Directiesecretaris

Functie­omschrijving

Zorg toegankelijk houden in tijden van crises en maatschappelijke ontwrichting is een uitdaging van formaat. Of het nu gaat om het versterken van de weerbaarheid van ons zorgsysteem bij geopolitieke spanningen, de zorg voor ontheemden of medische evacuaties: jouw bijdrage als directiesecretaris bij de programmadirectie Weerbare Zorg (PDWZ) maakt het verschil. Je hebt een spilfunctie met een verbindende en centrale rol waarbij je op verschillende manieren ondersteuning binnen de directie biedt.

Wat ga je doen als directiesecretaris?

Als directiesecretaris lever je een bijdrage aan het beter voorbereid zijn van de zorg in Nederland op de dreigingen van nu en in de toekomst. We zoeken een allround directiesecretaris met organisatietalent die een belangrijke rol kan spelen in de ondersteuning van de directie en de verschillende teams. Hierbij ben je ook verantwoordelijk voor de bedrijfsvoeringstaken zodat de bedrijfsvoering van PDWZ goed functioneert. Je hebt een vrije rol en een breed en afwisselend takenpakket. In een dynamische omgeving zorg je ervoor dat de activiteiten en taken van de directie gestructureerd en soepel verlopen. Je ondersteunt het MT en de directie daarbij. Zo ontvangen we als coördinerende directie verschillende informatiestromen die je als directiesecretaris optimaal samenbrengt en analyseert. Waar mogelijk zorg je ervoor dat processen binnen de directie worden verbeterd. Overzicht houden is een belangrijke kerntaak, bijvoorbeeld door een actieve rol te nemen in het ordenen van informatie rondom parlementaire zaken. Aan de hand van actuele zaken denk en handel je altijd een paar stappen vooruit en deel je je bevindingen met de directie. Tot slot ondersteun je de beleidsmedewerkers bij de werkzaamheden van de verschillende dossiers.

Functie-eisen

Jouw werkzaamheden en taken

• Het plannen, organiseren en ondersteunen van directie brede taken en activiteiten, zoals het structureren van informatiestromen en het maken van overzichten.
• Het ondersteunen van het MT als MT-secretaris.
• Het oppakken van verschillende bedrijfsvoeringstaken zoals het aanvragen en beheren van kantoorautomatisering-gerelateerde voorzieningen.
• Het adviseren/coördineren van informatiebeveiliging & privacy (IB&P), inventariseren van gegevensverwerkingen en melden/voorkomen van incidenten.
• Het uitvoeren van financiële (basis)taken in afstemming met de financieel adviseur.
• Het ondersteunen en ontzorgen van beleidsmedewerkers bij diverse dossiers.

Jouw profiel

Je bent iemand die goed kan organiseren, voorbereiden en plannen. Als ervaren professional beschik je over ICT-vaardigheden waardoor je handig omgaat met systemen. Ook heb je ervaring met het aanbrengen van structuur in informatiestromen. Je hebt het vermogen om accuraat te werken bij het omgaan met gevoelige informatie. In je werk ben je flexibel en weet je balans te vinden tussen zorgvuldigheid en daadkracht. Je bent toegankelijk en duidelijk. Je communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, komen hierbij goed van pas.

Ben jij klaar om een waardevolle bijdrage te leveren aan onze organisatie? We kijken uit naar je sollicitatie!

Herken jij jezelf hierin?

Voor deze rol is het belangrijk dat je al ervaring hebt als directiesecretaris of adviseur bedrijfsvoering. Daarbij heb je goed inzicht in de rol- en taakverdeling binnen VWS en daarbuiten. Je schakelt makkelijk tussen de verschillende eigen taken. Hierbij werk je zelfstandig, maar zoek je ook makkelijk de samenwerking op. Je bent benaderbaar, enthousiast en klantgericht. Ook heb je snel inzicht in de samenhang tussen eigen werkterreinen en werkprocessen. Bovendien weet je rust en overzicht te brengen in soms hectische omstandigheden.

Belangrijk om te weten
Vanwege de aard van de werkzaamheden is een B-veiligheidsonderzoek door de AIVD een essentieel onderdeel van de procedure. Zonder een positieve afronding hiervan kun je niet starten.

Over jouw toekomstige afdeling

De programmadirectie is begin 2025 gestart en heeft tot taak de maatschappelijke weerbaarheidsopgaven uit te werken en door te vertalen naar de zorg in Nederland, zodat de zorg in geval van crisis en conflict kan bijdragen aan de continuïteit van de samenleving en de inzet van de krijgsmacht. Daarnaast is PDWZ verantwoordelijk voor vraagstukken binnen Nederland rond ontheemden, migratie en zorg en incidenten die kunnen leiden tot ontwrichting van de (toegang tot) zorg. De coördinatie van de besluitvorming over deze dossiers tot aan de ministerraad is ook bij de directie belegd. Als spin in het web zorgt PDWZ voor verbinding binnen het ministerie en met andere relevante spelers binnen en buiten de zorg.

Uiteraard sta je er niet alleen voor. Alle collega’s van PDWZ denken en doen graag mee. De directie werkt met teams met verschillende invalshoeken: enerzijds gericht op de coördinatie van acute, zorgoverstijgende dossiers zoals Oekraïne en migratie; anderzijds ligt de nadruk op de voorbereidingen op crises zoals het (door)ontwikkelen van bevoegdheden en crisisarrangementen. Samen werken we aan steeds wisselende opgaven, waarbij taken en rollen worden verdeeld afhankelijk van urgentie en expertise. Dat maakt het werk dynamisch en uitdagend.

Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS)

Talent als basis, diversiteit als kracht
VWS stimuleert een inclusieve organisatiecultuur, waarin alle medewerkers actief betrokken en opgenomen worden in de groep. Waar medewerkers zichzelf kunnen zijn en zich vrij voelen om hun mening te geven. We zijn ervan overtuigd dat we op ons best zijn als wij een diversiteit aan perspectieven, achtergronden, oriëntaties en kennis in huis hebben. We bevorderen het werken in divers samengestelde teams en inclusieve leiderschapsvaardigheden. Hiermee houden we rekening tijdens de selectieprocedure.

VWS werkt aan een gezond, fit en veerkrachtig Nederland. Ruim 6.700 mensen zetten zich in voor goede en betaalbare zorg en ondersteuning, een gezonde levensstijl, voldoende beweging, (top)sportvoorzieningen en goede voeding. Ons werk is betekenisvol, wat maakt dat onze mensen hun baan écht leuk vinden. Dat zorgt voor een goede sfeer, waarbij je vrijheid hebt in je werk. We willen dat iedereen wordt gezien, gehoord en gewaardeerd in een veilige werkomgeving.

Het werk is nooit saai, want we moeten voortdurend vernieuwen en met oplossingen komen. Hierbij denken we niet alleen vanuit onszelf. We luisteren ook goed naar de mening van anderen. We vinden het daarom belangrijk dat jij jezelf kunt zijn en je mening durft te geven. Zo leren we van elkaar. Want we kunnen het niet alleen. We werken daarom samen met partners, andere ministeries, professionals uit de zorg en natuurlijk inwoners van Nederland.

Bij het beleidsdepartement van VWS werken ruim 2.000 mensen. Daarnaast werken nog eens 4.700 mensen bij de concernpartners van VWS. Zoals het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM), de Nederlandse Sportraad en de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). Ook zijn we verantwoordelijk voor een aantal zelfstandige bestuursorganen. Zoals het Zorginstituut, de Dopingautoriteit en het College Beoordeling Geneesmiddelen.

Samen beter. Doe je mee?