Medewerker Studentzaken

Heb je een hands-on mentaliteit? Hou je ervan om (in digitale systemen) op zoek te gaan naar het antwoord? En kun je vragen op een neutrale en zakelijke manier beantwoorden? Solliciteer dan bij de Vrije Universiteit Amsterdam (VU).

Jouw functie

Voor het onderwijsbureau zijn wij op zoek naar een medewerker studentenzaken. Je gaat aan de slag met de administratieve ondersteuning van de aanwezigheidsplicht van zowel Nederlandstalige als Engelstalige opleidingen. Je beantwoordt de vragen van docenten, collega’s en studenten. De resultaten van de aanwezigheidsplicht zoek je op en verwerk je in de onderwijsondersteunende systemen. De e-mails van studenten gaan soms over moeilijke omstandigheden in hun leven. Je reageert op dit soort e-mails zakelijk maar ook meevoelend. Je denkt binnen de bestaande ruimte mee in praktische oplossingen.

Deze functie is tijdelijk en voor de duur van het pilotproject (1 jaar) met een startdatum tussen 1 en 15 augustus en een einddatum van 31 juli 2026.

Jouw taken

• je beantwoordt samen met een collega de vragen van studenten en docenten over de aanwezigheidsplicht en houdt daar ook de administratie van bij
• je geeft uitleg aan en hebt contact met docenten over de onderwijsondersteunende digitale systemen van de aanwezigheidsplicht (AcademicAttendance en SAP/SLM)
• Je onderhoudt contact en overlegt met de studieadviseurs en de examencommissie over de meer ingewikkelde casussen en maakt een afweging wanneer het nodig is om een student door te verwijzen naar de studieadviseur en/of de examencommissie
• je bent verantwoordelijk voor het monitoren van studenten met een uitzonderingspositie en regelt de administratie daarvan, denk aan het tijdig inleveren van aanvullende opdrachten, het uittekenen of juist intekenen voor tentamens etc.
• je maakt een afweging of het noodzakelijk is om een student te helpen bij het samenstellen van zijn/haar rooster en regelt eventueel de registratie van de student in de juiste werkgroepen
• naast de bovenstaande taken help je waar mogelijk met allerlei administratieve werkzaamheden bij het onderwijsbureau

Jouw profiel

• je hebt een HBO werk- en denkniveau en kan goed zelfstandig werken
• je bent daarnaast een teamspeler
• je communiceert helder en zorgvuldig (in het Nederlands en het Engels) – je kunt een moeilijke/complexe boodschap zakelijk verwoorden
• je werkt zorgvuldig en gestructureerd, je volgt de bestaande procedures
• je bent organisatiesensitief – je kunt schakelen in je manier van communiceren afhankelijk van de situatie en/of persoon van wie je de vragen beantwoordt
• je bent goed in het werken met (onderwijs)ondersteunde ICT-systemen, maar je hoeft geen IT-er te zijn

Als universiteit streven we naar gelijke kansen voor iedereen, in het besef dat diversiteit vele vormen kent. Wij geloven dat diversiteit in al haar complexiteit van onschatbare waarde is voor de kwaliteit van ons onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening. We zijn altijd op zoek naar talent met diverse achtergronden en ervaringen. Dat betekent ook dat we ons inzetten voor het creëren van een inclusieve gemeenschap, zodat we diversiteit als meerwaarde kunnen benutten.

We beseffen dat elk individu een unieke set aan vaardigheden, expertise en denkwijze met zich meebrengt. We nodigen dan ook graag iedereen uit die zich herkent in het profiel om te solliciteren, zelfs als je niet aan alle eisen voldoet.

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

• Een salaris van minimaal € 2.899,00 (Schaal 7) en maximaal € 3.809,00 (Schaal 7) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Medewerker studentenzaken 3. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.
• Een functie voor 0,7- 0,8 fte, verdeeld over 4 dagen (dins-, woens-, donder- en vrijdag). De arbeidsovereenkomst is voor de duur van 1 jaar.

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

• Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend.
• 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
• korting op (en af en toe exclusieve toegang tot) theatervoorstellingen en cursussen van cultuurcentrum Griffioen
• bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer
• de mogelijkheid om deels vanuit huis te werken

Over ons

Het Onderwijsbureau
Het onderwijsbureau van de faculteit verzorgt de ondersteuning van het onderwijs ten behoeve van studenten en docenten. Het onderwijsbureau bestaat uit ongeveer 30 medewerkers. Er wordt gewerkt in teams. De werkzaamheden van de verschillende teams zijn: studieadvies, cijferregistratie, afstuderen, examencommissie, loopbaanadvies, tentamenorganisatie, onderwijsbeleid en de ondersteuning van ICT-systemen.

Welkom bij de faculteit der Rechtsgeleerdheid
Bij de Faculteit der Rechtsgeleerdheid van de Vrije Universiteit Amsterdam leiden we criminologen en juristen op met een scherpe juridische blik én een sterke focus op de maatschappelijke relevantie van het recht. We verzorgen bacheloropleidingen op drie gebieden: Rechtsgeleerdheid, Notarieel recht en Criminologie. Daarnaast hebben we een uitgebreid aanbod aan masteropleidingen en contractonderwijs. Ons onderzoek heeft vaak een internationaal en multidisciplinair karakter.

In onderwijs en onderzoek benutten we de waarde van samenwerking en diversiteit. We stimuleren elkaar om vraagstukken vanuit verschillende perspectieven tegen het licht te houden, om kritisch te denken, een bredere blik te ontwikkelen, en samen tot creatieve juridische oplossingen te komen.

Kom je werken bij Rechtsgeleerdheid? Dan werk je in een actieve en inspirerende academische omgeving. Samen met je collega’s draag je in een prettige werksfeer en collegiale samenwerking bij aan de kwaliteit van onderwijs en onderzoek. Je werkt samen met ruim 400 medewerkers voor 4.500 studenten.

Vrije Universiteit Amsterdam
De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Wij zijn vrije denkers met kennis van zaken en een open houding – a broader mind. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor diversiteit, zingeving en medemenselijkheid werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Door onze krachten te bundelen, over de grenzen van vakgebieden heen, werken we aan een betere wereld voor mens en planeet. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek.

We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 6.150 medewerkers en volgen ruim 31.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.

Diversiteit
Diversiteit is een speerpunt van de VU. De VU wil toegankelijk en ontvankelijk zijn voor diversiteit in vakgebieden, culturen, ideeën, nationaliteiten, overtuigingen, voorkeuren en levensbeschouwingen. Vanuit vertrouwen, respect en interesse leiden verschillen hier tot nieuwe inzichten en innovatie, tot scherpte en helderheid, tot excellentie en een ruimer begrip.

Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening.

We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van de VU-gemeenschap.