Coördinator Crediteuren

Functie­omschrijving

Een coördinerende functie bij het verzorgen van de financiële administraties van 3 ministeries tegelijk. Bij die klus wil jij graag betrokken zijn. Als coördinator crediteuren werk jij met jouw collega’s mee aan de financiën van het ministerie van Economische Zaken (EZ), het ministerie van Klimaat en Groene Groei (KGG) en het ministerie van Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur (LVVN). Daarbij werk je nauw samen met de teamleider en sta je ook midden in het team. Een afwisselende functie waarbij je de departementen ondersteunt in het bijdragen aan verschillende maatschappelijke uitdagingen.

De afdeling Financiële Diensten en Administratie (FDA) werkt voor de crediteurenadministratie van 3 kerndepartementen. Hierbij ben je een belangrijke schakel in het proces van bestellen tot betalen, daarin werk je samen met collega’s binnen en buiten FDA. Jouw team bestaat uit ongeveer elf collega’s die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het betaalbaar stellen van de materiële en beleidsfacturen, relatiebeheer, de beheersing van de crediteuren- en debiteurengegevens en het debiteurenproces van versturen van facturen voor ontvangsten.

Inhoudelijk ben jij een ervaren en deskundige collega binnen het van bestellen tot betalen proces. In de rol van coördinator stuur jij de operationele werkprocessen van het team aan. Jij beslist wat de prioriteiten zijn op dat moment. Dit doe jij in goede afstemming met de teamleider, die verantwoordelijk is voor de medewerkers in het team. Bij afwezigheid van de teamleider neem je hem waar in overleggen zoals het MT FDA en bent als adviseur onder andere medeverantwoordelijk voor de verander- en verbeterprocessen, de AO/IC en risicomanagement vraagstukken.

Functie-eisen

Als coördinator van het team ben je in staat om de aansturing en inrichting van het team samenwerkend vorm te geven. Dat doe je niet alleen met je eigen team en teamleider maar ook in breder verband buiten het ‘eigen domein’. Denk hierbij aan de andere teams van FDA, zoals Beleid of Apparaat maar ook de collega’s van andere afdelingen van FEZ en directies zoals Mens & Organisatie of Informatievoorziening en het ministerie van Financiën. Je bouwt en onderhoudt daarvoor steeds (nieuwe) netwerken en zoekt met hen actief de samenwerking en co-creatie. Omdat drie kerndepartementen en verschillende interne onderdelen ook verschillende perspectieven hebben is het belangrijk dat je de daarin goed kunt verplaatsen. Je kunt de informatie uit die perspectieven ook benutten voor je eigen processen en opgaven.

Je draagt bij aan het efficiënter en effectiever inrichten van werkprocessen. Processen in de keten zijn met elkaar verweven en er zijn binnen en buiten FDA verschillende afhankelijkheden. Jij kunt die overzien en analyseert deze complexe en soms tegenstrijdige informatie over de organisatie in het licht van de maatschappelijke opgave. Je bent in staat verschillende scenario’s op te zetten en houdt daarbij rekening met onzekerheden. Je bent ook in staat tot het opstellen van meervoudige visies in het kader van bijvoorbeeld jaarplannen en (inter-) departementale ontwikkelingen binnen het domein van Financiële Administraties. Een van die ontwikkelingen is de vervanging van het financiële systeem door een Cloud oplossing. Hierbij vervul jij een actieve rol in (het organiseren/uitvoeren van) testtrajecten, advisering rondom vervangingsvraagstukken van proces (onder)delen en introduceren van het datagedreven werken. Je weet deze vraagstukken te vertalen naar je team met een rijksbrede blik samenwerking en vertegenwoordiging van FDA in bijbehorende overleggen.

Drie departementen kennen ook een eigen beleid en ambtelijke en politieke spelregels, verhoudingen en belangen. Om voor allen te kunnen werken ben je snel op de hoogte van ontwikkelingen in de politiek en de verhoudingen binnen de politieke en ambtelijke top. Je herkent politieke, bestuurlijke en organisatie gevoeligheden, je ziet de risico’s en kansen en handelt daarnaar. Je voelt feilloos aan bij welke personen je moet toetsen of er draagvlak is voor jouw ideeën of handelen.

Om je als coördinator tussen belanghebbenden, partners en directe (team)collega’s te bewegen kan je vertrouwen op uitstekende communicatieve vaardigheden. Zowel mondeling als schriftelijk weet jij je duidelijk en passend uit te drukken. Je schrijft een goed leesbare nota en een annotatie met afgestemde standpunten, maar kunt ook bij het coördineren van de taken binnen het team je collega’s goed motiveren. Je kunt hen het benodigde vertrouwen geven en bent zelf ook een goed voorbeeld. Je kunt duidelijke instructies meegeven en weet welke taken je wel en niet kunt delegeren.

Hoewel we verwachten dat je relevante kennis door opleiding of ervaring hebt met de financiële processen van bestellen tot betalen omgeving, is de wil en het vermogen om te blijven leren het allerbelangrijkste. Je vraagt daarom feedback op jouw functioneren en zorgt voor reflectie op de relatie tussen jouw functioneren en de omgeving. Je staat actief open om je eigen handelen te verbeteren, je houdt je kennis en vaardigheden op peil en leert van je ervaringen en fouten. Je benut suggesties en feedback van anderen en past dit toe in de praktijk. Je durft nieuwe zaken te ondernemen en spoort ook anderen aan om zich te verbeteren of verbreden.

Herken jij je in deze kenschetsen en heb je zin in een belangrijke baan in een fijne omgeving dan horen wij graag van jou!

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De afdeling Financiële Diensten en Administratie beheert de financiën van de ministeries van Economische Zaken, van Klimaat en Groene Groei en van Landbouw, Visserij, Voedselzekerheid en Natuur. Met ongeveer 70 collega’s zorgen we onder meer voor de verantwoordingsinformatie, voor tijdige en rechtmatige betaling van facturen, journalisering, waaronder de financiële jaarrekening, de gecorrigeerde saldibalans en de concernboekhouding en het beheer en de inrichting van de financiële administratie. We doen dat in een omgeving die (politiek) dynamisch is en waar datagedreven management en ICT-ontwikkelingen belangrijke invloed hebben. Bij FDA werken gedreven, enthousiaste collega's in een divers samengestelde teams aan bedrijfsprocessen waar elke medewerker van EZK/LNV mee te maken heeft.

Jij wordt geplaatst binnen FDA/Team Crediteuren.

Ministerie van Economische Zaken / Directie Financieel Economische Zaken (FEZ)

Het ministerie van Economische Zaken streeft ernaar een werkgever te zijn waar iedere medewerker, ongeacht leeftijd, sekse, geaardheid, etnische afkomst en arbeidsbeperking, voor wil werken. Werken aan maatschappelijke vraagstukken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker.

Het ministerie van Economische Zaken werkt samen met zijn partners aan een innovatief én ondernemend Nederland en een sterke, weerbare economie, die iedereen kansen biedt. Ondernemers en bedrijven moeten kunnen rekenen op een stabiel en voorspelbaar ondernemersklimaat. We zoeken daarbij steeds de beste balans tussen de belangen van bedrijven, consumenten en de omgeving.

Directie Financieel Economische Zaken (FEZ)
De directie FEZ heeft als taak een rechtmatige, doelmatige en doeltreffende besteding van de middelen en een ordelijk en controleerbaar financieel en materieel beheer te borgen. Deze taak is wettelijk geregeld (Besluit Taak FEZ). De directie FEZ heeft een dubbele rol: de onafhankelijke rol van concerncontroller en tegelijkertijd een faciliterende rol voor de ambtelijke en politieke leiding van het ministerie.

De directie FEZ bestaat uit de afdelingen Begrotingszaken en Kaderstelling; BeleidsControl en Sturing; Eigenaarsadvisering en de Financiële Diensten en Administratie (FDA). De Coördinator Crediteuren is werkzaam bij de afdeling FDA.