Management Assistent

Bij BeFrank zijn we altijd op zoek naar mensen die net dat beetje extra brengen. Als Management Assistent ben jij de stralende spil in het web, de energieke kracht die ervoor zorgt dat iedereen zijn werk optimaal kan doen. Je ondersteunt ons Management Team (MT) en zorgt voor een soepele en efficiënte werking van onze organisatie.
Please note: since BeFrank is a Dutch pension company, all our internal and external communication is in Dutch. It is therefore a strict requirement for applicants to speak and write fluent Dutch in order to qualify for a position at BeFrank.

Jouw impact

Als Management Assistent bij BeFrank ben jij de ogen en oren van ons MT, dat bestaat uit 5 FTE. Je signaleert de algemene behoeften van medewerkers, veranderingen in de sfeer en cultuur, en geeft gevraagd en ongevraagd advies aan het MT. Je zorgt ervoor dat het MT zich volledig op de inhoud kan richten door hun agenda’s te beheren, structuur en verbetering aan te brengen waar nodig.

Bij BeFrank werk je in een hechte, warme en fijne organisatie waar lef, innovatiedrang en klantgericht denken centraal staan. Onze korte lijnen zorgen ervoor dat je snel kunt schakelen en direct impact hebt. In deze functie speel je een belangrijke rol in het versterken van onze unieke BeFrank cultuur.

Met jouw energieke en hands-on aanpak maak je het verschil voor onze medewerkers en draag je bij aan een fijne en productieve sfeer op kantoor.

Wat je gaat doen

• Zorgvuldig notuleren bij vergaderingen en verstrekken van officiële stukken. Dit is een cruciaal onderdeel van je functie, omdat we zelfstandig onder toezicht staan en besluiten goed moeten worden vastgelegd. Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding van vergaderingen, het afstemmen met verschillende afdelingen en het beheren van de bredere organisatieagenda.
• Beheren van de agenda’s van MT-leden en het opstellen, verzamelen en verspreiden van stukken voor vergaderingen. Je denkt proactief mee over de inhoud van vergaderingen, stelt agendapunten voor en bepaalt welke onderwerpen wanneer besproken moeten worden.
• Uitwerken van diverse documenten op verzoek van het MT en zorgen voor een goede opvolging van besluiten en acties.
• Organiseren van bedrijfsbrede interne bijeenkomsten, zoals de management update en de weekstart, evenals bijeenkomsten van het MT. Je zorgt ervoor dat alles soepel verloopt en dat de communicatie naar de organisatie helder en tijdig is.
• Ondersteuning bieden bij de organisatie van externe evenementen en fungeren als eerste aanspreekpunt voor het MT. Je zorgt voor een soepele communicatie tussen verschillende afdelingen en krijgt de ruimte om eigen ideeën te signaleren en aan te dragen, wat we juist graag zien!

Wat je meebrengt

Je hebt HBO werk- en denkniveau en 1 tot 2 jaar relevante ervaring. Je hebt een proactieve houding en kunt discreet omgaan met vertrouwelijke informatie. Je hebt bedrijfs- en mensenkennis en weet precies wat er speelt binnen de organisatie. Je bent een echte aanpakker die structuur en overzicht weet te brengen in een dynamische omgeving. Daarnaast beschik je over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk en heb je een goede beheersing van MS Office en andere relevante software. Je hebt sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om meerdere taken tegelijk te beheren. Tot slot heb je een positieve en flexibele instelling, met een talent voor oplossen van problemen.

Arbeidsvoorwaarden die bij jou passen

Behalve uitdagend werk binnen een omgeving waar jouw initiatief op prijs wordt gesteld, bieden wij jou een uitstekend arbeidsvoorwaardenpakket, dat bestaat uit:

• Passend salaris (Salarisschaal €2.756 – €4.410 afhankelijk van je kennis en ervaring)
• Vaste eindejaarsuitkering
• Prestatiebonus
• NS Business Card, waarmee je ook privé vrij kan reizen
• 29 vakantiedagen + 1 persoonlijke feestdag
• Modern premievrij pensioen
• Goede opleidingsmogelijkheden
• Veel vrijheid en verantwoordelijkheid
• Hybride werken vanuit ons duurzaam verbouwde kantoor in Amsterdam! (Bij BeFrank werken we allemaal minstens 50% op kantoor, maar 100% op kantoor mag natuurlijk ook.)

Over BeFrank

Wij zijn een moderne, online pensioenuitvoerder en bieden bedrijven een collectieve pensioenoplossing. Onze missie is om pensioen weer dichter bij de mens te brengen. Dat doen wij door altijd begrijpelijk te communiceren en alles eenvoudig te houden. En door zowel werkgevers als werknemers 24/7 inzicht in hun pensioen te geven via een state-of-the-art online omgeving. Onze cultuur kenmerkt zich door lef, innovatiedrang en klantgericht denken. Doordat wij een zelfstandig label zijn hebben we korte lijnen. We werken elke dag hard om het beste product te leveren, met de beste service die je kunt bedenken. Maar we vieren ook samen onze successen!

Iedereen hoort erbij bij BeFrank! Wij geloven in de kracht van een inclusieve werkomgeving waarin iedereen weet én ervaart dat je er 100% jezelf kunt zijn. Daarom vinden we het belangrijk dat iedereen met een drive om de pensioenwereld op zijn kop te zetten zich welkom voelt om bij ons te solliciteren.

BeFrank gaat verhuizen! Na de zomer zullen we ons nieuwe kantoor bij Bijlmer Arena betrekken.