Managementassistent Departementsbestuur Biologie

Managementassistent Departementsbestuur Biologie

Ben jij een energieke en betrokken managementassistent? Kom werken voor het bestuur van het departement Biologie van de faculteit Bètawetenschappen! Word jij onze nieuwe collega?

Wat ga je doen?

Als managementassistent van het bestuur ben je het visitekaartje van het departement Biologie. Je weet je behendig door de diverse organisatieniveaus te navigeren. Samen met de bestuurssecretaris en het secretariaat vorm je een hecht team, tackel je uiteenlopende vraagstukken en vinden jullie oplossingen die werken.

Je werkzaamheden zijn gevarieerd en omvatten onder meer:

• voorbereiden en verslagleggen van bestuursvergaderingen;
• zelfstandig afhandelen van besluiten en acties;
• agendabeheer voor de bestuursleden;
• coördinatie en administratie van promoties;
• organiseren van bijeenkomsten;
• redactie websites bestuur;
• het directe aanspreekpunt zijn voor de hoogleraren en de studieverenigingen.

Of het nu gaat om het organiseren van bijeenkomsten, of het gebruik van systemen zoals MS Teams - jij draait je hand er niet voor om. Je bent proactief, zelfstandig en werkt nauwkeurig. Deadlines? Die zijn voor jou geen probleem. Schakelen tussen verschillende verantwoordelijkheden en niveaus doe je moeiteloos, net als samenwerken met diverse universitaire afdelingen zoals Human Resources en Finance & Control.

Wat breng je mee?

Als je graag met mensen werkt, met een helikopterview naar situaties kijkt en bestuurlijke verhoudingen goed aanvoelt, dan pas je perfect in ons team! Deze functie biedt veel zelfstandigheid en daagt je uit om jouw probleemoplossend vermogen en verantwoordelijkheidsgevoel in te zetten. Jouw nieuwsgierigheid en interesse voor de organisatie zijn voor ons goud waard. Verder breng je mee:

• ervaring in agendabeheer, administratie en notuleren;
• organisatorisch talent met een flinke dosis improvisatievermogen om snel en doeltreffend om te gaan met uitdagende situaties;
• gedegen kennis van MS Office en ervaring met het efficiënt werken in en optimaliseren van een hybride werkomgeving, met het vermogen om ook nieuwe systemen snel eigen te maken;
• vloeiende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal en sterke communicatieve vaardigheden, zodat je effectief kunt samenwerken met je (internationale) collega’s.

Heb je nog niet alle ervaring, maar ben je wel leergierig en gedreven om jezelf te ontwikkelen? Aarzel dan niet om te solliciteren. We moedigen groei en ontwikkeling aan!

Wat bieden wij?

• Een zelfstandige functie binnen een dynamisch, gezellig departement;
• een dienstverband voor een jaar met - bij goed functioneren - uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
• 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
• een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.

Over ons

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability.

Werken bij de faculteit Bètawetenschappen betekent het bij elkaar brengen van inspirerende mensen uit verschillende vakgebieden en met uiteenlopende gezichtspunten. De faculteit heeft zes departementen: Biologie, Farmaceutische wetenschappen, Informatica, Natuurkunde, Scheikunde en Wiskunde. Samen werken we aan excellent onderzoek en inspirerend onderwijs. Dat doen we gedreven door nieuwsgierigheid en ondersteund door een uitstekende infrastructuur.

Het departement Biologie, waar ruim 400 mensen werken, bestaat uit 12 leerstoelgroepen verdeeld over twee onderzoeksinstituten. Het departement coördineert het onderwijs van de bacheloropleiding Biologie plus diverse masterprogramma’s.

Je werkt in deze rol vanuit het domein Bestuurlijke Ondersteuning (BO) van de faculteit. Binnen dit domein wordt zowel strategische, beleidsmatige als uitvoerende ondersteuning geboden aan het facultaire bestuur en de departementale besturen. Deze ondersteuning wordt verzorgd door een team bestaande uit bestuurssecretarissen, managementassistenten en op sommige plaatsen ook coördinatoren bedrijfsvoering.