerichte werkomgeving.
• Je bent leergierig en nieuwsgierig – eigenschappen die goed van pas komen in een rol waarin continue verandering en verbetering centraal staan.

Wat neem je mee?

• Je hebt een hbo-opleiding afgerond, of beschikt over een aantoonbaar vergelijkbaar werk- en denkniveau.
• Je hebt basiskennis van IT of bent bereid je daarin te verdiepen – dit is belangrijk, omdat veel werkzaamheden plaatsvinden op het snijvlak van HR en IT. Denk bijvoorbeeld aan ervaring met of interesse in methodieken zoals BiSL (Business Information Services Library).
• Je hebt affiniteit met HR-processen en/of (beleidsmatige) personeelsregelingen. Ervaring binnen de (rijks)overheid of een vergelijkbare organisatie is een pré.
• Je hebt begrip van, of bent nieuwsgierig naar, IT-ondersteunde HR-systemen, zoals applicatiebeheertools of RPA (Robotic Process Automation).
• Ervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol is mooi meegenomen, maar geen vereiste – we staan ook open voor iemand met de juiste motivatie en leergierigheid om het vak in de praktijk verder te leren.
• Je bent beschikbaar voor een tijdelijk dienstverband met uitzicht op vast.

Overige arbeidsvoorwaarden

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris.

Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer
• het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum
• een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering
• een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering
• een accu of elektrische onderdelen voor een fiets
• de betaling van de vakbondscontributie
• laten uitbetalen

Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Bijzonderheden

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De werkzaamheden worden verricht binnen de Divisie Personeel & Organisatie Defensie (DPOD) ressorterend onder het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO). De DPOD is één van de divisies van het DOSCO. De DPOD bestaat uit zeven dienstencentra en de MD-groep.

De DPOD ondersteunt de defensieonderdelen met P&O-dienstverlening. Zij biedt daartoe kennis aan over het P&O-functiegebied en verleent diensten aan leidinggevenden, P&O-functionarissen en defensiewerknemers binnen het gehele spectrum van de personele dienstverlening. Hiermee draagt DPOD bij aan de personele gereed stelling van Defensie en het uitvoeren van goed werkgeverschap. De operationele commando’s (OPCO’s) kunnen zich hierdoor maximaal richten op de uitvoering van de primaire taakstelling van Defensie. Je gaat aan de slag bij het DienstenCentrum Human Resources (DC HR). Het DC HR zorgt voor invulling van deelprocesmodelhouderschap over de aandachtsgebieden algemene P&O aangelegenheden, arbeidsvoorwaardelijke en rechtspositionele aangelegenheden. Dit doen we door het ondersteunen van beleidsontwikkeling, beleidsimplementatie en de monitoring en optimalisatie ervan. Verder ontzorgt het DC HR P&O-ers, medewerkers en leidinggevenden binnen Defensie op het gebied van transactie gerelateerde ondersteunende taken in het personele functiegebied, rechtspositionele aangelegenheden en op het gebied van de P&O.

Defensie is volop in beweging en in de komende jaren zal onze organisatie gaan verder gaan uitbreiden. Onze HR-systemen zullen ook gaan meegroeien met deze ontwikkeling. Daar komt bij dat het HR-domein aan verandering onderhevig is, door afspraken in de CAO’s en in de wet- en regelgeving. Zo heeft het vertalen van beleidswijzigingen naar onze dienstverlening en HR-systemen onze volledige aandacht. Het is essentieel dat alle aspecten rondom HR voor de defensiemedewerkers goed ingeregeld zijn. Denk alleen maar aan het op tijd uitbetalen van een juist salaris! Maar ook complexe vragen over pensioen of vormen van verlof moeten opgepakt kunnen worden.

Onze afdeling Procesondersteuning, Informatievoorziening en Kennismanagement (POI&K) van het Diensten Centrum Human Resources (DCHR) zorgt ervoor dat alle beleidsmatige zaken kwalitatief en verantwoord geïmplementeerd kunnen worden. Wij willen ons team gaan versterken met een nieuwe collega die zich met name gaat richten op het tijdig en correct doorvoeren van beleidswijzigingen in de HR- procedures en HR-systemen en het verbeteren van Robot Proces Automation toepassingen, met RPA optimalisatie.

Zie jij het als een uitdaging om HR-processen binnen Defensie te borgen en te optimaliseren? Dan is dit een hele mooie kans voor jou!

Waar ga je werken? Ons team
POI&K is een afdeling van DCHR, daar werken ca 365 medewerkers aan ontzorgen van P&O-ers, leidinggevenden en medewerkers van Defensie op gebied van arbeidsvoorwaardelijke en rechtspositionele aangelegenheden. DCHR maakt onderdeel uit van het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO). Bij DOSCO geldt: ‘Ondersteunen is onze Missie’. Bij POI&K is het niet anders. Wij ondersteunen onze collega’s bij DCHR bij de inrichting en uitvoering van de primaire HR-processen, met name in geval van gewijzigd HR-beleid. Ons team POI&K bestaat uit 12 collega’s. Het is een divers team, met mooie mix aan ervaring en expertise. De sfeer op de afdeling is informeel, waarbij zelfstandigheid en teamwork in balans zijn. Je werkt zelfstandig en kunt met vragen altijd op elkaar rekenen en sparren als je er zelf even niet uitkomt. Klantgerichtheid en expertise zijn daarnaast belangrijke kenmerken van ons team. Hybride werken is mogelijk, maar we verwachten dat je na een inwerkperiode minstens 2 dagen per week naar het DCHR kantoor komt in Enschede. Ons kantoor bevindt zich op het Kennispark en is makkelijk te bereiken met de auto, trein en fiets. Het treinstation – Enschede Kennispark is op loopafstand.

Ministerie van Defensie

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 74.000 mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) en het Commando Materieel en IT (COMMIT).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

Defensie Ondersteuningscommando
Het DOSCO is de overkoepelende dienstverlener voor de gehele Defensieorganisatie. Elk dienstencentrum heeft zijn eigen expertise. Het DOSCO streeft ernaar de klantgerichtheid te versterken, de dienstverlening te professionaliseren en de doelmatigheid te vergroten.