Instituutsmanager

De Faculteit der Geesteswetenschappen, Leiden University Centre for the Arts in Society (LUCAS) zoekt een:

Instituutsmanager (0,8 fte)

Startdatum: 1 augustus 2025 of eerder

Voel jij je thuis in een internationale werkomgeving en werk je graag samen met bevlogen wetenschappers en betrokken professionals? Heb je financieel inzicht én wissel je strategisch denkwerk graag af met coördinerende en leidinggevende taken? Dan ben jij wellicht de Instituutsmanager die wij zoeken!

Wegens vertrek van onze huidige Instituutsmanager (i.v.m. interne doorgroei) zijn wij op zoek naar een opvolger. Als Instituutsmanager zorg je dat de organisatorische en bedrijfsmatige kant van ons instituut goed draait, geef je leiding aan het ondersteunend bureau en breng je het operationele perspectief in bij strategische beslissingen. Je bent een belangrijke schakel tussen de strategie van het Management Team en de operationele werkzaamheden en daarmee de spil tussen de wetenschappelijke staf en het ondersteunend personeel. Samen met de Wetenschappelijk Directeur, de Onderwijsdirecteur en het Algemeen Bestuurslid vorm je het Management Team. Je bent een coachend leider die verbindend optreedt en professionals in staat stelt om resultaten te boeken op het gebied van wetenschap en onderwijs.

Dit ga je doen

• Je bent verantwoordelijk voor de gehele bedrijfsvoering van het instituut: de financiën, HR, ICT, huisvesting en juridische zaken. Je maakt daarbij een vertaalslag van strategie en beleid naar uitvoering en draagt zorg voor een efficiënte en effectieve organisatie hiervan.
• Concreet betekent dat dat je – samen met de adviseurs Financiën en in overleg met het MT – de meerjarenbegroting vormgeeft, overzicht houdt over de projectenportefeuille van het instituut, financiële rapportages en prognoses opstelt en op basis daarvan proactief adviseert over kansen en uitdagingen voor onderwijs en onderzoek.
• Je geeft uitvoering aan het universitaire personeelsbeleid, waaronder het opstellen van het strategisch personeelsplan en het ontwikkelen en implementeren van beleid en initiatieven op onder meer de thema’s werkbalans, Erkennen & Waarderen, sociale veiligheid en leiderschap.
• Als leidinggevende van het ondersteunend personeel draag je zorg voor een goede onderlinge samenwerking en daarmee gedegen ondersteuning voor het instituut als geheel. Daarnaast onderhoud je goede contacten met de medewerkers van het instituut, het faculteitsbestuur, met de facultaire diensten en met je collega-MT-leden van andere instituten. Je draagt actief bij aan faculteitsbrede thema’s en projecten en staat in geregeld contact met de gremia binnen het instituut, zoals de Adviesraad.

Focus voor de komende tijd
De faculteit en het instituut staan aan de vooravond van ingrijpende bezuinigingen en dienen tevens te anticiperen op de mogelijke gevolgen van het regeerakkoord. Dit betekent o.a. dat we samenwerken met de opleidingsvoorzitters en de faculteit in het realiseren van een compact, vernieuwend en renderend onderwijsportfolio. Voor de komende periode ligt de focus in deze functie op het in balans brengen van de begroting van het instituut, het coördineren van de personele gevolgen daarvan en borgen van de operationele ondersteuning in deze tijden van transitie. Daarnaast speel je een belangrijke rol in de bestuurlijke afstemming binnen het MT en met het Faculteitsbestuur, en in de communicatie met de medewerkers van het instituut. Je speelt een proactieve rol in het realiseren van noodzakelijke veranderingen als gevolg van bezuinigingen, en weet daarbij een balans te vinden tussen kwaliteit, efficiëntie en draagvlak binnen het team.

Hier ga je werken
Het Leiden University Centre for the Arts in Society (LUCAS) is een van de 7 instituten van de Faculteit der Geesteswetenschappen. Bij ons instituut werken zo’n 150 docenten en onderzoekers met expertise op het gebied van beeldende kunsten, design, film, fotografie, digitale media en literatuur in de westerse wereld. Jij komt te werken binnen het Management Team (in totaal vier leden) dat samen met het ondersteunend bureau (vier collega’s) de organisatie draaiende houdt. Samen vormen MT en bureau een klein maar hecht team met een grote onderlinge betrokkenheid en wekelijks lunchoverleg. We werken collegiaal samen en dragen allemaal ons steentje bij aan het creëren van een prettige werkomgeving voor alle collega’s binnen LUCAS. Ontwikkeling is belangrijk voor ons: we stimuleren persoonlijke groei en zijn altijd op zoek naar manieren om processen en de organisatie te verbeteren, om zo het onderwijs en onderzoek nog beter te kunnen faciliteren. Iedere collega krijgt veel zelfstandigheid voor de eigen taken, maar we zijn altijd bereid om elkaar te helpen of bij te springen.

Dit breng je mee
In ons team zoeken we iemand die zelfstandig aan de slag kan en die het leuk vindt om proactief de verantwoordelijkheid te nemen voor de eigen processen en taken. Uiteraard helpen we je bij het inwerken, en mochten bepaalde werkzaamheden nieuw zijn voor je, dan kijken we samen wat je nodig hebt, en stellen hiervoor een ontwikkelplan op.

We vinden het ook belangrijk dat je een goede band kunt opbouwen met de medewerkers van ons instituut. Dit betekent dat je een open houding hebt, interesse toont en om kunt gaan met de manier van werken van onze stafleden.

Jij:

• Bent goed bekend met de bedrijfsvoering in de universitaire wereld. Je weet hoe een sluitende begroting op te stellen en daaraan uitvoering te geven en bent op de hoogte van HR-thema’s en regelgeving.
• Bent procesmatig en analytisch sterk en hebt cijfermatig inzicht.
• Bent proactief en resultaatgericht en beschikt over een groot probleemoplossend vermogen. Je bent in staat om op strategisch en tactisch niveau te denken, beschikt over bestuurlijke sensitiviteit waarbij je oog hebt voor de verschillende belangen binnen de organisatie.
• Bent een inspirerende, verbindende leidinggevende die op een coachende wijze sturing geeft aan de medewerkers en hen helpt zich verder te ontwikkelen.
• Werkt graag samen op basis van gedeelde verantwoordelijkheid en gelijkwaardigheid, vanuit een gedeelde visie en waarden.
• Kunt goed schakelen tussen diverse terreinen in je portefeuille en tussen strategie en operatie, waarbij je ook je verantwoordelijkheid neemt voor het verbeteren van deze processen;
• Beschikt over een afgeronde academische opleiding en hebt affiniteit met de wetenschap;
• Je bent een prettige gesprekspartner die helder communiceert in zowel Nederlands als in het Engels (op C1 niveau).

Dit bieden we je
We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.

Je kunt rekenen op een leuke baan binnen de maatschappelijk relevante wereld van onderwijs en onderzoek, en op een werkplek in een van de mooiste gebouwen van de universiteit: we werken in het historische Arsenaalgebouw vlakbij het Rapenburg, middenin de levendige Leidse binnenstad.

Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband, afhankelijk van financiering, behoefte en functioneren. Het bijbehorende UFO-profiel is Coördinator Bedrijfsvoering 1 en de omvang 0,8 fte (30,4 uur/week). De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten; startdatum is 1 augustus 2025 of eerder;
• Een salaris van minimaal € 5.495,- en maximaal € 7.056,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 12);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%), een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP en volledige reiskostenvergoeding (bij gebruik van het OV; voor autoreizen geldt een maximumvergoeding);
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang;

Dit vinden we belangrijk
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.