Contractmanager

Functie­omschrijving

Informatievoorziening OM (IVOM) is de interne IT organisatie binnen het Openbaar Ministerie (OM). Met de komst van meerdere leveranciers en een diversiteit aan contracten wordt contractmanagement steeds belangrijker. Als contractmanager ben je, samen met je collega contractmanagers verantwoordelijk voor het managen van alle (ICT) contracten met de verschillende leveranciers van IVOM. Daarbij werk je nauw samen met leveranciersmanagers, inkopers en financiële en administratieve ondersteuning. Binnen het team van leveranciers- en contractmanagers ben jij samen met je collega’s verantwoordelijk coördinatie en naleving van afspraken die zich afspelen op het snijvlak van de IT/IV organisatie en leverancier. Zo stuur je per leverancier op de overeengekomen kpi’s, controleer je of er binnen de contractuele kaders wordt geleverd en beheers je de kosten en uitnutting van contracten. Ook geef je adviezen op het gebied van contractmanagement, schakel je met inkoop en juridische zaken en treed je oplossingsgericht op bij problemen tussen leveranciers en afnemers binnen het OM. Vanuit je professie faciliteer en initieer optimalisatie van de uitnutting van de contracten die je in portefeuille hebt.

Als contractmanager heb je ook (een adviserende) rol in aanbesteding/-inkoop trajecten, jouw input bij het formuleren van de wensen en eisen is hierbij van grote waarde. Daarnaast denk je mee en lever je input voor het jaarplan en het onderliggende werkplan voor de afdeling.

Als contractmanager draag je bij aan de doorontwikkeling van leveranciers- en contractmanagement binnen IVOM. We zijn op zoek naar iemand die samen met ons het contractmanagement verder wil vormgeven en professionaliseren. Je beschikt over ruime ervaring met contractmanagement binnen complexe (overheids) organisaties. Je hebt daarnaast ervaring met (het mede begeleiden van) outsourcingstrajecten (onder meer op het gebied van ICT), het onderhandelen met leveranciers en het helpen opstellen van specifieke contractvormen voor het eigen inkoopdomein.

In lastige situaties houd jij het hoofd koel. Je laat je door niemand van de wijs brengen en speelt het tactisch en strategische spel dat contract management soms is. Daarbij maak je gebruik van je kennis en ervaring. Als overtuigende gesprekspartner sta jij stevig in je schoenen, ga je proactief te werk en voel je goed aan welke belangen er binnen een politiek-bestuurlijke organisatie als het OM spelen. In politiek gedreven, complexe situaties houd jij het overzicht en je pakt door waar nodig. Ook durf je af te wijken van geëffende paden, heb je een innovatieve mindset en heb je een sterk probleem analytisch vermogen. En met de ruimte, vrijheid en het ondernemerschap dat je krijgt, kun je goed overweg.

Een contractmanager van het IVOM:

• Bewaakt de naleving van de in contracten vastgelegde afspraken;
• Realiseert en bewaakt de financiële doelstellingen (business case) van de contracten;
• Bewaakt dat de afgesloten contracten continue aansluiten op actuele behoeften van het OM en op veranderende marktsituaties (zoals prijs of technologische mogelijkheden);
• Verstrekt in afstemming met interne klanten zelfstandig opdrachten aan leveranciers (binnen de vastgestelde financiële kaders, voor meerwerk, spoedopdrachten en aanvullende onvoorziene activiteiten);
• Voert in samenwerking met leveranciersmanagement de regie over de beschikbaarheid van bestaande producten en diensten door de leverancier en mogelijk de totstandkoming van nieuwe producten en diensten, die maximaal aansluiten op de behoefte van het OM en de door het OM gewenste specificatie;
• Bewaakt waar relevant de compliance aan regelgeving van toezichthouders;
• Levert een bijdrage aan de sourcingstrategie waarmee richting wordt gegeven aan de wijze waarop de uit te besteden beheers- en ontwikkelactiviteiten aansluiten op de ondernemingsstrategie van het OM;
• Houdt regie op de vraagstroom en opdrachtverstrekking richting de IT-leveranciers;
• Fungeert, afhankelijk van het onderwerp, als escalatiekanaal voor afnemers binnen het OM en haar leveranciers;
• Maakt in samenspraak met leveranciersmanagers en Inkoop afspraken over prijzen, tarieven en indexeringen.

Functie-eisen

• Je hebt een (relevante) HBO opleiding afgerond;
• Je beschikt over relevante werkervaring als contractmanager, bij voorkeur in IT;
• Je hebt relevante juridische kennis met betrekking tot contracten en een goed commercieel inzicht;
• Je hebt kennis van en ervaring met opereren in politiek bestuurlijke omgeving, samenwerken met verschillende interne IT afdelingen en externe leveranciers, aanbestedingen en financieel projectmanagement;
• Je hebt kennis en ervaring in het werken van een regie organisatie en hebt kennis van en ervaring met IT-infrastructuren, IT-systemen, programmatuur, apparatuur en multimedia;
• Je hebt kennis van de raamwerken BiSL, ITIL en SAFe en je kunt tegenstrijdige belangen van verschillende partijen, zowel binnen als buiten je eigen organisatie goed managen;
• Je hebt bij voorkeur een van de volgende training(en) dan wel opleidingen gevolgd, zoals Cats CM foundation, Nevi Contractmanagement;
• Je houdt rekening met de behoefte van de (interne) klant, weet de verwachtingen in te schatten en gaat in samenspraak voor de best mogelijke oplossing, daarnaast ben je op de hoogte van en actief op zoek naar relevante ontwikkelingen en omgevingsfactoren binnen en buiten de IT organisatie om deze kennis effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie;
• Je bent een netwerker pur sang, hebt een goed inlevingsvermogen en beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden; Je werkt aan goede relaties met collega’s en derden en zoekt actief de samenwerking met betrokken partijen op.

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB). Dit bestaat uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Die tijd zijn bovenwettelijke uren, naar rato omvang dienstverband en leeftijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van het budget te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in extra verlof en andersom, of besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De CIO Office is een stafafdeling van de directeur IV en geeft strategisch advies aan de CIO, de directeur IV en het College over kadervorming rond informatievoorziening en de inrichting en ontwikkeling van onze ICT systemen en de afstemming daarover in de strafrechtketen. De CIO Office maakt een vertaling van ontwikkelingen binnen het OM, het Rijk, de strafrechtketen en andere stakeholders naar strategische informatievoorziening. Informatiemanagement, beveiliging, IV control en architectuur zijn onderwerpen die belegd zijn binnen de CIO Office.

Je komt te werken bij de Informatievoorziening Openbaar Ministerie. Als OM hebben we behoefte aan een toekomstbestendige en duurzame ICT en Informatievoorziening. Dit brengt veel uitdagingen met zich mee, daarom is in 2021 het OM-onderdeel Informatievoorziening Openbaar Ministerie (IVOM) opgericht. Centraal in de opgave van IVOM staan drie strategische pijlers. We richten ons de komende jaren op het verbeteren van de performance en stabiliteit van de huidige systemen, het professionaliseren van de IV-organisatie en het vernieuwen van de werkprocessen en het ICT-landschap. Dit doen we met meer dan 300 professionals, die zorgen dat onze ruim 6.000 OM collega’s probleemloos kunnen werken, elke dag opnieuw.

Openbaar Ministerie

Het Openbaar Ministerie (OM) zorgt voor opsporing en vervolging van strafbare feiten. Bij het OM werken ruim 6.000 medewerkers met diverse (culturele) achtergronden, opleidingen en kwaliteiten. Het is belangrijk dat alle collega’s zich bij het OM thuis voelen en gerespecteerd en gewaardeerd worden. Ook in talent en groei.