Bestuursondersteuner Ministerraad en Onderraden

Functie­omschrijving

Hou jij van overzicht en structuur? Maar heb je ook oog voor de dynamiek van een organisatie in beweging? Als Bestuursondersteuner Ministerraad en Onderraden bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) werk je zelfstandig en durf je je verantwoordelijkheden te pakken. Jij weet als geen ander wat ervoor nodig is om processen soepel te laten verlopen. Binnen en buiten het ministerie ben jij een betrouwbare schakel met een heldere missie: ervoor zorgen dat stukken tijdig het ministerie in en uit gaan. Daarmee zorg jij ervoor dat onze bewindspersonen goed voorbereid hun vergaderingen ingaan.

Jouw rol

Als Bestuursondersteuner Ministerraad en Onderraden heb je een gevarieerd takenpakket. Zo zorg jij ervoor dat de juiste informatie op het juiste moment bij de juiste mensen ligt. Je bent goed op de hoogte van wat er speelt, kent de afhankelijkheden en weet hoe het proces én de hazen lopen. Nieuwe taken neem jij snel tot je en je bouwt moeiteloos een netwerk op. Daardoor weet je waar en bij wie je moet zijn om zaken in gang te zetten en kun je snel schakelen en effectief handelen.

Samen met je collega’s zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt. Je begrijpt het belang van goed georganiseerde processen en weet hoe belangrijk taken als bijvoorbeeld archivering zijn. Die zie je dan ook niet als een ‘administratieve last’ maar als een essentieel onderdeel van je werk.

Knelpunten zie jij vaak al van verre aankomen. Zodra je merkt dat deze structureel zijn, signaleer je dit en denk je actief mee over oplossingen. Je werkt nauw samen met collega’s binnen en buiten het ministerie en stemt tijdig af om de kwaliteit te bewaken en verwachtingen te managen. Jouw manier van communiceren is helder en doelgericht, afgestemd op je gesprekspartner – of dit nu een teamlid, een collega van een ander ministerie, een beleidsadviseur of een bestuurder is.

Functie-eisen

Om goed invulling te kunnen geven aan deze veelzijdige functie beschik jij over een proactieve en zelfstandige werkhouding. Je neemt verantwoordelijkheid en leert gemakkelijk. Integer als je bent, ben je je bewust van de vertrouwelijkheid van de informatie waarmee je werkt. Je bent snel van begrip, en hebt inzicht in de samenhang tussen jouw werkzaamheden en die van je collega’s. Ook weet je als geen ander hoe je verwachtingen moet managen.

En verder:

• heb je aantoonbare ervaring met het effectief ondersteunen van bestuurlijke processen.
• beschik je over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel in woord als geschrift.
• heb je (bij voorkeur) ervaring met Digidoc, Outlook, MS Teams en iBabs.
• ben je bekend met de stukkenstroom, liefst binnen een overheidsorganisatie.

Wij staan voor gelijkwaardige kansen op de arbeidsmarkt. Om te voorkomen dat onze onbewuste associaties bij een kandidaat onbedoeld een selectiebeslissing kleuren, proberen we het proces zo veel mogelijk te objectiveren. Daarom moedigen wij je aan om je ervaring, kennis en competenties te benadrukken in je cv en motivatiebrief, aan de hand van de functie-eisen.

Overige arbeids­voorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Je werkt samen op de kamer met de ondersteuners voor de Ministerraad en het parlement. Jullie zijn een collegiaal team dat elkaar onderling vervangt. Zowel onderling als met de bestuursadviseurs hechten jullie aan een prettige communicatie en een goed verzorgde overdracht. Samen met de collega’s van de Digitale Balie en de coördinator Kamerstukken en informatievoorziening vormen jullie team Stukkenstroom binnen de afdeling Kabinetszaken, Managementondersteuning en Stukkenstroom (KMS). Dit team valt onder de directie Bestuursondersteuning (BO) van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW). Je neemt regelmatig deel aan het werkoverleggen met het team stukkenstroom en met de bestuursadviseurs (BA’s) waarmee je samenwerkt.

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid werkt aan eerlijk, gezond en veilig werk in Nederland. Iedereen moet de kans krijgen om mee te doen en zich te ontwikkelen zodat je zelf kunt bijdragen aan je eigen toekomst. Als het tegenzit zorgen we voor een vangnet, en als je met pensioen gaat voor een inkomen. Dat kan alleen in een land waar mensen er voor elkaar zijn.

Wij willen beleid maken dat voor iedereen werkt. We luisteren naar wat er speelt in de samenleving; werken nauw samen met partners, en spelen in op nieuwe ontwikkelingen, nationaal en internationaal. We buigen ons over vragen die niet bepaald tot de gemakkelijkste behoren. Over het sociaal beleid, de toekomst van de verzorgingsstaat en de betaalbaarheid van de oudedagsvoorziening. Maar ook over de vergrijzingsproblematiek en de veiligheid op de werkplek.

We stimuleren de naleving van regels en als er misstanden zijn, treden we op. Het ministerie geeft als werkgever het goede voorbeeld.

Inclusief samenwerken aan een belangrijke missie
Je komt in een organisatie te werken die zich inzet voor een belangrijke missie: eerlijk, gezond en veilig werk, en bestaanszekerheid voor iedereen. Om aan te sluiten bij de behoeften uit de samenleving, streven we naar diversiteit in de samenstelling van onze teams. En naar een cultuur waarin we verschillen zien, waarderen en benutten. Zo vergroten we onze denkkracht, blijven we van elkaar leren en verstevigen we contact met de mensen waarvoor we ons werk doen. Met welk perspectief en vanuit welke levenservaring verrijk jij onze organisatie? En wat drijft jou om je in te zetten voor Nederland? We zijn benieuwd naar de ervaringen die jij meeneemt in jouw werk.