Coördinator/Procesbeheerder Studentenadministratie

Kan jij voor een team goed plannen en organiseren? Ben je communicatief vaardig en een verbinder? En ben jij sterk in het analyseren van data en administratieve processen? Dan zijn wij ook zoek naar jou!

Onze Studentenadministratie van het Expertisecentrum Studenten- en Onderwijszaken (SOZ) zoekt een:

Coördinator/Procesbeheerder Studentenadministratie (0.8 fte)

Als coördinator van de studentenadministratie biedt je structuur aan de werkzaamheden van het team en de medewerkers. Je bent verantwoordelijk voor de bezetting en planning en houdt daarnaast in de gaten of de werkzaamheden verlopen binnen de vastgestelde kaders. Je doet dit samen met je collega coördinator. Het team wordt zo veel mogelijk door jou ondersteund en uitgedaagd om onze administratie op orde te houden. Daarnaast werk je zelf als procesbeheerder en zorg je ervoor dat alle (veelal geautomatiseerde) processen probleemloos verlopen en dat de informatievoorziening voor studenten en ketenpartners op orde is.

Dit ga je doen

• Je coördineert en prioriteert de werkzaamheden van het team en zorgt voor onderling overleg;
• Je zorgt dat het werk volgens planning en standaarden wordt uitgevoerd;
• Je stuurt op professionaliteit zowel in kennis als gedrag en ondersteunt daarbij een fijne werksfeer en coördineert het inwerken van nieuwe medewerkers;
• Je bent eerste aanspreekpunt voor het team voor werkinhoudelijke vraagstukken, zoals het uitzoeken van technische en/of juridische (on)mogelijkheden en signaleert en monitort knelpunten in processen en systemen;
• Je draagt zorg voor tijdige, juiste en leesbare informatie op de website en communicatie vanuit onze systemen en bent aanspreekpunt voor medewerkers en externen. Je neemt deel aan de maandelijkse communicatiewerkgroep;
• Je beheert een aantal processen (overige processen worden in het team onderling afgestemd) zoals verplichte matching en samenwerkingsverbanden (nationaal en internationaal) waaronder LDE en joint degrees waarbij je zorgt voor een jaarplanning met jaarlijkse evaluatie;
• Je draagt bij aan het projectmatig en succesvol implementeren van nieuwe functionaliteiten in processen waarbij samenwerking en communicatie een belangrijke competentie is;
• Je initieert verbetervoorstellen op basis van analyses uit systemen, signalen van studenten en externen;
• Je voert totaal-, verband- en detailcontroles uit met behulp van onze studenten informatiesystemen en denkt mee over kwaliteitsverbeteringen.

Hier ga je werken

Als expertisecentrum SOZ motiveren en ondersteunen wij studenten om hun academische en persoonlijke vaardigheden optimaal te ontwikkelen vanuit mentaal, fysiek en sociaal welzijn. Het is onze ambitie dat alle studenten hun studie-en studententijd met succes en plezier doorlopen.

Aan zowel studenten, begeleiders als partners bieden wij informatie, ondersteuning, voorzieningen en werken we samen met elkaar, in en buiten de universiteit. Alleen zo kunnen we onze dienstverlening steeds vernieuwen en verbeteren om een fijne en optimale studie-en studententijd te faciliteren.

De Studentenadministratie is binnen het expertisecentrum onderdeel van de afdeling Studenteninformatie en -administratie. Onze afdeling helpt studenten en medewerkers met vragen over inschrijving, collegegeld, toelating en immigratie. Binnen de afdeling zijn verschillende teams werkzaam die allemaal een bijdrage leveren om de (aspirant-)student zo goed mogelijk te begeleiden in het proces van aanmelding tot inschrijving. Samen met de financiële administratie draagt de studentenadministratie voor een gestroomlijnde manier van in- en uitschrijven van studenten en de financiële afhandeling gerelateerde (college)gelden en beurzen. Onze afdeling bestaat verder uit een Front Office, admissions en immigration officers en medewerkers diplomawaardering.

Dit breng je mee
In dit team zoeken we iemand die zelfstandig aan de slag kan. Elke functie is anders dus er is in het begin aandacht voor inwerken. Mochten bepaalde werkzaamheden nieuw zijn voor je, dan kijken we samen wat je nodig hebt en stellen hiervoor een ontwikkelplan op. Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten:

• Je beschikt over minimaal HBO werk- denkniveau met relevante werkervaring in een coördinerende functie;
• Je hebt affiniteit met de doelgroep (internationale) studenten en het onderwijs;
• Je bent efficiënt en accuraat, doortastend en voelt je thuis in een dynamische omgeving;
• Je combineert het werken als teamplayer waarbij je oog hebt voor de kwaliteiten van de medewerkers van het team samen met het zelfstandig werken aan eigen resultaten;
• Je hebt ervaring in werken met complexe informatiesystemen; kennis van Oracle Peoplesoft (uSis) en Studielink is een pre;
• Je beschikt over de volgende competenties: accuratesse, analytisch vermogen, klantbetrokkenheid, plannen en organiseren en samenwerken;
• Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (B2 niveau volgens het CEFR).

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij niet aan alle eisen maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

Dit bieden we je
We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling.

Je kunt rekenen op een leuke afwisselende maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband. De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris van minimaal € 3537,- en maximaal € 4860,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (schaal 9);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen. Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement, fietsregeling en zijn er mogelijkheden voor kinderopvang;
• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop van de universiteit tot je beschikking.

Dit vinden wij belangrijk
Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. De Universiteit Leiden streeft ernaar om een inclusieve gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Onderwijs en onderzoek van hoge kwaliteit is inclusief.