Coördinator Patiëntenregistratie

Introductie

Bij de ontvangst van patiënten in ons ziekenhuis zijn zowel de afdeling patiëntenregistratie als de receptie onmisbaar. Beide afdelingen vallen onder het Facilitair Bedrijf van ons ziekenhuis en onder de verantwoordelijkheid van één afdelingshoofd.

Ter ondersteuning van het afdelingshoofd en voor aansturing van de dagelijkse operationele zaken zijn wij op zoek naar een coördinator patiëntenregistratie voor 24 uur per week. Deze vacature ontstaat per 1 augustus vanwege het vertrek van de huidige coördinator.

De afdeling

De afdeling Patiëntenregistratie bestaat momenteel uit twaalf vaste medewerkers. Zij staan patiënten te woord aan de balie of telefonisch en zorgen voor een correcte inschrijving van de patiëntgegevens. Aan de patiëntenregistratie zijn veel neventaken verbonden die onderdeel zijn van het takenpakket van de afdeling. Dat maakt het takenpakket van deze afdeling heel breed en afwisselend. Hierbij kun je o.a. denken aan het afhandelen van medische aanvragen (informatie vanuit het patiëntendossier), maar ook het ondersteunen van patiënten m.b.t. vragen over patiëntenapps of hun digitale patiëntendossier.

De afdeling staat in contact met zowel klinische als poliklinische afdelingen van het ziekenhuis.

De afdeling Patiëntenregistratie is onderdeel van het Facilitair Bedrijf en valt onder verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd Receptie/Patiëntenregistratie. Met het oog op de toekomst wordt onderzocht hoe beide afdelingen verder met elkaar kunnen integreren. De afdeling Patiëntenregistratie is werkzaam op de locaties Dordwijk en Zwijndrecht.

De functie

De coördinator Patiëntenregistratie/Receptie rapporteert aan het afdelingshoofd en werkt samen met de coördinator Receptie/Callcenter. Als coördinator ben je inhoudelijk op de hoogte van alle taken en processen van de afdeling patiëntenregistratie. Je komt terecht in een heel ervaren team met collega’s die zich met hart en ziel voor patiënten inzetten en in staat zijn zelfstandig te kunnen werken. Als coördinator heb je een natuurlijke manier van leiding geven.

• Je bent het eerste aanspreekpunt van de afdeling. Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing, afstemming van processen en procedures.
• Je vertegenwoordigt de afdeling binnen de organisatie.
• Je levert een bijdrage aan de kwaliteit van dienstverlening en ontwikkelt mede het operationele afdelingsbeleid.
• Samen met de roosteraar van de afdeling zorg je voor een adequaat dienstrooster en vakantieplanning.
• Je houdt het team op de hoogte van relevante ontwikkelingen en zorgt voor een goede communicatie.

Voor de toekomst worden mogelijkheden onderzocht om de afdelingen Receptie en Patiëntenregistratie met elkaar te laten integreren tot één afdeling Ontvangst. Van jou als coördinator wordt verwacht dat je hier op een constructieve manier in meedenkt.

Onze vraag

Je beschikt minimaal over een HBO werk- en denkniveau en je hebt affiniteit met de zorg en met facilitaire dienstverlening. Ervaring in de zorg of een opleiding als Facility Management zijn een pré, evenals ervaring met leidinggeven. Je bent een toegankelijk persoon met goede communicatieve vaardigheden en empathisch vermogen. Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel en beschikt over een grote mate van nauwkeurigheid. Je houdt van regelen, bent flexibel en hebt geen negen tot vijf mentaliteit.

De startdatum is in overleg, maar een goede overdracht met de huidige coördinator is wenselijk.

Ons aanbod

Wij bieden je een verantwoordelijke, uitdagende en afwisselende baan bij een afdeling die in ontwikkeling is. De functie is ingedeeld in functiegroep 45. De overige arbeidsvoorwaarden zijn conform de Cao-ziekenhuizen. Je krijgt een contract voor 24 uur, in eerste instantie voor één jaar maar met de intentie dit te verlengen bij een goede wederzijdse samenwerking. Werkdagen zijn in overleg, maar wel met de wens dat je drie dagen van 8 uur werkzaam bent in deze functie, en in ieder geval op woensdag aanwezig bent.