Bestuurssecretaresse / kabinetsmedewerker

Ben jij die organisatietopper die de burgemeester altijd een stap voor is en de touwtjes stevig in handen heeft? Ben jij een organisatietalent en vind je het leuk om representatietaken tot in de puntjes te verzorgen? Maak jij graag deel uit van een collegiaal en professioneel team van bestuurs- en directiesecretariaatsmedewerkers? Kom dan werken bij ons!

Functie

Werk waar je trots op kunt zijn

Jouw belangrijkste taak is de secretariële ondersteuning van de burgemeester van de gemeente Oudewater. Dankzij jou verloopt de dag van de burgemeester gestructureerd, vlot en vlekkeloos. Ook speel je een belangrijke rol bij het voorbereiden van officiële ontvangsten en bezoeken van het college.

Dit ga je doen

Jij krijgt een grote mate van eigen verantwoordelijkheid, maar werkt coöperatief samen met jouw collega’s van het Bestuurs- en Directiesecretariaat (BDS). Samen zijn jullie verantwoordelijk voor alle werkzaamheden van BDS in de gemeenten Woerden en Oudewater. Afhankelijk van de behoefte van het team ga je ook de agenda van een wethouder beheren of administratief ondersteunen bij het bestuursproces.

Je dag is gevuld met acties die voortkomen uit de mail en agenda van de burgemeester, waaronder:

• Complex agendabeheer: niet alleen het inplannen van de afspraak maar ook alle faciliteiten rondom de afspraak organiseren. Het is jouw verantwoording dat de dag van de burgemeester klopt van A tot Z;
• Zelfstandige behandeling e-mail van het college;
• Verbanden leggen tussen de e-mail en agenda en daarnaar handelen;
• Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door (je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld);
• Je bent voor afspraken met de burgemeester het eerste aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie;
• Jij helpt bij allerlei andere voorkomende secretariële en ondersteunende taken.

Deze functie kent een bijzondere neventaak, jij bent ook medewerker kabinetszaken. Dit houdt in:

• Je ondersteunt het college van B&W en in het bijzonder de burgemeester bij het voorbereiden van officiële ontvangsten en zaken van representatieve aard en adviseert daarover;
• Je behandelt vertrouwelijke zaken, zoals aanvragen voor koninklijke of gemeentelijke onderscheidingen;
• Je organiseert jaarlijks terugkerende evenementen, zoals de Lintjesregen, de nieuwjaarsreceptie voor de inwoners, activiteiten in het kader van de herdenking en viering van 4 en 5 mei, etc.

Natuurlijk doe je dit niet alleen, maar samen met je collega’s in team BDS.

Hoe jouw werkdag als bestuurssecretaresse / kabinetsmedewerker er ongeveer uitziet

Ik kom aanfietsen bij het stadskantoor in Oudewater en loop via de trap naar mijn werkkamer. Ik zeg de collegeleden en collega’s gedag, start de laptop op en pak een kop koffie. Ik scan allereerst de agenda en mailboxen op spoedzaken. Het is dinsdag en het college heeft B&W vergadering. Ik zorg voor koffie en controleer of het systeem werkt. Alles loopt, tijd om te starten met de acties in de mail en het plannen van verschillende afspraken. In de loop van de ochtend heb ik een afspraak met een inwoner om een voordracht voor een koninklijke onderscheiding te bespreken. Daarna is het alweer tijd voor de lunch, eerst breng ik de lunch binnen bij het college en daarna loop ik gezellig met mijn collega een rondje door de stad, waar we een visje eten op de markt. In de middag bereid ik een werkbezoek voor van de commissaris van de koning aan Oudewater. Ik maak een draaiboek, regel de verschillende faciliteiten en controleer de protocollen of er niets ontbreekt. Tussendoor wordt er gebeld door een inwoner wiens ouders 50-jaar getrouwd zijn en die hij wil verrassen met een bezoek van de burgemeester op deze heuglijke dag, leuk! Aan het eind van de dag werk ik de laatste mailtjes weg en controleer ik of de agenda's voor morgen helemaal op orde zijn. Alles is rond, ik zeg de collega's gedag en ga tevreden naar huis, tot morgen!

Dit neem je mee

Competenties

Om je als een vis in het water te voelen in de dynamische en uitdagende werksfeer in Oudewater, heb je een positieve en enthousiaste persoonlijkheid. Jouw organisatietalent komt pas echt tot zijn recht wanneer je hiermee mensen kunt ontzorgen. Jij ziet de verbinding tussen email en agenda, tussen gemaakte afspraken en ad-hoc zaken, hierdoor weet je goed het overzicht te houden en werk je secuur in een digitale omgeving. Je communiceert open, duidelijk en direct. Je staat stevig in je schoenen en houdt je rug recht. Je steekt je handen uit de mouwen en draait ze niet om voor het regelen van praktisch zaken in en rond het stadskantoor. Je bent loyaal, flexibel, een verbinder en werkt graag samen, waarbij vertrouwen altijd het uitgangspunt is. Kortom, een rots in de branding!

Kennis en ervaring

Wat jou verder onze nieuwe bestuurssecretaresse / kabinetsmedewerker maakt?

• Je beschikt over aantoonbaar HBO werk- en denkniveau.
• Je hebt meerdere jaren werkervaring op secretarieel gebied, in een politiek bestuurlijke omgeving en/of de ondersteuning van een burgemeester is een sterke pré.
• Je bent 36 uur per week beschikbaar, waarvan maandag, dinsdag en woensdag vaste werkdagen op het stadskantoor in Oudewater zijn.
• Goede kennis van en zeer vaardig met Outlook, Word en Excel.
• Ervaring met kabinetszaken is een pré. Mocht je nog geen ervaring hebben, dan ben je bereid de 6-daagse cursus ‘medewerker kabinetszaken’ te volgen.

De gemeente, het team en de organisatie

Als oase midden in het groen is Oudewater de oudste stad van het Groene Hart. Rust, ruimte en vergezichten. Het buitengebied is schitterend. De historisch bruisende en compacte stad met de monumentale binnenstad is prachtig gelegen in de groen landschappelijke omgeving Lopikerwaard, in de luwte van verstedelijking van de Randstad. Vanuit de grote steden Utrecht, Den Haag en Rotterdam ben je binnen een half uur in Oudewater. Natuurlijk, Historisch & Kleurrijk. Dat is de Magie van Oudewater!

Het team

Het bestuurs- en directiesecretariaat (BDS) is onderdeel van het domein Bedrijfsvoering en de ondersteunende kracht achter de colleges van B&W en de directieleden van Woerden en Oudewater. Het team bestaat uit zeven enthousiaste medewerkers waarbij jij het team compleet maakt. Ons team is een mix van jonge mensen en collega’s met jarenlange ervaring, zodat je veel van elkaar leert en samen tot de beste oplossing komt. We werken hard en hebben hart voor het werk wat we doen. De mindset van Team BDS is: “We doen het samen”. Samen zijn we verantwoordelijk voor het eindresultaat; een goed lopend secretariaat met tevreden bestuurders, klanten en gebruikers! Team BDS is op dit moment volop in ontwikkeling. Er is dus ook ruimte om zaken te signaleren, op te pakken en te verbeteren. Sterker nog: we verwachten van jou dat je altijd kijkt waar het beter kan en dat oppakt of bij de juiste mensen neerlegt.

De organisatie

De gemeente Oudewater is een zelfstandige gemeente. De gemeente Woerden levert op basis van een dienstverleningsovereenkomst ambtelijke ondersteuning aan de gemeente Oudewater. Het bestuurs- en directiesecretariaat (BDS) valt daarom onder Woerden en is onderdeel van het domein Bedrijfsvoering, je komt dus ook bij de gemeente Woerden in dienst. BDS is de ondersteunende kracht achter de colleges van B&W en de directieleden van Woerden en Oudewater. Wij werken met het principe ‘kies je werkplek bewust’. Als medewerker van het bestuurs- en directiesecretariaat ben je een bekend gezicht en benaderbaar. Daarom werk je een deel van je tijd letterlijk rondom het bestuur van de gemeente Oudewater, op het stadkantoor Oudewater, en heb je de mogelijkheid om in overleg een deel van je tijd thuis te werken. Ook ben je af en toe in Woerden aan het werk, om zo goed in verbinding te blijven met je collega’s.

Arbeidsvoorwaarden

• Wij bieden een salaris tot € 4.297 (schaal 8), afhankelijk van jouw kennis en ervaring. Bovendien ontvang je een persoonlijk budget van 17,05%, wat jij kunt inzetten zoals jij dat wilt. Het niveau van de functie is indicatief. Dit in afwachting van invoering van een nieuw functiewaarderingssysteem.
• Je krijgt van ons een jaarcontract, bij goed functioneren wordt het dienstverband na een jaar omgezet in een dienstverband voor onbepaalde tijd.
• Goede arbeidsvoorwaarden horen erbij.

sollicitaties@woerden.nl